淺談如何做好高校教學秘書工作

摘要: 高校提高教學質量離不開教學管理隊伍，教學秘書作為教學管理隊伍中最基本的教學管理人員，起重要的作用。分析了教學秘書工作的特點并說明如何做好教學秘書的工作。

關鍵詞：高等學校；教學秘書；工作

中圖分類號：G640文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2010）36-0320-02

高校是培養德智體全面發展的社會主義事業的建設者和接班人的搖籃。學生的綜合素質能否全面提高，培養的人才是否得到社會用人單位的認可，都有賴于學校的教學、科研、管理等多個部門的通力合作。教學管理是高校管理的重心所在，是提高整體辦學水平的根本保證。而教學秘書工作正是教學管理工作的重要環節，是學校教務工作與系教學工作的橋梁和紐帶。教務處對學校的教學組織和實施，大部分都是通過教學秘書下達、執行和反饋的。同時，教學秘書又要完成本系的教學管理和組織工作，教學秘書工作政策性強、業務性強、服務性強，工作量也很大。因此，如何把握教學教務工作特點，優質高效地做好教學秘書工作就顯得尤為重要。

一、高校教學秘書的工作特點

（一）高校教學秘書具有服務的特點

教學秘書工作是一項計劃性強、內容豐富、繁多細致的綜合性服務工作。他們既要服務于教學中心工作，又要服務于教學相關部門、院系領導、教師和學生。通過日常教學運行管理、教師授課情況管理、學籍管理、教材管理、教學檔案管理等工作得以實現。

（二）高校教學秘書具有協調工作的特點

教學秘書一方面要完成教學主管部門、院系領導布置的各項工作；另一方面還要借助有效的溝通手段協調院系、教研室、教師和學生之間的關系。只有進行有效的溝通協調，才能保證教學工作達到預定目標，從而保證教學秩序的正常運轉。教學秘書因工作原因需要經常與學校教務處、學生處及各院系、各部門進行聯系，特別是與本院、系的教師和學生聯系，在這些關系中要學會有效的溝通。溝通是管理的最為重要的組成部分，只有與人良好的溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到必要的信息，才能獲得他人的鼎力相助。

（三）高校教學秘書具有教學信息管理的特點

在教學活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，如學科專業發展規劃、教學計劃、教學大綱、教學簡報、建設與改革方面的有關資料等都是多年積累下來的智慧結晶，對穩定教學秩序和深化教學改革具有重要的繼承和借鑒的價值，需要教學秘書專門管理。教學秘書在參與教學管理中，需要編制大量教學及教學管理的文件或資料，相當部分要立卷歸檔，備日后查考。這些教學信息都是多年積累下來的智慧結晶，對穩定教學秩序和深化教學改革具有重要的繼承和借鑒的價值，需要教學秘書專門管理。

二、如何做好高校教學秘書的工作

（一）要有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神

教學秘書的工作主要是服務性工作，很多是瑣碎的，不僅任務繁重，而且頭緒多，牽涉到高校各個部門，有時任務急，還得同時完成幾項任務，不得不加班加點，甚至連節假日也不能休息，需要經常加班才能完成。因此，教學秘書需要有高尚的奉獻和自我犧牲精神，如果沒有一種服務意識和樂于吃苦、甘于奉獻的精神，是絕對做不好秘書工作的。所以要正確對待自己的人生價值，秘書人員的價值就是通過自己的任勞任怨地做好服務工作，在默默無聞的平凡事業中體現出來的，只要熱愛它，同樣可以作出顯著成績。教學質量是高等學校生存和發展的基礎，是高校的生命線；保證和提高教育教學質量是學校永恒的主題。而這些，都離不開教學管理人員對教學管理工作的忠誠和熱愛，對教學質量的不懈追求。我們要通過加強管理來保證人才的培養質量，向管理要效益，向管理要成績，向管理要質量。為此，教學秘書更要增強使命感和責任感，深刻明確肩上的重任，絕不可放松對教學管理質量的要求，更要有敬業奉獻精神和吃苦耐勞精神，甘做無名英雄，兢兢業業地、腳踏實地地努力工作，在實踐中提高分析問題和解決問題的能力，不斷提升服務質量。

（二）必須加強學習，不斷提高政治、業務素質

高校教學秘書工作需要具備一定的理論功底，因此，必須加強學習。第一，學習理論，才有方向。認真學習黨的路線方針政策，學習黨的“十七大”精神，認真學習“科學發展觀”的重要思想，并自覺運用于實踐，提高政治理論水平，自覺運用理論武裝頭腦。第二，學習業務，提高水平。學習各項業務知識，提高處理各方面問題的能力，才能提高水平。高校教學秘書的工作涉及面廣、綜合性強，這就要求既當專家，又當通才。要充分認識到提高業務素質的緊迫感，學習運用現代化的辦公技術，使自己的理論水平和業務水平適應不斷變化發展的新形勢，能夠跟上時代的步伐。在此基礎上，還要廣開視角，向群眾學習，在實踐中打牢理論、業務和文字功底，努力提高自身素質，迎接時代的挑戰。

（三）要想很好地駕馭高校教學秘書工作，還應具備幾種能力

1.具備較強的協調和溝通能力。現代教學管理活動處處離不開有效的協調和必要的溝通。在日常的教學管理中，經常有不和諧的因素存在，教學秘書要在協調的基礎上溝通信息，化解矛盾，融洽關系，統一認識和行動，保持良好的教學秩序，取得較好的教學效果。

2.具備較強的創新能力。創新是一個民族的靈魂，也是學校的靈魂。創新是學校興旺發達的不竭動力，作為高校的教學秘書，要緊緊跟上高等教育發展的新形勢，解放思想，樹立全新的意識和觀念，通過學習和研究，在日常工作中提取出有價值的新思想、新方法，不斷創新，與時俱進，在工作中發揮主動性、積極性和創造性，具備較強的創新能力，才能適應知識經濟時代的發展需要，才能推動教學管理工作。

3.具備計算機操作能力和外語溝通能力。計算機操作能力和外語溝通能力是新時期教學秘書應具備的工作技能。現代教學管理要運用先進的教學管理系統軟件，計算機字表處理、數據庫、網上辦公等，目的在于為師生提供快捷優質服務的同時也減輕自身的工作強度，提高工作效率。中外合作辦學的開展，對教學秘書的管理技能提出了更高的要求，越來越多外籍項目負責人和教師對教學的參與，增加了教學秘書協調溝通的對象，在教學任務安排和教學事務日常管理上同樣要聯系他們，同他們解釋有關事宜，協調有關工作，如果沒有一定的外語溝通能力，很難開展管理工作。

4.具備良好的寫作能力和表達能力。教學秘書經常要根據教學中的實際情況撰寫一些教學文書，如教學通知、教學事務報告、申請、記錄等，就要有一定的寫作能力；在調整課表、考試管理、預訂教材、處理學籍等工作中需要與工作對象反復磋商，貫徹領導的教學決策，傳達師生對教學的建議，在上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜中，做到簡明扼要、語言得體、表達清楚，應有良好的語言表達能力。

總之，高等學校教學質量的提高需具備一支優秀的教師隊伍，同時也需要一批優秀的教學管理人才。教學秘書在教學管理中的作用是不可低估的，作為教學秘書也應該愛崗敬業，努力提高自己各方面的素質，當好領導的助手和參謀，為深化高校教育改革盡心竭力。

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