論企業(yè)信息化管理的重要意義

摘要：企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地，必須進(jìn)行信息化建設(shè)，所以信息化管理就成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵所在。其重要意義表現(xiàn)在：對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整；加強(qiáng)信息技術(shù)含量，促進(jìn)產(chǎn)品多樣化；降低企業(yè)成本，提高企業(yè)競爭力； 提高企業(yè)的整體管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；信息管理；組織結(jié)構(gòu)

中圖分類號(hào)：F270文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2010）36-0034-02

企業(yè)信息化管理是企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)及信息產(chǎn)品的過程。更確切地說，就是信息技術(shù)由局部到全局、由戰(zhàn)術(shù)層次到戰(zhàn)略層次向企業(yè)全面滲透、運(yùn)用于各個(gè)流程、支持企業(yè)經(jīng)營管理的過程。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，企業(yè)的生存和競爭環(huán)境發(fā)生了根本的變化。企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地，必須進(jìn)行信息化建設(shè)，所以信息化管理就成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵所在。其重要意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整

1．改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)存在多層次、多等級(jí)、機(jī)構(gòu)臃腫、缺乏活力、橫向溝通困難、信息傳遞失真、對(duì)外反應(yīng)遲緩等弊端。現(xiàn)代企業(yè)信息化管理一般將組織機(jī)構(gòu)只設(shè)置為三個(gè)層次。一是高層信息管理機(jī)構(gòu)。這一層是指負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全企業(yè)各種主要信息的信息管理中心，其主要作用是負(fù)責(zé)把與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的重大信息向企業(yè)決策層反饋。二是中層信息管理機(jī)構(gòu)。這一層是指只要負(fù)責(zé)收集、傳遞、處理或反饋各種專業(yè)信息的信息管理機(jī)構(gòu)。三是基層信息管理機(jī)構(gòu)。這一層是處于企業(yè)基層的信息管理機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)收集、傳遞企業(yè)內(nèi)各基層生產(chǎn)單位（車間或分廠）在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的信息。這種組織結(jié)構(gòu)不僅使信息溝通暢通及時(shí)，市場信息與決策層之間的反饋更加迅速，提高了企業(yè)對(duì)市場的快速反應(yīng)能力，而且極大地調(diào)動(dòng)了組織成員的積極性和潛在能力，加強(qiáng)了相互之間的溝通和交流，從而使企業(yè)能更好地適應(yīng)激烈競爭的市場環(huán)境。

2．優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在認(rèn)真研究了企業(yè)的管理體系，全面了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營流程，吸取企業(yè)現(xiàn)有管理體系中的成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上建立信息管理系統(tǒng)，同時(shí)融入國內(nèi)外先進(jìn)的管理思想，并將適用于該企業(yè)的管理模式與企業(yè)實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行有機(jī)整合，能進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在此基礎(chǔ)上，按照企業(yè)資源的內(nèi)在要求，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)管理、產(chǎn)品研究和開發(fā)的信息化；借助計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)（CIMS）和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD），還可實(shí)現(xiàn)人力、財(cái)力、物力和技術(shù)等資源的優(yōu)化。通過加強(qiáng)企業(yè)間的供應(yīng)鏈管理和客戶資源管理（CRM），密切了企業(yè)與供應(yīng)商、銷售商之間的聯(lián)系，從而能充分利用國內(nèi)外信息資源服務(wù)商提供的大量優(yōu)質(zhì)信息資源，準(zhǔn)確把握產(chǎn)品技術(shù)與市場走向，提高企業(yè)的快速反應(yīng)能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

二、加強(qiáng)信息技術(shù)含量，促進(jìn)產(chǎn)品多樣化

企業(yè)的信息管理技術(shù)是保證企業(yè)內(nèi)、外部信息在企業(yè)中準(zhǔn)確、快捷的流動(dòng)，為決策提供依據(jù)，其關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)信息、生產(chǎn)信息、管理信息的有效整合。在企業(yè)信息化管理中主要運(yùn)用到了三大方面的技術(shù)：后臺(tái)技術(shù)、前臺(tái)技術(shù)和虛擬技術(shù)。

1．后臺(tái)技術(shù)——ERP技術(shù)。后臺(tái)技術(shù)是指以企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resources Planning，ERP）系統(tǒng)為代表的企業(yè)內(nèi)部信息管理系統(tǒng)軟件，又稱后臺(tái)管理系統(tǒng)，包括財(cái)務(wù)管理、采購管理、庫存管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理、項(xiàng)目管理等。它主要用于管理企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營的所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化孤島連接起來，使各種業(yè)務(wù)的信息能夠?qū)崿F(xiàn)集成與共享。

2．前臺(tái)技術(shù)——CRM技術(shù)。前臺(tái)技術(shù)是指客戶關(guān)系管理（Customer Relationship Management，CRM）系統(tǒng)，它實(shí)施于企業(yè)的市場、銷售、技術(shù)支持等與客戶有關(guān)的工作部門。客戶關(guān)系管理就是企業(yè)利用信息技術(shù)，通過對(duì)客戶的跟蹤、管理和服務(wù)，留住老客戶、吸引新客戶的手段和方法。CRM是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)、外信息的橋梁，通過建立良好的客戶關(guān)系，可以提升客戶的滿意度，獲得最新的客戶需求。依托信息技術(shù)，利用CRM，可加強(qiáng)對(duì)客戶的了解并為客戶提供更加到位的服務(wù)。

3．虛擬技術(shù)。在經(jīng)濟(jì)全球化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的企業(yè)，面對(duì)瞬息萬變的消費(fèi)需求，變換不定的市場，企業(yè)求得生存和發(fā)展的關(guān)鍵是具有高度的柔性和快速的反應(yīng)能力，富有彈性的動(dòng)態(tài)組織形式。傳統(tǒng)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理難以適應(yīng)這種要求，“虛擬企業(yè)”便應(yīng)運(yùn)而生，因此也就有了“虛擬技術(shù)”、“虛擬管理”。虛擬企業(yè)信息管理的目的是使數(shù)據(jù)和控制信息能夠在虛擬企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中正確流動(dòng)。虛擬企業(yè)通過集成各成員的核心能力和資源，在管理、技術(shù)、資源等方面擁有得天獨(dú)厚的競爭優(yōu)勢(shì)，通過分享市場機(jī)會(huì)和顧客，實(shí)現(xiàn)共贏的目標(biāo)。

三、降低企業(yè)成本，提高企業(yè)競爭力

1．降低企業(yè)采購成本。一般情況下，在企業(yè)的產(chǎn)值中采購成本要占50%以上。因此，企業(yè)要發(fā)展，要贏得市場，就必須降低采購成本，強(qiáng)化采購質(zhì)量，確保交貨期，以增強(qiáng)企業(yè)的整體競爭能力。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，根據(jù)采購物資的類別和金額，實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理，將有關(guān)部門和主管的權(quán)限明確化，避免了因人為操作造成的損失。操作人員只需通過敲擊鍵盤就可以在屏幕上看到物價(jià)部門搜集到的價(jià)格信息，品種質(zhì)量，并且用曲線或表格的形式直觀地反映出他們的市場報(bào)價(jià)，以及它們價(jià)格的歷史變化和發(fā)展趨勢(shì)等。使整個(gè)采購過程完全置于質(zhì)檢、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、生產(chǎn)、技術(shù)、審計(jì)等部門的監(jiān)控下，監(jiān)督人員完全掌握質(zhì)量，價(jià)格和供應(yīng)商的資信狀況，使整個(gè)采購過程透明化和公開化。

2．降低企業(yè)決策成本。傳統(tǒng)的成本管理是以企業(yè)節(jié)約開支為目的，片面地從降低成本乃至力求避免某些費(fèi)用的發(fā)生入手，強(qiáng)調(diào)節(jié)約和節(jié)省。實(shí)行信息化管理后，從大的方面來講，企業(yè)管理的重心由企業(yè)內(nèi)部轉(zhuǎn)向外部，由重生產(chǎn)管理轉(zhuǎn)向重經(jīng)營決策管理，研究分析各種決策成本也就成為企業(yè)成本管理的一項(xiàng)至關(guān)重要的內(nèi)容。與成本管理相關(guān)的指標(biāo)，也不再局限于服務(wù)于產(chǎn)品的生產(chǎn)制造過程，而是將視野向前延伸到產(chǎn)品的市場需求分析，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢(shì)分析，以及產(chǎn)品的設(shè)計(jì)分析；向后延伸到顧客的合作，維修及售后服務(wù)等方面。利用嚴(yán)格細(xì)致的信息化手段對(duì)所有這些成本進(jìn)行管理，可增強(qiáng)產(chǎn)品在市場中的競爭力，提高企業(yè)的知名度，同時(shí)避免決策給企業(yè)帶來的巨大的損失，為保證企業(yè)作出最優(yōu)決策，獲取最佳經(jīng)濟(jì)效益奠定了基礎(chǔ)。

3．從成本優(yōu)勢(shì)中獲取競爭優(yōu)勢(shì)。信息技術(shù)的應(yīng)用范圍可涉及一個(gè)企業(yè)的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，它可以直接影響企業(yè)經(jīng)營過程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，改變成本結(jié)構(gòu)。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造技術(shù)不僅可使企業(yè)降低新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)成本和生產(chǎn)成本，而且還可大幅度降低對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行修改或增加新功能的成本。柔性制造技術(shù)對(duì)庫存管理的替代效應(yīng)，使企業(yè)減少了庫存量，降低了管理成本。信息技術(shù)的應(yīng)用尤其是迅速發(fā)展的電子商務(wù)大大降低了企業(yè)的交易成本，從而形成成本優(yōu)勢(shì)。信息化企業(yè)成本的下降，使企業(yè)能以低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本，并隨著管理規(guī)模的擴(kuò)大形成規(guī)模管理效應(yīng)，從而改變了企業(yè)的競爭方式，給企業(yè)提供了新的競爭空間，使企業(yè)獲取更多的競爭優(yōu)勢(shì)。

四、提高企業(yè)的整體管理水平

1．提高生產(chǎn)流程監(jiān)控管理能力。在采購中，堅(jiān)決砍掉中間環(huán)節(jié)，避免曲線采購，主要原材料比價(jià)采購是提高采購效益的關(guān)鍵。建立信息管理系統(tǒng)后，可通過系統(tǒng)準(zhǔn)確掌握某一時(shí)段的采購單價(jià)及其走勢(shì)等情況，可及時(shí)、準(zhǔn)確地計(jì)算出采購成本及其降低額，獲得各部門的材料采購節(jié)支情況，并依此進(jìn)行獎(jiǎng)懲，使采購管理更加合理化。

在銷售中，通過產(chǎn)品編號(hào)管理可隨時(shí)查詢存于各專用倉庫、經(jīng)銷商及已發(fā)出商品的產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、存放或發(fā)出時(shí)間等詳細(xì)資料，避免了產(chǎn)品長期存放或發(fā)出產(chǎn)品長期被占用帶來的損失，還可準(zhǔn)確查出應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)，有效控制應(yīng)收賬款的規(guī)模，減少了呆、壞賬問題；通過計(jì)算機(jī)直接處理原始憑證，不僅大大縮短了賬目查對(duì)時(shí)間，而且使應(yīng)收賬款的錯(cuò)賬率幾乎為零，解決了長期以來困擾財(cái)務(wù)人員的往來賬目串戶、錯(cuò)賬問題。

在倉儲(chǔ)管理中，ERP系統(tǒng)可對(duì)各種庫存物料和產(chǎn)品儲(chǔ)備時(shí)間和占用資金進(jìn)行層層分解，不但可以反映出總庫存物料和產(chǎn)品占用資金的情況，而且能統(tǒng)計(jì)出每一種物料和產(chǎn)品超儲(chǔ)備占用資金的時(shí)間和金額，并對(duì)物料超儲(chǔ)備占用資金額實(shí)行自動(dòng)報(bào)警，從而為控制存貨成本、提高存貨周轉(zhuǎn)率、減少不合理資金的占用提供了可能。

2．提高財(cái)務(wù)質(zhì)量管理和水平。通過實(shí)施ERP管理，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的管理得到了有機(jī)結(jié)合，從根本上解決了長期困擾企業(yè)的管理部門與財(cái)務(wù)部門、倉庫與財(cái)務(wù)部門、倉庫與車間、車間與財(cái)務(wù)部門信息溝通不暢、賬賬不符、賬證不符和賬物不符的信息孤島問題，架起了財(cái)務(wù)信息與物流信息溝通的橋梁，財(cái)務(wù)管理達(dá)到了運(yùn)算速度快、成本核算精細(xì)的要求，而且解決了以往信息僅集中于少數(shù)崗位的不合理問題。

3．信息化管理可以提高資金監(jiān)控的規(guī)范化水平。目前，國有企業(yè)的資金管理制度不可謂不全，規(guī)章條例也不少，但卻常常出現(xiàn)有章不循的問題，使企業(yè)的資金監(jiān)控成為一大難題。實(shí)施信息化管理，可從兩方面提高資金的監(jiān)控水平，一是把企業(yè)的各種規(guī)章制度盡量變成計(jì)算機(jī)的應(yīng)用管理程序，從而把規(guī)章制度硬化；二是及時(shí)掌握企業(yè)經(jīng)營中的資金與物流信息，從而把事后監(jiān)管變?yōu)槭轮斜O(jiān)管。

4．完善各項(xiàng)管理制度。很多企業(yè)的管理是靠人治，不是靠數(shù)字說話，實(shí)際是不透明的。而利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使得企業(yè)的管理更加精細(xì)化，更加透明化，這樣就能夠極大的規(guī)避效益的流失和“舞弊”的發(fā)生。實(shí)施信息化管理后，公司的各項(xiàng)規(guī)章制度不得不完善，使得管理水平不斷提高，生產(chǎn)經(jīng)營行為得到進(jìn)一步規(guī)范。現(xiàn)在不按規(guī)章制度辦事，管理程序就無法運(yùn)行，即使是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，也必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，在自己的權(quán)限之內(nèi)組織生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，人為因素對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的干擾大大減少。在信息化過程中通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高企業(yè)職工的整體素質(zhì)，建立良好的管理制度和管理體制，從而提高企業(yè)的整體管理水平。

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