小議廉租房建設項目管理任務中的溝通管理

摘要:廉租房是政府出資興建的保障住房，政府行使完全支配權，在既定規則的前提下，按照計劃有序地組織和分配。2007年7月25日經烏魯木齊市人民政府第54次常務會議研究通過《烏魯木齊市最低收入家庭廉租住房管理辦法》。該辦法建立和完善了最低收入家庭住房保障制度，保障最低收入家庭的基本住房需求，規范管理本市行政區域內最低收入家庭廉租住房管理工作。廉租房的建設以市屬國有房地產企業代建為主，在廉租房建設的過程中，我感到建設項目管理任務中的溝通管理非常重要。

關鍵詞:廉租房 溝通管理

1 溝通管理的含義

項目管理工作涉及項目管理知識體系(PMBOK)所列九大領域的內容，中國(雙法)項目管理研究會2000年推出的中國項目管理知識體系(C—PMBOK)將這九大知識領域界定為項目管理的九大職能，因為項目管理的職能是通過項目管理者的工作實現的，所以也可以將其按相同知識體系歸納為九大管理任務，具體為:項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理。

溝通管理屬于內在的項目管理任務，它的管理狀態不會直接表現為項目管理目標實現的狀態，但會影響管理任務的執行，從而間接影響項目管理目標的實現。項目溝通管理就是對項目信息傳遞的內容、方法和過程進行全面的管理，其目的是保證項目有關信息能夠及時和恰當地產生、收集、處理、存儲和傳播。

2 溝通管理的意義

廉租房建設項目管理任務中的溝通管理，既不同于普通的房地產開發項目，也不同于政府建設的公益建設項目;由于廉租房建設項目的不同參與方，包括政府相關的管理部門、代建方、咨詢管理方、設計方、施工方等，因其在項目中的角色及利益訴求的不同，因而有著各自不同的項目管理;由于不同的項目訴求與目標決定了各個不同參與方將采用不同的管理方法和手段。各方的管理雖然必須相互依存，相互影響，但也會產生矛盾沖突，然而作為同一工程項目的各個參與方的管理，最終又必須集成為一個整體，即項目各方最終要成為利益共同體。由此可見代建方需要協調建設項目各方利益訴求者的不同需求，為項目整體管理水平達到必要的高度奠定堅實的基礎。

2.1 溝通管理是目前廉租房建設項目管理的薄弱環節

對于項目建設程序的各個階段而言，規劃、設計、監理、施工等階段自身有較完善的管理體系，有各自較為嚴密的標準、規范，但各階段之間仍需要銜接，存在技術信息的相互流動。例如，政府相關管理部門需要了解廉租房的建設規模、建設地點、相關手續的辦理及總造價的控制;作為代建方，不僅要與政府相關管理部門溝通投資規模、房間布局、立面效果、小區規劃，同時還要有自己的初步設想及對設計單位的設計要求;設計單位需要對于現場和施工動態情況的了解;監理、施工單位對于設計使用功能的理解，以及對變更的掌握。項目管理實踐證明，溝通管理失敗引發的問題在項目管理缺陷中占了相當大的比例。

2.2 溝通管理引發的問題往往是嚴重的

溝通管理是在廉租房建設的各階段間、工程各部位間，以及各單位間(簡稱各子系統間)傳遞管理信息，對于其中的部分子系統，這些信息有時作為工作的標準或依據。例如現場±0.00的確定，代建單位需要根據現場的原始標高情況進行適當的調整，這就需要與主體設計單位和配套設計單位及時溝通，以免造成小區管網及道路在設計上出現的矛盾。溝通管理是工作順利開展的保證，例如施工現場各單位對于道路、水電、材料、機械設備、臨時設施的占用及其變化情況的及時溝通，可以避免重復建設節省時間及資金。錯誤的信息一經傳遞，往往會在相對封閉的子系統中持續作用，或者對其他子系統引發連鎖反應，直至出現現實的矛盾后才被發覺，具有隱蔽的特征。

2.3 溝通管理是建設項目管理的經常性工作

溝通管理的重要性，不僅體現在其必要性上，也體現在其經常性上，這是建設項目的特殊性使然。建設項目不僅具有一般項目的“一次性”的特點，還有實施周期長、目標系統化和行為主體多樣化等特點，因而溝通管理對于建設項目管理而言，其意義超出一般的控制方法。特別是在廉租房的建設管理的過程中，政府間各相關部門、代建單位與政府間、代建單位與設計及監理單位之間、代建單位與施工及材料供應單位之間、施工單位與設計及監理單位之間都存在溝通管理的過程，因此溝通管理也是一項經常性工作。

3 溝通管理的方法分析

項目管理實踐表明，溝通管理失敗有以下幾種類型:a.信息未能傳達;b.信息發出方表達錯誤或表達模糊;c.信息接受方理解出現偏差;d.信息與現實不符。

避免以上問題，應從項目管理的組織結構、制約機制、協調程序和協調形式等方面未采取措施，以下分別進行論述:

3.1 建立完善高效的技術信息流動模式

實踐證明，技術信息流動模式并非是單純的“形式”，而是管理方法的重要組成部分，具有重要的實際意義。廉租房建設管理中，最常見的是以施工圖紙進行的，在設計單位和施工單位之間輔助以圖紙會審和施工過程中的技術核定單、設計變更等。對于專業分包單位，一般要求提供盡可能詳細的節點設計文件。在實踐中，看似簡單的各技術服務單位(如沉降觀測、測樁等)及各材料、設備供應商所涉及的技術協調往往更容易出現差錯。這是因為這些方面涉及的專業要求更獨特、變化更頻繁、空間跨度大，并且基本上沒有全面、詳細的文字和圖紙等資料。對于各種情況和要求的溝通管理工作，應具體研究確定技術信息流動模式。下表是幾種常用流動模式的比較:

對于純技術信息的傳遞，例如關于“測樁”的協調，既需要設計單位和測樁單位提供具體的技術要求，又需要土建單位的人工、機械配合，這樣“書面聯系單”的協調模式就很煩瑣而采用“多方會議”的模式較為科學。同樣，對于涉及經濟利益分攤問題時，多方會議極易引發爭執，最好選擇口頭協商或分別單獨會見。

3.1.1 重視工程管理文件的作用:工程管理文件作為管理過程的記錄，對于溝通管理具有重要的實際意義，例如在施工過程中，承包商提供的進度計劃，不僅僅為業主或工程師提供了控制工程進展的依據，在溝通管理面還有以下幾點作用:①使業主或其他單位提供設計圖紙有了時間根據;②使材料、設備的進場得以提前安排;③與現場其他單位就道路、水電、機械、臨時設施的使用進行約定;④作為索賠責任判定和計算的依據。

3.1.2 要求專業承包人提供詳細的節點設計，避免所謂“習慣做法”的托辭:預先進行詳盡的節點設計，特別是與其他承包人的交接部位的設計，有利于及早發現問題，采取有效協調措施，因為同類做法可能有多種不同的細節，及早明確，既便于自己工作，也為其他承包人提供必需的設計依據。

3.2 發揮與完善“項目信息中心”職能

為了減少與避免溝通管理的失敗，設立隸屬于項目管理部的專門負責管理技術信息流動的職能小組或人員是很有意義的。理想化的技術信息流動構造如圖1:

“信息中心”為項目參與各方提供了一個共同的信息接口，使技術信息的流動具備了“集中”的特點，即技術信息在項目部內部或在項目參與者之間的流動，必須經過“信息中心”來操作，另一方面，“信息中心”使技術信息具備了“開放”的特點，即無論項目的哪一點出現變化，一旦傳遞至“信息中心”，經過經理人的處理，又能夠及時傳遞到有關各方。

4 尊重建設程序，遵守建設法規，營造溝通管理的良好環境

項目建設有一定的法律法規和程序要求。隨著建筑產業的發展，與項目建設法規、程序相適應的管理模式也逐漸發展成熟，這是項目管理的基礎和根本保證，同時構成了溝通管理的大環境。在廉租房建設的過程中，由于要求的時間緊，往往造成邊施工邊設計，使本來復雜的溝通管理問題越發難以控制，這就更加凸顯了溝通管理的重要性。隨著廉租房建設的發展，溝通管理逐步完善，加之政府的調控措施及監督控制，相信會營造出溝通管理的良好環境。