高校行政公文寫作的要素分析

摘要:行政公文是國家機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。行政公文寫作主體、客體、載體、受體的特點和思維過程，決定了行政公文的實用性、規范性、簡明性特征。

關鍵詞:高校;公文;要素

中圖分類號:G642 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)23-0242-02

國務院明文規定:“行政公文是國家機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公文活動的重要工具。”

高等院校也和一切黨政機關、社會團體、企事業單位一樣，公文是高校辦理有關貫徹黨和國家的方針、政策，制定規章制度，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗等公務所形成的具有一定體式的書面文字材料，它直接服務于學校的教學科研等各項工作。這就決定了高校公文具有:(1)領導和指導作用。公文是校黨委和行政實現對各部門、單位的領導和某些工作的指導的重要保證。(2)公務聯系作用。即上情下達，下情上報。(3)宣傳教育作用。通過辦文對師生進行思想政治教育，提高教育教學質量。(4)規范和制約作用。在有效的范圍內將對學校各方面的工作和各種活動起著規范和制約作用。(5)憑證和記載作用。公文在完成它的現行作用之后，將立卷歸檔，成為文書檔案，對以前的工作起到記載、憑證的作用，供以參考。

有效實現公文寫作的規范化、制度化、科學化，對提高學校管理水平和教育教學質量有著非常重要的意義。

一、寫作主體

1.1要素分析

行政公文的寫作主體是制發公文的行政機關。公文是行政機關為行使行政職權而制發的，往往以機關名義或者是機關領導人的名義制發，即使以機關領導人名義制發的公文，也并不代表領導者個人，而是代表法定機關，體現法定機關的職權和意志。寫作主體往往不是一個人，而是一個群體。一般公文寫作都要經過領導交擬、執筆者撰寫、部門審核、領導鑒發等環節。因此，公文寫作在嚴格意義上不是個人寫作活動，而是凝結著群體的勞動和智慧。代表行政機關負責執筆起草的文秘人員只是代機關立言。因此必須運用整體性思維，在寫作過程中，充分考慮發文代表的機關或領導人、發文的緣由、發文的方式以及最終要達到的效果，了解并掌握各類公文的作用、格式、適用范圍、寫作特點，根據發文內容確定采用的文種，收集、閱讀、研究有關的文件材料，擬出寫作提綱，認真起草正文，反復檢查修改，按照要求完成相應的寫作任務。

1.2思維特點——換位思維

所謂換位思維，是指站在他人立場上，設身處地替他人思考的一種思維方式。在公文寫作中，作為代言人，文秘人員要采取換位思考方式，就是說要站在被代言的政府機關的立場上去思考問題。公文寫作往往要體現領導意圖，這時公文撰寫者需要站在領導者的角度通觀全局、分析問題。只有明確自己代言的具體角色，了解這個角色的工作職權、工作目標，了解自己在公文撰寫中主觀能動性可以發揮的程度，才能進入并把握好角色，寫好公文。

二、寫作客體

2.1要素分析

行政公文的寫作客體即行政公文的內容。行政公文在思想內容方面應該政策性強、針對性強、科學性強。政策性強指的是思想觀點正確，準確體現黨和國家的方針政策;針對性強指的是有的放矢、切中要害;科學性強就是反映工作的實際情況和客觀規律，實事求是，能夠及時指出問題、分析問題、解決問題，經得起時間和實踐的檢驗。行政公文一般是傳達貫徹黨和國家的方針政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導布置和商洽工作，報告情況交流經驗等等，具有權威性，這些內容一經寫進公文，就不能輕易改變。

2.2思維特點——策略思維

采用“策略思維”，就是要在明確自己的行文目的后，綜合考量當時的政治氣候，權衡政策法律環境，站在全局的高度來看待自己的意愿和要求，最大限度地吸收與之相關的信息，來修正和補充自己的決策和判斷。為了最后實現自己的發文目的，在依法行政的大前提下，考慮為什么要說、說什么、怎么說、說了有什么效果，慮及時代發展進程和社會政治大背景對行文目標的具體影響，既要實事求是又要權衡取舍。文秘人員在接受寫作任務后，首先要對寫作客體進行深入的了解，以弄清工作或生產生活中存在問題的基本情況;然后要對這些情況進行深入地分析研究，以掌握其產生的原因和發展的規律，探討解決問題的重要性和必要性;最后要在此基礎上具體考慮如何開展工作或解決問題的要求措施。在行政公文寫作中采用“策略”，就是更多地顧及現實存在的實事背景、政策背景、文化背景、經濟背景、道德背景等等，對寫作禁忌回避和化解，回應時代的召喚、社會的規范、群眾的呼聲，在發文目的與社會要求間進行綜合平衡，以做出正確的寫作決策。

三、寫作載體

3.1要素分析

行政公文的寫作載體即行政公文的格式、語言等。

3.1.1公文的格式

公文是內容和形式的統一體，一定的內容要用一定的形式來表現，一定的形式表現一定的內容。各類行政公文具有規范的格式，公文一般由標題、發文字號、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、抄送機關、附注等要素構成。

公文的標題應做到準確簡要地概括公文的主要內容，并表明公文種類，即事由加文種(有的公文標題由發文機關、事由和文種組成)。根據2000年8月24日發布，2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)，可將國家行政機關的公文分為13種，分別為命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。這些文種各有用途，功能專一，不能混用。例如:請示適用于向上級機關請求指示、批準。而報告則不同，它適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。有的公文從內容上看是向上級機關請求指示或批準，卻寫成“報告”，有的部門還常在反映性或匯報性報告中夾帶請示事項。還有兩種不同的文種并用的情況。例如:將“關于……的報告”寫作“關于……的請示報告”等。這些不規范的用法，在制作標題時要予以避免。

公文應當標注主題詞。從不規范的公文來看，可以發現許多公文起草者只是簡單的從標題中選擇幾個詞了事，或者排列順序上比較混亂。主題詞的標引順序應為“先標類別詞，再標類屬詞，在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞”，主題詞的選用可參照《國務院公文主題詞表》，或者參照本行業試用的公文主題詞表。

3.1.2公文的語言

公文語言必須規范、準確、簡明、實用。公文表達方式以敘述、說明和議論為主，敘述要概括，注重簡明性，說明要客觀，注重條理性，議論要有序，注重邏輯性。

在用詞上，行政公文的用詞多為書面用詞，少用口語詞、方言詞以及土語詞，而且行政公文中有一套特定的專門用語，它們含義特定，用法固定。如開頭常用“近查”、“電悉”、“函悉”、“請示悉”等詞語;敘述緣由常用“為了”、“遵照”、“根據”等詞語;表示經辦常用“經”、“業經”、“已經”等詞語;表示承轉常用“據此”、“為此”等詞語;表示祈請常用“請求”、“期望”、“盼予”等詞語;表示態度常用“擬”、“準予”等詞語;表示結尾常用“特此報告”、“特此通知”、“此復”等詞語。最常見的錯誤是在公文中同時使用文種慣用過渡語和結尾語，如在開頭和主體之間已使用“現通知(通告、批復、函復)如下”等過渡，結尾處又寫上“特此通知(通告、批復、函達)”、“此告”、“此復”等慣用結尾語，造成語義重復。

公文介紹情況，闡明道理，實事求是，講求實效，一般不用描寫和抒情，不肆意刻畫渲染，不用比喻、擬人、夸張等修辭手法。要求語意明確，不生歧義，褒貶得當，言簡意賅。

3.2思維特點

3.2.1功利思維

功利思維是一種理性的思維，要求行為本身要有正面的利益效果，以對實施行為的后果作出理性判斷為前提。行政公文具有法定效力和規范體式，具有極強的寫作功利性。它的制發要堅持實事求是、精簡、高效的原則。功利思維要求公文文種的選擇要確實能夠傳達政令，準確表述行政意志，具有恰當的行文方向和行文目的。

3.2.2完形思維

完形思維就是由復雜混亂實現集中整合，清晰有序、有所選擇、有所舍棄、語言文字形式成為完形思維過程中的決定性因素，語言文字是實現公文統一有序的工具，語言文字的廣度和深度決定著寫作思維的廣度和深度。

四、寫作受體

行政公文的寫作受體一般就是公文的主送機關和抄送機關。行政公文對受文者有一定的強制性和約束力，行政公文一經發布，在法定時間和空間范圍內，公文對受文者產生強制性影響，具有法定的行政約束力。

寫主送機關時不僅要黨政分開，機關與領導也不宜并用;但現行公文卻常出現并用的情況，如“××處并××廳長”。

國家規定:“公文內容涉及有關機關的職權范圍需其予以配合時，應抄送該機關”，“向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關”，“上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關”。

五、制約關系

公文文種與主送機關間有互動關系和制約關系。許多錯用文種的現象，都是由于沒有弄清這種制約關系所導致的。例如:如果向無隸屬關系的業務主管部門請求批準某事項，那么就應該使用“函”;如果向上級請求指示、批準某事項，那么就應該使用“請示”。批復只用于答復下級機關的請示，如果是同級或不相隸屬機關的詢問和請求，或下級機關請示以外的文件，均不能使用批復。

寫作系統四要素是相互制約、相互影響、聯系緊密的統一整體。按照約定俗成的格式寫作，文風樸實，條理清楚，用詞恰當，語法規范，邏輯嚴謹，才能形成高質量的高校行政公文。

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