高校行政公文寫作的要素分析

摘要:行政公文是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公文活動(dòng)的重要工具。行政公文寫作主體、客體、載體、受體的特點(diǎn)和思維過(guò)程，決定了行政公文的實(shí)用性、規(guī)范性、簡(jiǎn)明性特征。

關(guān)鍵詞:高校;公文;要素

中圖分類號(hào):G642 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-291X(2010)23-0242-02

國(guó)務(wù)院明文規(guī)定:“行政公文是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公文活動(dòng)的重要工具?！?/p>

高等院校也和一切黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位一樣，公文是高校辦理有關(guān)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，制定規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)等公務(wù)所形成的具有一定體式的書面文字材料，它直接服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)科研等各項(xiàng)工作。這就決定了高校公文具有:(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。公文是校黨委和行政實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門、單位的領(lǐng)導(dǎo)和某些工作的指導(dǎo)的重要保證。(2)公務(wù)聯(lián)系作用。即上情下達(dá)，下情上報(bào)。(3)宣傳教育作用。通過(guò)辦文對(duì)師生進(jìn)行思想政治教育，提高教育教學(xué)質(zhì)量。(4)規(guī)范和制約作用。在有效的范圍內(nèi)將對(duì)學(xué)校各方面的工作和各種活動(dòng)起著規(guī)范和制約作用。(5)憑證和記載作用。公文在完成它的現(xiàn)行作用之后，將立卷歸檔，成為文書檔案，對(duì)以前的工作起到記載、憑證的作用，供以參考。

有效實(shí)現(xiàn)公文寫作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，對(duì)提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量有著非常重要的意義。

一、寫作主體

1.1要素分析

行政公文的寫作主體是制發(fā)公文的行政機(jī)關(guān)。公文是行政機(jī)關(guān)為行使行政職權(quán)而制發(fā)的，往往以機(jī)關(guān)名義或者是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義制發(fā)，即使以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義制發(fā)的公文，也并不代表領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，而是代表法定機(jī)關(guān)，體現(xiàn)法定機(jī)關(guān)的職權(quán)和意志。寫作主體往往不是一個(gè)人，而是一個(gè)群體。一般公文寫作都要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)交擬、執(zhí)筆者撰寫、部門審核、領(lǐng)導(dǎo)鑒發(fā)等環(huán)節(jié)。因此，公文寫作在嚴(yán)格意義上不是個(gè)人寫作活動(dòng)，而是凝結(jié)著群體的勞動(dòng)和智慧。代表行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)執(zhí)筆起草的文秘人員只是代機(jī)關(guān)立言。因此必須運(yùn)用整體性思維，在寫作過(guò)程中，充分考慮發(fā)文代表的機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)文的緣由、發(fā)文的方式以及最終要達(dá)到的效果，了解并掌握各類公文的作用、格式、適用范圍、寫作特點(diǎn)，根據(jù)發(fā)文內(nèi)容確定采用的文種，收集、閱讀、研究有關(guān)的文件材料，擬出寫作提綱，認(rèn)真起草正文，反復(fù)檢查修改，按照要求完成相應(yīng)的寫作任務(wù)。

1.2思維特點(diǎn)——換位思維

所謂換位思維，是指站在他人立場(chǎng)上，設(shè)身處地替他人思考的一種思維方式。在公文寫作中，作為代言人，文秘人員要采取換位思考方式，就是說(shuō)要站在被代言的政府機(jī)關(guān)的立場(chǎng)上去思考問(wèn)題。公文寫作往往要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，這時(shí)公文撰寫者需要站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度通觀全局、分析問(wèn)題。只有明確自己代言的具體角色，了解這個(gè)角色的工作職權(quán)、工作目標(biāo)，了解自己在公文撰寫中主觀能動(dòng)性可以發(fā)揮的程度，才能進(jìn)入并把握好角色，寫好公文。

二、寫作客體

2.1要素分析

行政公文的寫作客體即行政公文的內(nèi)容。行政公文在思想內(nèi)容方面應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。政策性強(qiáng)指的是思想觀點(diǎn)正確，準(zhǔn)確體現(xiàn)黨和國(guó)家的方針政策;針對(duì)性強(qiáng)指的是有的放矢、切中要害;科學(xué)性強(qiáng)就是反映工作的實(shí)際情況和客觀規(guī)律，實(shí)事求是，能夠及時(shí)指出問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，經(jīng)得起時(shí)間和實(shí)踐的檢驗(yàn)。行政公文一般是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)布置和商洽工作，報(bào)告情況交流經(jīng)驗(yàn)等等，具有權(quán)威性，這些內(nèi)容一經(jīng)寫進(jìn)公文，就不能輕易改變。

2.2思維特點(diǎn)——策略思維

采用“策略思維”，就是要在明確自己的行文目的后，綜合考量當(dāng)時(shí)的政治氣候，權(quán)衡政策法律環(huán)境，站在全局的高度來(lái)看待自己的意愿和要求，最大限度地吸收與之相關(guān)的信息，來(lái)修正和補(bǔ)充自己的決策和判斷。為了最后實(shí)現(xiàn)自己的發(fā)文目的，在依法行政的大前提下，考慮為什么要說(shuō)、說(shuō)什么、怎么說(shuō)、說(shuō)了有什么效果，慮及時(shí)代發(fā)展進(jìn)程和社會(huì)政治大背景對(duì)行文目標(biāo)的具體影響，既要實(shí)事求是又要權(quán)衡取舍。文秘人員在接受寫作任務(wù)后，首先要對(duì)寫作客體進(jìn)行深入的了解，以弄清工作或生產(chǎn)生活中存在問(wèn)題的基本情況;然后要對(duì)這些情況進(jìn)行深入地分析研究，以掌握其產(chǎn)生的原因和發(fā)展的規(guī)律，探討解決問(wèn)題的重要性和必要性;最后要在此基礎(chǔ)上具體考慮如何開展工作或解決問(wèn)題的要求措施。在行政公文寫作中采用“策略”，就是更多地顧及現(xiàn)實(shí)存在的實(shí)事背景、政策背景、文化背景、經(jīng)濟(jì)背景、道德背景等等，對(duì)寫作禁忌回避和化解，回應(yīng)時(shí)代的召喚、社會(huì)的規(guī)范、群眾的呼聲，在發(fā)文目的與社會(huì)要求間進(jìn)行綜合平衡，以做出正確的寫作決策。

三、寫作載體

3.1要素分析

行政公文的寫作載體即行政公文的格式、語(yǔ)言等。

3.1.1公文的格式

公文是內(nèi)容和形式的統(tǒng)一體，一定的內(nèi)容要用一定的形式來(lái)表現(xiàn)，一定的形式表現(xiàn)一定的內(nèi)容。各類行政公文具有規(guī)范的格式，公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等要素構(gòu)成。

公文的標(biāo)題應(yīng)做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并表明公文種類，即事由加文種(有的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成)。根據(jù)2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)，可將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文分為13種，分別為命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。這些文種各有用途，功能專一，不能混用。例如:請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。而報(bào)告則不同，它適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。有的公文從內(nèi)容上看是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，卻寫成“報(bào)告”，有的部門還常在反映性或匯報(bào)性報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。還有兩種不同的文種并用的情況。例如:將“關(guān)于……的報(bào)告”寫作“關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告”等。這些不規(guī)范的用法，在制作標(biāo)題時(shí)要予以避免。

公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。從不規(guī)范的公文來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)許多公文起草者只是簡(jiǎn)單的從標(biāo)題中選擇幾個(gè)詞了事，或者排列順序上比較混亂。主題詞的標(biāo)引順序應(yīng)為“先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞”，主題詞的選用可參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》，或者參照本行業(yè)試用的公文主題詞表。

3.1.2公文的語(yǔ)言

公文語(yǔ)言必須規(guī)范、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、實(shí)用。公文表達(dá)方式以敘述、說(shuō)明和議論為主，敘述要概括，注重簡(jiǎn)明性，說(shuō)明要客觀，注重條理性，議論要有序，注重邏輯性。

在用詞上，行政公文的用詞多為書面用詞，少用口語(yǔ)詞、方言詞以及土語(yǔ)詞，而且行政公文中有一套特定的專門用語(yǔ)，它們含義特定，用法固定。如開頭常用“近查”、“電悉”、“函悉”、“請(qǐng)示悉”等詞語(yǔ);敘述緣由常用“為了”、“遵照”、“根據(jù)”等詞語(yǔ);表示經(jīng)辦常用“經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“已經(jīng)”等詞語(yǔ);表示承轉(zhuǎn)常用“據(jù)此”、“為此”等詞語(yǔ);表示祈請(qǐng)常用“請(qǐng)求”、“期望”、“盼予”等詞語(yǔ);表示態(tài)度常用“擬”、“準(zhǔn)予”等詞語(yǔ);表示結(jié)尾常用“特此報(bào)告”、“特此通知”、“此復(fù)”等詞語(yǔ)。最常見(jiàn)的錯(cuò)誤是在公文中同時(shí)使用文種慣用過(guò)渡語(yǔ)和結(jié)尾語(yǔ)，如在開頭和主體之間已使用“現(xiàn)通知(通告、批復(fù)、函復(fù))如下”等過(guò)渡，結(jié)尾處又寫上“特此通知(通告、批復(fù)、函達(dá))”、“此告”、“此復(fù)”等慣用結(jié)尾語(yǔ)，造成語(yǔ)義重復(fù)。

公文介紹情況，闡明道理，實(shí)事求是，講求實(shí)效，一般不用描寫和抒情，不肆意刻畫渲染，不用比喻、擬人、夸張等修辭手法。要求語(yǔ)意明確，不生歧義，褒貶得當(dāng)，言簡(jiǎn)意賅。

3.2思維特點(diǎn)

3.2.1功利思維

功利思維是一種理性的思維，要求行為本身要有正面的利益效果，以對(duì)實(shí)施行為的后果作出理性判斷為前提。行政公文具有法定效力和規(guī)范體式，具有極強(qiáng)的寫作功利性。它的制發(fā)要堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則。功利思維要求公文文種的選擇要確實(shí)能夠傳達(dá)政令，準(zhǔn)確表述行政意志，具有恰當(dāng)?shù)男形姆较蚝托形哪康摹?/p>

3.2.2完形思維

完形思維就是由復(fù)雜混亂實(shí)現(xiàn)集中整合，清晰有序、有所選擇、有所舍棄、語(yǔ)言文字形式成為完形思維過(guò)程中的決定性因素，語(yǔ)言文字是實(shí)現(xiàn)公文統(tǒng)一有序的工具，語(yǔ)言文字的廣度和深度決定著寫作思維的廣度和深度。

四、寫作受體

行政公文的寫作受體一般就是公文的主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。行政公文對(duì)受文者有一定的強(qiáng)制性和約束力，行政公文一經(jīng)發(fā)布，在法定時(shí)間和空間范圍內(nèi)，公文對(duì)受文者產(chǎn)生強(qiáng)制性影響，具有法定的行政約束力。

寫主送機(jī)關(guān)時(shí)不僅要黨政分開，機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)也不宜并用;但現(xiàn)行公文卻常出現(xiàn)并用的情況，如“××處并××廳長(zhǎng)”。

國(guó)家規(guī)定:“公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍需其予以配合時(shí)，應(yīng)抄送該機(jī)關(guān)”，“向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)”，“上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)”。

五、制約關(guān)系

公文文種與主送機(jī)關(guān)間有互動(dòng)關(guān)系和制約關(guān)系。許多錯(cuò)用文種的現(xiàn)象，都是由于沒(méi)有弄清這種制約關(guān)系所導(dǎo)致的。例如:如果向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)某事項(xiàng)，那么就應(yīng)該使用“函”;如果向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)某事項(xiàng)，那么就應(yīng)該使用“請(qǐng)示”。批復(fù)只用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，如果是同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的詢問(wèn)和請(qǐng)求，或下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示以外的文件，均不能使用批復(fù)。

寫作系統(tǒng)四要素是相互制約、相互影響、聯(lián)系緊密的統(tǒng)一整體。按照約定俗成的格式寫作，文風(fēng)樸實(shí)，條理清楚，用詞恰當(dāng)，語(yǔ)法規(guī)范，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，才能形成高質(zhì)量的高校行政公文。

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