論企業信息化管理的重要意義

摘要：企業要想在市場競爭中立于不敗之地，必須進行信息化建設，所以信息化管理就成為企業獲取競爭優勢的關鍵所在。其重要意義表現在：對企業組織結構的調整；加強信息技術含量，促進產品多樣化；降低企業成本，提高企業競爭力； 提高企業的整體管理水平。

關鍵詞：企業；信息管理；組織結構

中圖分類號：F270文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2010）36-0034-02

企業信息化管理是企業應用信息技術及信息產品的過程。更確切地說，就是信息技術由局部到全局、由戰術層次到戰略層次向企業全面滲透、運用于各個流程、支持企業經營管理的過程。隨著現代化信息技術的迅猛發展和普及，企業的生存和競爭環境發生了根本的變化。企業要想在市場競爭中立于不敗之地，必須進行信息化建設，所以信息化管理就成為企業獲取競爭優勢的關鍵所在。其重要意義表現在以下幾個方面：

一、對企業組織結構的調整

1．改進組織結構。傳統的組織結構存在多層次、多等級、機構臃腫、缺乏活力、橫向溝通困難、信息傳遞失真、對外反應遲緩等弊端。現代企業信息化管理一般將組織機構只設置為三個層次。一是高層信息管理機構。這一層是指負責統一管理全企業各種主要信息的信息管理中心，其主要作用是負責把與企業經營管理有關的重大信息向企業決策層反饋。二是中層信息管理機構。這一層是指只要負責收集、傳遞、處理或反饋各種專業信息的信息管理機構。三是基層信息管理機構。這一層是處于企業基層的信息管理機構，主要負責收集、傳遞企業內各基層生產單位（車間或分廠）在生產經營過程中所產生的信息。這種組織結構不僅使信息溝通暢通及時，市場信息與決策層之間的反饋更加迅速，提高了企業對市場的快速反應能力，而且極大地調動了組織成員的積極性和潛在能力，加強了相互之間的溝通和交流，從而使企業能更好地適應激烈競爭的市場環境。

2．優化業務流程。在認真研究了企業的管理體系，全面了解和掌握企業生產經營流程，吸取企業現有管理體系中的成功經驗的基礎上建立信息管理系統，同時融入國內外先進的管理思想，并將適用于該企業的管理模式與企業實際管理經驗進行有機整合，能進一步優化業務流程。在此基礎上，按照企業資源的內在要求，實現基礎管理、產品研究和開發的信息化；借助計算機集成制造系統（CIMS）和計算機輔助設計（CAD），還可實現人力、財力、物力和技術等資源的優化。通過加強企業間的供應鏈管理和客戶資源管理（CRM），密切了企業與供應商、銷售商之間的聯系，從而能充分利用國內外信息資源服務商提供的大量優質信息資源，準確把握產品技術與市場走向，提高企業的快速反應能力和抗風險能力。

二、加強信息技術含量，促進產品多樣化

企業的信息管理技術是保證企業內、外部信息在企業中準確、快捷的流動，為決策提供依據，其關鍵是實現設計信息、生產信息、管理信息的有效整合。在企業信息化管理中主要運用到了三大方面的技術：后臺技術、前臺技術和虛擬技術。

1．后臺技術——ERP技術。后臺技術是指以企業資源規劃（Enterprise Resources Planning，ERP）系統為代表的企業內部信息管理系統軟件，又稱后臺管理系統，包括財務管理、采購管理、庫存管理、生產管理、人力資源管理、項目管理等。它主要用于管理企業內部運營的所有業務環節，并將各業務環節的信息化孤島連接起來，使各種業務的信息能夠實現集成與共享。

2．前臺技術——CRM技術。前臺技術是指客戶關系管理（Customer Relationship Management，CRM）系統，它實施于企業的市場、銷售、技術支持等與客戶有關的工作部門。客戶關系管理就是企業利用信息技術，通過對客戶的跟蹤、管理和服務，留住老客戶、吸引新客戶的手段和方法。CRM是聯系企業內、外信息的橋梁，通過建立良好的客戶關系，可以提升客戶的滿意度，獲得最新的客戶需求。依托信息技術，利用CRM，可加強對客戶的了解并為客戶提供更加到位的服務。

3．虛擬技術。在經濟全球化、網絡化時代的企業，面對瞬息萬變的消費需求，變換不定的市場，企業求得生存和發展的關鍵是具有高度的柔性和快速的反應能力，富有彈性的動態組織形式。傳統企業的組織結構和管理難以適應這種要求，“虛擬企業”便應運而生，因此也就有了“虛擬技術”、“虛擬管理”。虛擬企業信息管理的目的是使數據和控制信息能夠在虛擬企業網絡中正確流動。虛擬企業通過集成各成員的核心能力和資源，在管理、技術、資源等方面擁有得天獨厚的競爭優勢，通過分享市場機會和顧客，實現共贏的目標。

三、降低企業成本，提高企業競爭力

1．降低企業采購成本。一般情況下，在企業的產值中采購成本要占50%以上。因此，企業要發展，要贏得市場，就必須降低采購成本，強化采購質量，確保交貨期，以增強企業的整體競爭能力。實現信息化管理后，根據采購物資的類別和金額，實行分級分權管理，將有關部門和主管的權限明確化，避免了因人為操作造成的損失。操作人員只需通過敲擊鍵盤就可以在屏幕上看到物價部門搜集到的價格信息，品種質量，并且用曲線或表格的形式直觀地反映出他們的市場報價，以及它們價格的歷史變化和發展趨勢等。使整個采購過程完全置于質檢、財務、計劃、生產、技術、審計等部門的監控下，監督人員完全掌握質量，價格和供應商的資信狀況，使整個采購過程透明化和公開化。

2．降低企業決策成本。傳統的成本管理是以企業節約開支為目的，片面地從降低成本乃至力求避免某些費用的發生入手，強調節約和節省。實行信息化管理后，從大的方面來講，企業管理的重心由企業內部轉向外部，由重生產管理轉向重經營決策管理，研究分析各種決策成本也就成為企業成本管理的一項至關重要的內容。與成本管理相關的指標，也不再局限于服務于產品的生產制造過程，而是將視野向前延伸到產品的市場需求分析，相關技術的發展態勢分析，以及產品的設計分析；向后延伸到顧客的合作，維修及售后服務等方面。利用嚴格細致的信息化手段對所有這些成本進行管理，可增強產品在市場中的競爭力，提高企業的知名度，同時避免決策給企業帶來的巨大的損失，為保證企業作出最優決策，獲取最佳經濟效益奠定了基礎。

3．從成本優勢中獲取競爭優勢。信息技術的應用范圍可涉及一個企業的所有經濟活動，它可以直接影響企業經營過程中的任何一個環節，改變成本結構。計算機輔助設計和制造技術不僅可使企業降低新產品的設計成本和生產成本，而且還可大幅度降低對現有產品進行修改或增加新功能的成本。柔性制造技術對庫存管理的替代效應，使企業減少了庫存量，降低了管理成本。信息技術的應用尤其是迅速發展的電子商務大大降低了企業的交易成本，從而形成成本優勢。信息化企業成本的下降，使企業能以低信息成本實現共享管理成本，并隨著管理規模的擴大形成規模管理效應，從而改變了企業的競爭方式，給企業提供了新的競爭空間，使企業獲取更多的競爭優勢。

四、提高企業的整體管理水平

1．提高生產流程監控管理能力。在采購中，堅決砍掉中間環節，避免曲線采購，主要原材料比價采購是提高采購效益的關鍵。建立信息管理系統后，可通過系統準確掌握某一時段的采購單價及其走勢等情況，可及時、準確地計算出采購成本及其降低額，獲得各部門的材料采購節支情況，并依此進行獎懲，使采購管理更加合理化。

在銷售中，通過產品編號管理可隨時查詢存于各專用倉庫、經銷商及已發出商品的產品型號、數量、存放或發出時間等詳細資料，避免了產品長期存放或發出產品長期被占用帶來的損失，還可準確查出應收賬款的賬齡結構，有效控制應收賬款的規模，減少了呆、壞賬問題；通過計算機直接處理原始憑證，不僅大大縮短了賬目查對時間，而且使應收賬款的錯賬率幾乎為零，解決了長期以來困擾財務人員的往來賬目串戶、錯賬問題。

在倉儲管理中，ERP系統可對各種庫存物料和產品儲備時間和占用資金進行層層分解，不但可以反映出總庫存物料和產品占用資金的情況，而且能統計出每一種物料和產品超儲備占用資金的時間和金額，并對物料超儲備占用資金額實行自動報警，從而為控制存貨成本、提高存貨周轉率、減少不合理資金的占用提供了可能。

2．提高財務質量管理和水平。通過實施ERP管理，財務與業務的管理得到了有機結合，從根本上解決了長期困擾企業的管理部門與財務部門、倉庫與財務部門、倉庫與車間、車間與財務部門信息溝通不暢、賬賬不符、賬證不符和賬物不符的信息孤島問題，架起了財務信息與物流信息溝通的橋梁，財務管理達到了運算速度快、成本核算精細的要求，而且解決了以往信息僅集中于少數崗位的不合理問題。

3．信息化管理可以提高資金監控的規范化水平。目前，國有企業的資金管理制度不可謂不全，規章條例也不少，但卻常常出現有章不循的問題，使企業的資金監控成為一大難題。實施信息化管理，可從兩方面提高資金的監控水平，一是把企業的各種規章制度盡量變成計算機的應用管理程序，從而把規章制度硬化；二是及時掌握企業經營中的資金與物流信息，從而把事后監管變為事中監管。

4．完善各項管理制度。很多企業的管理是靠人治，不是靠數字說話，實際是不透明的。而利用先進的計算機信息系統，使得企業的管理更加精細化，更加透明化，這樣就能夠極大的規避效益的流失和“舞弊”的發生。實施信息化管理后，公司的各項規章制度不得不完善，使得管理水平不斷提高，生產經營行為得到進一步規范。現在不按規章制度辦事，管理程序就無法運行，即使是企業領導人，也必須嚴格遵守規章制度，在自己的權限之內組織生產經營活動，人為因素對生產經營活動的干擾大大減少。在信息化過程中通過轉變傳統的管理理念，提高企業職工的整體素質，建立良好的管理制度和管理體制，從而提高企業的整體管理水平。

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