高職院校建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)勢在必行

自從大規(guī)模擴招以來，為了適應(yīng)發(fā)展需要，多校區(qū)辦學已經(jīng)成為我國當代高職院校發(fā)展的一個特征。我國高職院校教育在計劃經(jīng)濟體制下形成的條塊分割、辦學分散、效率低等弊端，以及目前高職院校多校區(qū)辦學存在的運轉(zhuǎn)成本高、工作效率低等問題，在高校實行辦公自動化后將得到有效解決。所以全面利用校園數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在高職院校中加強辦公自動化建設(shè)，實現(xiàn)和推進辦公自動化系統(tǒng)是高職院校管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢。

一、高職院校辦公自動化系統(tǒng)的主要職能

高校辦公自動化是指利用先進的科學技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率。其基本特征是采用計算機文字處理技術(shù)、存儲各種文檔，使用復印機、傳真機或網(wǎng)絡(luò)等其他先進設(shè)備復制、傳遞文檔。因此，辦公自動化系統(tǒng)主要職能為:公文管理、會議管理、部門事務(wù)管理、領(lǐng)導日程管理、文檔資料管理、人員權(quán)限管理、業(yè)務(wù)信息管理等。高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)著眼于順應(yīng)現(xiàn)代行政辦公的需要，總體上體現(xiàn)出操作方便、信息共享、切合實際、功能完整、安全高效、設(shè)置靈活、智能決策等特點。

二、高職院校建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)擁有優(yōu)越條件

高校擁有大量的計算機，校園網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)率較高，傳真機、復印機、速印機、電話全面普及，具有良好的基礎(chǔ)設(shè)施條件，實現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)上信息傳遞。高校是知識和信息集散地，人員素質(zhì)較高，接受新知識、新事物較快，具有良好的計算機應(yīng)用水平。在高校，使用辦公軟件、收發(fā)電子郵件已經(jīng)成為人們工作、交流的重要手段，這為辦公自動化系統(tǒng)的推廣奠定了良好的人員隊伍。辦公自動化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù)，使之處理語音、圖形、圖像功能加強，更能夠滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價值。高職院校校園卡主要具有儲蓄、取款、消費、身份認證、個人信息查詢等功能，其應(yīng)用覆蓋綜合消費系統(tǒng)，包括收、繳費及各類款項支取，校內(nèi)熱水收費及其它小額消費;信息查詢系統(tǒng)，包括身份認證，門禁、考勤、圖書借閱、計算機房上機、管理信息查詢及統(tǒng)計分析等。整個系統(tǒng)還可與銀行系統(tǒng)、校內(nèi)原有的軟件系統(tǒng)與學校管理信息系統(tǒng)進行良好的銜接。高校應(yīng)把推進辦公自動化和數(shù)字化校園建設(shè)結(jié)合起來，進一步健全網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋學校管理和服務(wù)的方方面面。

三、高校辦公自動化是自身建設(shè)的需要

當前，我國高職院校教育快速發(fā)展，辦學規(guī)模日益擴大，辦公工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，如何保障管理信息的公開與暢通，管理關(guān)系的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，已成為管理者必須著手解決的主要問題。與此同時，許多高職院校存在幾個校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)辦公方式明顯不能適應(yīng)遠程辦公的需求，這就要求校區(qū)間的新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式出現(xiàn)。若采用傳統(tǒng)方式進行跨校區(qū)辦公，文件的批閱和簽發(fā)都非常麻煩。利用公文辦公系統(tǒng)，辦公人員只需在網(wǎng)頁上點擊幾下鼠標就能及時將公文傳送到各處理部門，并及時跟蹤事務(wù)的處理情況，極大地提高辦事效率，同時保證資料的完整性和連續(xù)性，做到有據(jù)可依。實施公文辦公自動化也減少了紙張和墨盒的消耗，為學校節(jié)約了大量的辦公經(jīng)費和資源。

四、高職院校建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)策略

1.傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。

辦公自動化系統(tǒng)源于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，并應(yīng)逐步取而代之。在推行辦公自動化系統(tǒng)的初期甚至相當長的時期內(nèi)，為保證正常的辦公秩序，必須將傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)并行?，F(xiàn)代辦公手段取代傳統(tǒng)辦公手段，必須是一個長期的、漸進的過程，必須充分認識高校辦公自動化建設(shè)的價值、地位、作用和意義。防止形式主義，盲目追求的思想，一步一個腳印地先抓傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)，再將自動化流程與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)相結(jié)合，如此才能使辦公自動化逐步擴展到辦公室的各個工作領(lǐng)域，實現(xiàn)辦公手段的變革。另外，各級領(lǐng)導和工作人員提高認識和更新觀念，可采取參觀學習的方法，不定期地組織人員到辦公自動化建設(shè)較成功的兄弟院校參觀學習，讓他們有一個感性的認識，提高他們辦公自動化的意識和觀念，在增強他們改變傳統(tǒng)辦公手段信心的同時，在技術(shù)上采取多方面的措施，確保辦公自動化系統(tǒng)安全可靠。

2.要注意處理好建設(shè)、管理與維護的關(guān)系。

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)、管理與維護三者相輔相承。同樣的系統(tǒng)和設(shè)備在有的學校運行良好，而在有的學校卻無法得到廣泛的應(yīng)用，其關(guān)鍵在于管理的原因。建立辦公自動化系統(tǒng)不難，難的是如何使系統(tǒng)運轉(zhuǎn)好并且發(fā)揮最大效用，這就需要管理和維護工作了。辦公自動化建設(shè)的目的是優(yōu)化服務(wù)流程、革新工作手段，沒有管理和維護工作，系統(tǒng)就只能是一堆毫無用處的程序代碼。在推進過程中必須成立專門管理機構(gòu)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)隊伍、建立健全管理制度等方式，將管理和維護工作落到實處，使辦公自動化建設(shè)科學、長效地進行。

3.做好用戶培訓工作。

辦公自動化包含三大重要因素，即自動化的人、自動化的設(shè)備和自動化的系統(tǒng)，這三者是缺一不可的。自動化的人是前提，自動化的設(shè)備是基礎(chǔ)，自動化的系統(tǒng)是在自動化的人和自動化的設(shè)備基礎(chǔ)上建立起來的。在辦公自動化中，人是決定因素。如果校園網(wǎng)建立后，大家都不積極利用，這樣再好的設(shè)施又有什么作用呢?因此，要使辦公自動化系統(tǒng)得到很好的推行，并使系統(tǒng)運行后達到預(yù)期的使用效果，就需要提高辦公人員的思想認識及業(yè)務(wù)素質(zhì)。進行用戶培訓是很關(guān)鍵的一步。培訓可根據(jù)不同層次的人員在內(nèi)容上有所側(cè)重，但最終目標是使領(lǐng)導和群眾都具有現(xiàn)代意識和觀念，對辦公自動化系統(tǒng)持積極態(tài)度，辦公人員能熟練地操縱現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，使辦公自動化系統(tǒng)得以實施及高效率運轉(zhuǎn)。

4.避免“重硬件、輕軟件”的問題。

辦公自動化系統(tǒng)的硬件與軟件互為補充、缺一不可。但是硬件看得見、摸得著，各單位都愿意花巨資購買配置;而軟件是一種無形資產(chǎn)，加上盜版軟件的泛濫，給人一種可有可無的錯覺。因此，在軟硬件的資金投入和隊伍建設(shè)上存在嚴重的不平衡，導致系統(tǒng)出現(xiàn)“投建—閑置—報廢—重投建”的惡性循環(huán)。要解決這個問題，首先應(yīng)把“軟件使用”擺在辦公自動化建設(shè)的突出位置，組織高職院校教師進行軟件使用的討論、培訓。

總之，隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)通信等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高職院校要處理好學校內(nèi)外部的工作、交流，保障學校辦公的順利運行，發(fā)揮整體實力并發(fā)揮優(yōu)勢效果，就必須擁有現(xiàn)代化的高校辦公自動化系統(tǒng)。建立一套方便快捷的自動化辦公系統(tǒng)，是高職院校在新的形勢下進一步轉(zhuǎn)變工作職能、工作方式和工作作風，提高工作質(zhì)量和效率的一項重要手段，也是衡量學校辦學水平的重要標志。