醫院檔案管理的現狀與發展對策分析

摘要:醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，其發展不僅影響著檔案工作自身的發展，而且也關系到醫院的經營和發展。因此，通過結合醫院的實際情況，了解目前醫院檔案管理工作的現狀，分析醫院檔案管理中存在的問題和不足，并找出應對措施，以促進醫院檔案管理發展。

關鍵詞:醫院;檔案管理;問題

中圖分類號:G271 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)26-0208-02

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。醫院檔案記載了醫院歷史發展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是醫院歷史的見證[1]。長期以來，我國醫院檔案管理一直處于相對滯后的狀態，與醫療技術的迅猛發展和社會主義現代化建設進程極不適應。我國醫院檔案管理的現狀從理論上違背了系統論和控制論，不符合檔案管理學的基本原理，從實踐上來講，造成了管理資源的浪費和管理效能的低下，在醫療爭議訴訟中也常常使醫院處于被動或不利的地位[2]。

當前，醫療體制改革正在引起全社會的深度關注，醫療服務模式正在發生著深刻的變化。醫院的檔案管理工作順應衛生改革的要求，由原來的邊緣化向著醫院的管理內核靠近，形勢要求我們檔案工作者必須做好各項檔案工作。而檔案工作者做好檔案管理工作的首要任務是充分認清目前醫院檔案管理的實際情況，因為只有這樣，才能在實踐中有針對性地改進不足，以不斷促進醫院檔案管理的發展。

一、醫院檔案管理現狀

(一)醫院檔案管理意識淡薄

思想是行動的向導，認識的不足必然帶來行動的滯后。首先表現為醫院領導層對檔案管理工作不重視。其次表現為醫院員工的意識淡薄。醫院的中心工作是醫療，在醫院的管理工作中重視醫療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創造經濟效益，因此，醫院的檔案管理工作一直沒有被真正重視起來。認識不到這一點，必然不能充分開發現有的檔案資料的使用價值，為醫院建設發展所用。

(二)醫院檔案管理制度不健全

在醫院管理中，大多數醫院一般都按照衛生部門要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責則較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。制度的不完善必然會導致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些醫院沒有建立嚴格的檔案利用制度，對于檔案的借閱、復制等沒有作出嚴格的規定，在日常工作中經常出現有些人借用檔案忘記歸還或故意不歸還的現象，從而導致檔案丟失或者泄密，造成檔案管理工作的混亂，甚至給醫院發展帶來嚴重的不良影響。

(三)醫院檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理人員素質的高低對檔案管理水平有著至關重要的影響。目前，我國檔案專業人員在業務水平、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。表現為專業出身的人員少、專業知識老化、知識結構不合理、學歷低、現代科學知識貧乏，及高層次的檔案專業人才較少，這些已不適應新形勢下的檔案事業發展。此外，檔案管理人員配備不足，與醫院的發展需求不相適應，也是醫院檔案管理工作中的常見問題。

(四)醫患關系的變化，對醫院病案(檔案)管理的新挑戰

隨著我國的法制化建設進程，全社會法律意識逐漸增強，病人也日益重視自己的權益，通過法律手段來解決醫患糾紛的數量越來越多。這其中，病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。提高病案書寫質量，完善病案管理，也就成了迫切的任務。醫院作為和人民群眾切身利益息息相關的特殊行業，依法管理已成為行業發展的必然要求。醫院檔案管理作為醫院行政管理的一部分，在醫療爭議訴訟實行“舉證責任倒置”法律要求的今天，起著舉足輕重的作用。

(五)醫院檔案管理水平不高，現代化管理手段應用較差

隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的運用愈來愈廣泛，然而，運用計算機及網絡技術管理檔案的卻不多，許多醫院檔案管理工作還停留在手工收集、檢索階段，嚴重影響著檔案的收集、開發和利用。

醫院檔案信息化建設還處在探索階段，除了存在資金不足外，還有許多難題。其中既有技術因素，也有非技術因素。概括起來，以下三個問題尤為突出:一是由于醫院檔案內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同、整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。二是醫院檔案管理體制與管理思想相對滯后，專業人員嚴重不足。三是網絡環境不理想，網絡通信設施不足，性能偏低。

二、醫院檔案管理發展對策

(一)轉變觀念，把檔案管理工作納入醫院領導議事日程

領導的重視與支持是做好檔案工作的關鍵，領導要把檔案工作作為單位基礎管理的重要組成部分列入議事日程，關心并解決檔案工作中出現的諸如檔案升級達標、檔案機構設置、人員培訓、設施配置、經費投入和關系到檔案管理人員切身利益的職稱評定等實際問題，使檔案工作者體會到領導支持檔案工作，從而調動各方面人員的積極性，促進檔案工作的發展。在醫院管理工作中，要進一步轉變重醫療技術輕檔案管理、重醫療技術人才培養輕檔案管理人員培養的觀念和認識，把檔案管理工作納入醫院的重要議事日程，使檔案管理工作成為醫院日常工作的重要組成部分。

同時，檔案管理人員要轉變傳統的“等、靠、要”被動的工作觀念，從根本上貫徹落實醫院檔案管理工作，積極主動開發檔案資源，樹立檔案開發利用的觀念，以實際行動和工作成效體現檔案的價值和作用。檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。做好檔案資源的開發利用，可以從以下方面著手。

1.積極開展醫療檔案創效活動

綜合檔案室及其專職檔案工作人員，應采取信息加工、數據分析、報道交流、技術咨詢等多種方法，為醫療活動積極主動提供、跟蹤服務和超前服務，使檔案資料在醫療活動中發揮重大效益。

2.總結匯編各種材料，服務醫院工作

檔案管理人員可以充分利用館藏材料，通過整理、總結、匯編等，為醫院科教研、機構改革、人事任免和職稱評定等工作提供翔實的材料。

3.拓寬服務項目，延伸服務領域

例如，利用期刊數據庫，為科技興院戰略服務。醫院可以將圖書期刊分類編目并錄入圖書管理數據庫，這樣，醫務人員就可以利用計算機網絡及期刊數據庫查尋文獻資料。此外，在醫院的重大紀念日，開展醫院歷史展覽活動，介紹醫院有史以來的發展歷程和重大事跡，讓醫院的歷史重新展現。

(二)結合醫院實際，完善檔案管理制度

為適應檔案工作快速發展變化的特點，醫院檔案管理人員應采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統性得到制度保證，同時，檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。依據《檔案法》等相關規定，完善、制定檔案管理制度和檔案工作業務規范，實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平。

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。醫院可將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，此外，還需要加強檔案管理工作的監督，以確保和促進檔案管理的規范化順利發展。

(三)通過各種途徑，提高檔案工作者的綜合素質

檔案人員的素質直接影響著檔案管理水平。現代化管理需要的是既熟悉檔案業務、又掌握現代知識的復合型人才。高素質的檔案管理人員需要具備以下素質:一是政治素質。這是檔案人員必備的、最基本的素質。提高貫徹執行黨的基本路線、基本綱領和各項方針政策的自覺性，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。愛崗敬業，忠于職守，嚴守機密，默默無聞，勇于奉獻。在思想上跟上時代前進的步伐，在知識上跟上時代的需要。二是知識經濟時代的發展使檔案內容日益廣泛，涉及到多學科、多領域。電子文檔、辦公自動化、網絡的建立，都需要檔案人員具備現代化科技知識，尤其是計算機知識。這就要求檔案管理人員必須加強學習，擴大知識面，運用新知識分析和解決工作中出現的新問題，提高處理問題的綜合能力，使自己的知識和技能滿足工作的需要，適應新形勢的變化，經受住新的挑戰。

在醫藥衛生體制改革的條件下，醫院檔案工作面臨著范圍廣、內容新、任務重、責任大的挑戰。這就要求檔案工作者不僅要加強自身修養，狠抓業務水平的提高，還要積極參加學術研究和學術論文寫作，可以采取“送出去，請進來”的辦法，積極選派人員參加各種交流會議和參觀考察，邀請國內外衛生管理方面的知名專家來院講學，使檔案管理人員思路開拓。檔案人員管理理論水平和研究能力的提高，除了專業學習時形成的基礎外，主要是靠在工作實踐中不斷鉆研和積累并結合工作實際進行自學和業務進修，不斷開動腦筋，用新的思維方式開拓視野，吸收新知識，不斷地把知識轉化成工作能力，為醫院檔案工作的發展和研究打下基礎。

(四)加強病案的規范化建設

要加強對醫務人員病案書寫的培訓，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上給以重視，養成嚴謹認真的工作作風。醫院領導要使員工明確病歷質量既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞，還可避免由此引起的醫患糾紛。要規范病案書寫的內容、格式，完善上級醫師簽名的手續，嚴格監督，適時抽查。

(五)與時俱進，加快醫院檔案管理的現代化進程

《全國檔案建設“十五”計劃》已把現代化、信息化列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案現代化建設的各項重要任務。明確提出了要“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程，在檔案利用服務和網絡化方面取得明顯進展”。其中包括:實現“館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化”的目的。實現檔案管理的信息化，是檔案管理工作現代化的核心。計算機網絡的發展給檔案管理提供了新的廣闊的發展平臺，復雜而繁瑣的人工式的檔案管理工作被科學的檔案管理系統所取代。醫院檔案管理的現代化已成為必然的發展趨勢。

怎樣做好檔案信息的利用，有效地發揮檔案的價值，是檔案管理信息化的關鍵。檔案工作信息化是檔案工作領域內的一場技術革命，將給檔案工作帶來巨大的變革，產生深遠的影響。

因此，醫院要立足自身，逐步實現檔案管理工作的信息化管理，并且要通過多種形式，培養能勝任檔案管理信息化的管理人員、技術操作和維護人員，為醫院檔案管理的現代化發展打下堅實的人力基礎。

參考文獻:

[1] 林利.檔案管理工作如何為醫院管理年服務[J].西部醫學，2007，19(6):1235.

[2] 向前.加強醫院檔案管理 提高醫院應訴能力[J].醫學創新研究，2008，5(6):34.