外事管理信息采用了開放式的建設模式,為境外培訓、人員政審、國際交流等工作預留了擴展空間和業(yè)務接口。
隨著越來越多的中國企業(yè)走出去,改革、簡化出國審批程序無疑提到外事管理的日程上來。
“出國真難。哎,作為國有企業(yè)的員工出國更難?!边@是前些年老張對于自己出國的感慨。老張是中國航天科工集團公司所屬單位的一名外事專辦員。
老張從事外事出國手續(xù)的辦理工作已經(jīng)有二十多年了,每年從他手里辦理的團組有一百多個。一談到外事手續(xù)的辦理,老張首先說到得就是出國審批程序嚴謹、復雜,但每道程序都不能少。老張介紹,他們單位的人員出國審批采取的是行政線、型號線雙線審批,例如一名普通設計師因公出國,要先經(jīng)過研究室主任審批,再報所領導審批,同時還要報所在型號的主任設計師審批和型號的副總師審批。這一切審批通過后,再報院國際合作部審批,最后報主管外事的院領導審批,這樣完成了他們單位的審批后,再要報集團公司辦公廳審批,有時候還要報集團老總審批。如果這個人是身兼幾個型號,或者具有型號線職務,審批程序就更復雜了。老張向記者描述,“嘴磨破了,腿走細了,好不容易審批下來,人已經(jīng)被審批程序走的筋疲力盡,審批單上滿滿的簽字、蓋章?!?/p>
近年來,隨著鼓勵中國企業(yè)走出去方略的實施,中央企業(yè)不斷壯大,國際業(yè)務快速增長,像老張所在單位這樣出國洽談業(yè)務,參與國際貿(mào)易的中央企業(yè)員工迅速增多。由于中央企業(yè)員工的出國管理嚴格按照外交部因公出國管理辦法執(zhí)行,出國程序復雜,要求嚴格。央企外事管理面臨不能滿足日益增長的因公出國需要,不能滿足不斷擴大的對外貿(mào)易和國際交流需求,傳統(tǒng)的外事管理方式越來越成為辦理因公出國審批的瓶頸。
打破出國審批的瓶頸
近年來,航天科工集團隨著公司外貿(mào)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的不斷深入,因公出國(境)團組數(shù)量逐年遞增,對因公出國辦理效率的要求不斷提高。集團領導多次強調(diào)外事管理要服務于集團中心任務、中心工作。如何既能嚴格執(zhí)行外事管理的有關規(guī)定,又能滿足高質(zhì)量高效率完成外事任務的需求,是集團公司外事管理工作不斷思考和解決的問題。
為此,集團公司對外事審批過程中的各個環(huán)節(jié)進行了分析、梳理,精簡了外事審批流程,多次修訂《集團公司外事管理規(guī)定》,并加大對外事專辦員的培訓力度,不斷提高外事管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力,針對臨時性出國團組,制定了《集團公司臨時團組出國管理》,在集團領導“利用信息技術(shù)加強外事管理”的指導意見下,集團公司為人事管理部門決定在全集團范圍建立統(tǒng)一的外事管理信息化平臺。該系統(tǒng)已通過了集團公司信息化管理預評審,并順利投入使用。
一切為了高效
老張所在單位因公出國面臨的網(wǎng)境,2010年7月15日被打破。航天科丁集團公司在營部、各院、基地(公司)和廠所統(tǒng)一使用了一套外事管理信息系統(tǒng),可以實現(xiàn)網(wǎng)上申報、網(wǎng)上審批,時間大大縮短,老張發(fā)自內(nèi)心的高興。
據(jù)集團外事管理部門的人員介紹,這套系統(tǒng)功能很強大,從運行到現(xiàn)在,已通過外事管理信息系統(tǒng)報批上百個出國團組,完成多個邀請外國人來華團組的審批工作。外事管理信息系統(tǒng)主要功能得到了充分驗證。辦理團組所需的時間為2~3天,比以前縮短70%,甚至可以實現(xiàn)當天申請、當天簽發(fā)任務批件的高效辦公,對于京外單位和多單位共同組團的情況尤為突出。同時,外事請示文件的完整性和規(guī)范性也顯著提高。
據(jù)集團公司外事管理部門人員介紹,外事管理系統(tǒng)按照“一級部署、兩級審批、三級應用、多功能查詢”的總體規(guī)劃,實現(xiàn)了年度因公出國(境)計劃管理、出國(境)團組報批管理、團組在境外管理、護簽管理、出國績效管理、外事信息管理等多項功能。
一級部署。結(jié)合集團公司各單位信息化建設水平、技術(shù)開發(fā)實力參差不齊等實際情況,同時為保證該系統(tǒng)的經(jīng)濟、方便、快捷等特點,外事管理信息系統(tǒng)采取了一級部署的管理方式,即在集團公司總部設立總服務器,各院、基地(公司)和廠所通過將各單位OA協(xié)作辦公平臺與外事管理信息系統(tǒng)的集成,實現(xiàn)系統(tǒng)的實施應用。
兩級審批。外事管理信息系統(tǒng)是集團公司第一個具有網(wǎng)上審批功能的應用系統(tǒng),實現(xiàn)了集團公司總部和各院、基地(公司)的兩級審批。在外事管理信息系統(tǒng)的兩級審批中,要求二級單位以電子文件形式遞送請示件和審批件,從而不僅顯著提升了外事手續(xù)辦理效率,也使得外事管理程序更加規(guī)范和嚴謹,另外針對外事管理服務于外貿(mào)業(yè)務的原則,在外事審批環(huán)節(jié)增加了業(yè)務部門領導會簽的功能。
三級應用。集團公司通過對各類外事審批流程的梳理,以及對報送文件內(nèi)容及格式的統(tǒng)一,實現(xiàn)了年度因公出國(境)計劃申報、出國(境)團組報批、邀請外國人來華三個基本外事審批流程在集團公司總部、院、廠所的三級應用,為各級領導統(tǒng)籌管理外事工作提供了有效手段。
多功能查詢。外事管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫功能為出國辦手續(xù)用戶及管理人員瀏覽、查詢、統(tǒng)計和存儲外事信息提供了全面快捷的數(shù)字化平臺,也為領導及時、全面地了解情況,以及科學決策發(fā)揮了積極作用。
為適應集團公司未來外事工作發(fā)展的需要,外事管理信息系統(tǒng)在開發(fā)過程中采用了開放式的建設模式,為境外培訓、人員政審、國際交流等工作預留了擴展空間和業(yè)務接口。
航天科工集團公司外事管理系統(tǒng)的投入使用,改進了外事審批、統(tǒng)計和管理方法,提高了外事管理工作效率。不僅開創(chuàng)了外事管理的新局面,也為大力拓展外貿(mào)產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造了有利條件。