新時期:高職院校辦公室工作新特點與新思路

摘要:近年來，中國高等職業教育實現了跨越式發展和歷史性變革，高等職業院校所處社會經濟條件和學校內部管理體制也發生了劇烈變化，科學構建適應高等職業院校辦公室工作的現代管理理念、現代管理隊伍和現代管理方式，才能實現高等職業院校辦公室工作從傳統的執行型、操作型、事務型向研究型、參謀型、開拓型轉變。

關鍵詞:新時期;高校辦公室;新特點與新思路

中圖分類號:G40-011.8文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)27-0246-02

一、新時期高職院校辦公室工作的特點

(一)復雜化

1.高職院校的外部生存環境發生變化。辦學體制由原來的中專模式即以行業辦學為主到各級地方政府辦學為主。而在人才培養模式上，校企合作、工學結合的人才培養模式己是當前高職院校的核心理念。2.教育對象發生變化。學生的培養層次由中職生為主變成以高職生為主，生源由省內為主變成來自全國各地。3.內部環境發生變化。一是大部分高職院校黨委辦公室和校長辦公室或合并為“學校辦公室”或實行兩塊牌子一套人馬合署辦公，機構精簡，人員減少，而任務增加，使學校辦公室的工作任務日漸繁重。二是學院推行“二級管理”的內部管理體制改革，把系作為日常的管理實體，引發學院內部管理關系的變化。4.工作范圍發生變化。隨著學校與社會聯系的逐漸密切，辦公室工作不再限于協調高校內部各部門關系、撰寫文件、組織會議等事務性工作，工作的復雜性大大超過了從前。

(二)規范化

辦公室工作繁雜瑣碎，日常工作面廣量大，而且突發性、臨時性工作相當多，因此辦公室工作要緊張有序，而要做到雜而不亂，規范有序，就必須使辦公室工作實現規范化。一是建立健全辦公室工作制度，只有制度完善、責任明確、程序合理，才能使辦文、辦事都有章可循、銜接有序，從而保證高效率、高質量地完成辦公室工作。二是科學地形成辦公室目標管理體系。結合學院中心工作，結合辦公室自身特點，確立工作遠期、中期和近期工作目標，責任落實到人，建立起一套科學的目標管理體系。

(三)信息化

面對瞬息萬變的現代社會，充分利用計算機和網絡技術，提高辦公室工作的信息化水平，是提升工作效率的必然要求。辦公室必須成為高職院校的信息中心，全面搜集、加工和傳遞與教育相關的信息。建立健全網上網下的校務公開系統，實現信息共享利用、事務協同處理以及決策的智能支持。辦公室人員需要具備一定的信息能力，包括基本的計算機操作能力、數據的收集、積累、檢索、加工能力和原始信息進行分析和抽象能力，并自覺轉變傳統觀念，樹立現代管理意識，熟練掌握辦公自動化知識，推進無紙化辦公，提高校園網應用水平，實現事務處理信息化、咨詢決策智能化、指揮調控現代化。

二、新時期高職院校辦公室工作的新思路

(一)構建高職院校辦公室的現代管理理念

創新是事業發展的靈魂，也是推動事業前進和發展的動力。高校辦公室的管理創新，不僅僅是管理方式的創新，更重要的是管理理念和管理過程的創新，這是高校辦公室管理創新的核心。從橫向看，與本科普通高校相比，高等職業院校辦公室內部機構設置、人員配備相對較少，但“辦文、辦事、辦會”的日常事務絲毫不少，工作大多處于被動的“應付”狀態，常?！捌Ｓ诒济?，“無過即功”、“不安排不行動”狀態。從縱向看，我國高等職業院校大多由原國家、省重點中專校重組、合并、升格而來，辦公室工作中專模式體現的較為明顯，創新意識和理念不夠，憑經驗辦事，工作標準不高，鮮有時間對本身工作進行系統的分析和思考，難以適應新時期高等職業院校發展與改革需要。

新形勢下高職院校辦公室的首要任務是轉變傳統的工作理念，不能停留在被動服務的層次，要盡快實現從“交辦服務型”向“參謀服務型”轉變。要根據學校改革與發展的中心工作，以改革創新的視角去審視、分析和判斷問題，摸準領導所想，洞悉群眾所思。把握新情況，總結新經驗，揭示新問題，找準工作的著力點，變被動服務為主動服務。要根據學校外部環境的變化和內部管理體制及運行機制的調整，對辦公室的職能進行系統的梳理和整合，以適應學校改革與發展的需要，主動出思路，想辦法，真正成為領導民主決策、科學決策的智囊團。

(二)構建現代管理隊伍

辦公室是單位的“大管家”，工作戰線長，頭緒多、涉及面廣，無論大事小情都有可能牽扯到方方面面的利益，甚至影響到全局。辦公室工作人員的素質，直接決定著辦公室的管理水平和工作效率。辦公室人員要干好本職工作，充分發揮辦公室作用，就必須具有精湛的業務能力和管理水平。辦公室內部要形成不斷學習，不斷進步，積極向上的良好風氣，要把提高隊伍素質作為一項基礎性工作常抓不懈，培養和造就一支政治強、業務精、作風正、素質高的現代管理隊伍，打造“學習型”、“和諧型”的高職院校辦公室。

創建學習型辦公室是高職院校辦公室保持不斷發展的內在要求，也是其應對變革的自我調整途徑。高校是人才和知識密集的地方，辦公室工作人員時時刻刻要把學習放在第一位，做到“工作學習化，學習工作化”。辦公室不僅要成為會辦事的機關，也要成為培養人才的搖籃。辦公室人員要具有良好的團隊及成員的學習能力、知識管理能力、主動適應能力、自我發展能力、創新能力和團隊文化，并使辦公室與學院整體環境有機地結合起來。辦公室工作人員不僅要能辦辦公室的事，而且要能辦學校的大事、難事，不僅要有強烈的事業心和敬業精神，還要有精湛的政治理論和業務知識;既要通過學習來全面提高綜合素質，又要加強研究，努力成為某一領域的專家，要把加強學習和研究、精通業務、具體工作有機結合在一起，使之相互影響，相互促進，相互提高，力爭成為博學多識的“通才”和“雜家”，這樣才能真正成為領導的左膀右臂。

與此同時，辦公室也要注重“和諧型”辦公室的打造，這是科學管理的必然要求。和諧型辦公室具備兩個標準:一是硬環境和諧，工作環境協調統一、舒心有序，辦公室設備齊全;二是軟環境和諧，人際關系融洽和諧，環境氛圍協調有序，管理機制科學民主。達到軟硬環境的和諧，就能使辦公室具有強大的凝聚力、向心力和戰斗力。要在辦公室內部創造和諧、健康的工作氛圍，使大家以集體為榮，樹立強烈的事業心，樹立創新和爭優的意識，在工作中達到默契，營造出“心齊、氣順、勁足”的積極氛圍，共同形成集思廣益、通力合作、共同進步的工作環境。辦公室與外部環境也要融洽聯通，整個形成一個團結協作、氣順人和、運轉有序、公平公正的良好氛圍，這樣，才能不斷提升辦公室的凝聚力，提高辦公室的工作效率。

(三)構建現代管理方式

高起點。高等職業院校辦公室是領導獲取信息的重要渠道，要有高度的政治敏銳性，善于站在領導、全局的高度思考和處理問題，思路符合學院改革與發展的需要，步伐跟得上時代的節拍，觀念跟得上形勢的變化，做到“身在兵位，胸為帥謀”，不斷提高參謀水平和服務層次。要切實加強國內外高職改革與發展動態研究，全面把握校情，了解教職工普遍關心的熱點難點問題，并逐步摸索一套包括提供客觀的決策依據、設計合理科學的決策程序、收集反饋信息、檢測決策執行結果等環節的工作模式，為學院領導決策和指揮提供資訊服務與決策依據。

善協調。高等職業院校由多部門、多系部組成，工作特點不同，思考問題的出發點就不同。部門之間、人員之間常會發生相互脫節、相互干擾、相互扯皮的現象，這就需要辦公室進行綜合協調。辦公室要著眼全局，統籌兼顧，準確把握協調原則，要處理好全局與局部、重點與非重點、部門與部門、常規與突發性工作之間的關系。要注重協調技巧，注重維護團結，把原則性和靈活性結合起來，做到“剛柔相濟”，客觀公正地處理各方關系，既是“潤滑油”，也是“粘合劑”，更是“加油站”，有時也要充當“受氣包”。

樂服務。高等職業院校，不僅要有大樓，大師，更要有寬容、和諧的大愛?！皭坌?、愛師、愛生”正是當今高校中“大愛”的具體體現。作為高校辦公室工作人員應該具有具有“大愛”情懷，并在工作的各方面加以體現。辦公室工作人員要改變工作作風，及時為廣大師生及各個部門排憂解難。努力做到對群眾關心，對工作熱心、待人辦事誠心、使領導放心、各部門工作順心、師生工作學習安心，充分體現辦公室做為學?！胺沾翱凇钡乃胶途耧L貌。

勤督查。督查工作是確保政令暢通的重要手段，更是求真務實的重要內容。抓督查就是抓落實的過程，這是辦公室科學管理的重要組成部分。督查督辦，包括督辦、督促、檢查三方面，要把重點放在督辦上，推動學校做出的重要決策的貫徹落實。抓好督查工作，盡職盡責地抓落實，做到快辦、快結、快反饋，保證件件有結果，防止流于形式。必須堅持把注重實效、確保質量作為督查工作的出發點和落腳點，督辦結果要客觀全面，使督查工作真正落到實處，收到良好效果。

嚴要求。高等職業院校辦公室的特殊地位決定了辦公室工作來不得半點疏忽，哪怕是一點點疏漏，都可能產生嚴重的問題。因此，辦公室工作一定要嚴字當頭，在細節上下工夫，將工作納入科學規范的運作軌道，確保各項工作零積壓、零失誤。牢固樹立“天下大事必作于細”、“細節決定成敗”的意識，始終堅持舉輕若重，處處留心，事事細心。工作中優化工作流程，理清環節，分清責任，按照“定崗、定責、定標準”的要求，建立健全辦公室規章制度，各類工作規范化、具體化、步驟化，讓工作按程序運轉，既有效避免忙中出錯、重復勞動現象的發生，又要根據具體任務要求作出科學合理的安排，靈活機動，創造性地完成工作任務，確保工作完成的標準和質量。

會公關。隨著改革的深入，高校的教學、學生、專業等都必須融入社會，服務于社會，并且從社會中不斷吸取自身發展所需要的養分。學校領導的工作領域也逐步拓寬，與社會有關單位和部門建立起廣泛的聯系。在這過程中，辦公室要為學校的辦學贏得更廣泛的支持和幫助，創建和諧有益的外部環境。辦公室要以此為宗旨來拓展公關職能，加強與社會的聯系，充分挖掘并維護和利用好這些關系，抓住機會加大對外宣傳的力度，使學校為更多的公眾所了解，樹立學校良好的社會形象，為學校事業的發展爭取更多的物質支持和精神支持，從而能更有利于學校事業的發展。

用科學。隨著科學技術的不斷發展，高校的辦公室管理必須從傳統模式向科學化、現代化轉變。要適應新的管理模式的轉變，建立起辦公室管理信息系統來處理公務，提高效率，減少浪費。充分利用網絡資源，建立辦公室的網頁，利用網頁發布有關文件、指示和信息，進行網上調研、民意調查，接受網上信息稿件等。還要結合辦公室行政、文件、督查等職能需要，建立數據信息管理系統，實現數據信息管理現代化，開發提升有關軟件，實現辦公的自動化和信息化，最大限度地提高辦公室整體工作效能。

?？偨Y。實踐，認識，再實踐，再認識，是認識問題的基本規律。一項工作或一個階段工作做完后，回過頭來總結一下，通過總結吸取經驗教訓，可使感性認識理性化，零碎東西系統化。辦公室工作人員尤其要重視總結工作，在實干中勤于思考，在忙碌之余善于總結，使工作在實踐不斷得到改進和創新。

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Ice erin fon: Professorship institutional office of the new features and new ideas

DOU Hai-yan

(Jiangsu Vocational and Technical College of Finance Economics， Huai'an223003，China)

Abstract: Abstract: In recent years， our higher vocational education has advanced by leaps and bounds and historic change and higher vocational schools and colleges in the social and economic conditions and within the schools management system also a great change， scientific build higher vocational schools to office work of modern management and modern management teams and modern management methods to achieve higher vocational schools from the traditional the office， operations， to ， staff， change.

Key words:Ice erin fon;probe into office management antomation in universities;New features and new ideas