會議現場服務技巧

摘要:會議產業是一個市場規模達1 000億元的蓬勃產業，隨著中國經濟高速發展和科技、文化、商貿更為頻繁的交流，會議產業至少將持續增長20年。因此，掌握會議現場服務工作的各個環節的工作細則，能提高辦會者的工作效益和參會者的滿意度，提升會議舉辦地的城市知名度。

關鍵詞:會議現場;會場服務;服務技巧

中圖分類號:F931 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)26-0284-02

因為一個世界性的會議——世界經濟論壇，讓“達沃斯”小鎮變成了一個世界著名的會議城市。因亞洲論壇而使昔日人煙稀少的海南小鎮博鰲變成了海內外知名的“會議城”，已有上千個國內國際會議在這里召開。

召開會議的目的是交流思想、溝通信息、開發創意、聯絡感情、擴大交往，因此，搞好會議的現場服務意義重大。會議現場服務主要包括以下環節。

一、會場服務工作

會場現場服務工作是保證會議順利進行并取得圓滿成功的重要環節，一般包括以下幾個方面。

1. 報到與簽到

報到是指與會者在到達會議所在地時辦理的登記注冊手續。報到工作的內容主要是:設置報到處和路標、查驗有效證件、登記與會人員的個人信息、接收和發放材料、預收費用、安排住宿。

會議簽到就是為了及時、準確地統計到會人數，以便于安排會務工作。有些會議只有達到一定人數才能召開，否則會議通過的決議無效。因此會議簽到是一項重要的會前工作。

常見的簽到方式有:簿式簽到、卡片簽到、會議工作人員代為簽到、座次表簽到法、計算機簽到。簽到工作要認真準備、有序組織、及時統計。

2. 發放會議文件

會議中所需的文件、資料、會議用品等，會議工作人員應及時、準確地分發到每位與會者手中，發放方式主要有三種:第一種方式是報到時發放，第二種方式是直接送到與會者的客房中，第三種方式是在會場的座位上擺放。對于保密程度較高且要回收的文件，應做好發放與回收的統計工作。為適應綠色、環保、低碳生活，會議資料可事前通過電子郵件的方式寄送到與會者手中而不必再發放紙質資料，或在會場設立文件資料下載專區供會議代表下載相關資料與信息。

3. 邀請列席會議代表

為了使會場聽眾席的整體效果圓滿，在確定參會代表人數后應迅速匯總會場聽眾席的缺席數量，并盡快與相關高校聯系，尋找適合本次會議的研究生作會議列席代表，既為相關高校提供交流學習的機會，又使會場氣氛隆重。

4. 會場布置

不同性質的會議，要求有不同的會場設計原則與形式。進行會場設計時注意會場色調的協調，與會議的類型和主題相適應。會場布置通用的原則是:黨的代表會議要求樸素大方;人民代表大會要求莊嚴隆重;慶祝大會、表彰大會要求喜慶熱烈;追悼會要求莊重肅穆;座談會要求和諧融洽;紀念性會議要求隆重典雅;日常工作會議要求簡單實用等。會場布置的形式主要有:禮堂式、圓桌式、橢圓式、論壇式等。要根據會議的主題精心布置好主席臺、聽眾席及新聞媒體工作區，并做好會場茶歇期間生活用品的供應。

5. 引導代表入座

為能讓與會者盡快入場就座，保持井然有序、安靜詳和的會場氛圍，會場工作人員應該提供必要的引路、引座服務。這些引導服務在主觀上給與會者營造了受尊重、受照顧的良好心理感覺;其客觀效果是能較快地把與會者帶到相應的座位上去，這樣既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。對于一些大型會議，為減輕會務工作人員的負擔，可以將座次表印刷在參會手冊中。

開幕式結束后下午的分組會議的安排，應充分統計好實到人數情況，對不能參會的代表應將現場的桌牌及會議用桌取消，讓會場整體布置效果盡量完美。

6. 安排會議發言

安排大會發言，要考慮如下幾個方面的問題:

(1)注意地區的平衡。在一天的會議中，要能聽到不同地區的與會人員的發言，使與會者能更快地了解全面的情況。

(2)注意高層領導與基層領導的平衡。高層領導的發言，可能內容全面，政治性、理論性較強;而基層領導或做具體工作的與會者的發言，可能內容更具體，材料更豐富與生動。把這兩種與會者的發言適當地穿插安排，可使會議發言生動活潑，效果更好。

7. 組織分組討論

一般的大型會議是先開集體會議，再進行分組討論，最后又進行集體大會。進行分組討論的編組方法可以按地區進行編組或按專業進行編組，每組應有會議召集人和會議記錄員，會務工作人員應及時到各討論小組中了解討論情況，發現好的方法與建議，用簡報的形式進行及時的交流。

8. 做好會議記錄

會議記錄是當場把會議的情況如發言人姓名、會上的報告內容、討論的問題、與會者的發言、通過的決議等如實地記錄下來的書面材料。

(1)會議記錄的要求:準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的責任心、嚴肅認真的態度，忠實地記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。

(2)會議記錄的內容。一方面是記錄會議的基本情況，另一方面是記錄主持人的發言、會議的報告或傳達、與會者討論發言、會議的決議等。記錄的方式可采用摘要和詳細兩種形式。

(3)會議記錄使用的工具。采用會議記錄本進行手工記錄或用電腦進行錄入的速記方式，必要時配備錄音與錄像設備。

完成每次會議的記錄工作后應及時以簡報的形式將會議的有關精神及時反饋給相關人員。

二、會議生活服務工作

搞好會議生活服務工作，能提升會議組織機構的實力和展示會議承辦城市的文化。會議生活服務主要包括以下幾項工作:

1. 會議住宿服務

會議住宿安排是會議管理工作的一個重要組成部分，工作質量直接影響與會者對會議的評價。住宿的選擇要考慮住房、飲食、衛生、娛樂與會議設施的條件能否達到會議的要求。參會代表住房安排，按與會人員的職務、性別、年齡、愛好等進行綜合考慮、統籌安排。

2. 會議餐飲服務

會議期間的工作用餐不僅是享用美食的場所，而且還是重要溝通與交流的場所，良好的餐飲服務會讓與會者留下深刻印象。因此，應合理安排就餐時間、地點、餐標、形式，并及時收集餐后意見以便改進，就餐過程中應考慮到少數民族的飲食習慣。

3. 醫療衛生服務

會議的醫療衛生服務是會議順利進行的重要保障之一，應建立各項醫療衛生制度。在各種大中型會議中都必須配備專職或兼職醫生，并與會議中心最近的急救中心建立聯系，以及時解決會場中的突發性急病。

4. 交通保障工作

會議交通保障工作的主要內容是建立用車制度，根據會議的整體安排制訂詳細的用車計劃并及時調度以滿足會議需求，同時要做好賓客的迎接與迎送服務工作。

5. 通信保障工作

會議通信保障工作的基本要求是迅速、準確、穩定、保密。會務工作人員事先要和電信部門聯系、商洽，建立和利用縱橫交錯的通信聯系網絡，保證會議使用的電話、傳真、電子郵件、數據通信電路等暢通無阻，同時也要注意會議信息與通信的保密工作。

6. 會議安全保衛工作

確定會議是否需要開展安全保衛工作，要根據會議的性質、規模、內容、參會人員的級別來確定。一旦確定需要安全保衛工作，應及時制訂周密的安全保衛工作方案。

7. 組織參觀考察

召開大中型會議期間，安排與會者參觀、考察也是會務工作中的一項必不可少的內容。參觀和考察活動是為了強化大會的主題，因此選點工作十分重要，考察點確定后應與其負責人商談好參觀時間、方式、考察路線、項目等。會務組應統計好參觀考察的人數，然后將人員進行編組并安排上固定的車輛，每車安排一名會務人員進行統一的調度、指揮、協調，以保證與會者能愉快參觀，安全歸來。

8. 組織集體攝影

集體攝影是大中型會議會務工作的內容之一。會務主管應根據有關領導的意圖和會議的性質確定攝影的規模和參加的范圍，在攝影的過程中應安排好前排就座的領導人的座次和指揮調度好參會者的到達位置。完成攝影工作后應盡快沖洗照片發放給參會者。

9. 通信錄的編印

編印會議通信錄便于與會者查找同事、老友、結識同行業的新朋友，也便于以后的聯系和交往。通信錄的內容主要有姓名、性別、單位、聯系地址、郵編、電話、手機號碼、電子郵箱等項。通信錄需要記載的內容，會務人員可以事先請與會者在發會議回執時一并發給會議籌備組;也可以在與會者報到時請他們提供。會務組收集齊與會者的通信方式后安排制作通信錄，并及時發放到位。

參考文獻:

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