用友NC財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的操作要點(diǎn)

[摘 要] 本文根據(jù)目前我國集團(tuán)大中型企業(yè)管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)用友NC項(xiàng)目實(shí)施過程中積累的操作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合用友ERP-U8普及版的操作，運(yùn)用對(duì)比法，重點(diǎn)介紹了會(huì)計(jì)科目的成批復(fù)制、輔助核算科目期初數(shù)據(jù)的錄入、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成與傳輸、固定資產(chǎn)憑證的生成等方面的操作要點(diǎn)，以便讓實(shí)務(wù)工作者能更快地掌握用友NC的操作方法，更好地使用用友NC，提高企業(yè)信息化管理工作的效率。

[關(guān)鍵詞] 用友NC;操作步驟;操作要點(diǎn);用友ERP-U8

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 12 . 001

[中圖分類號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673 - 0194(2010)12- 0003 - 03

一、引 言

用友NC是用友公司面向集團(tuán)型企業(yè)推出的ERP財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。用友NC自1998年推出后，經(jīng)歷十幾年的發(fā)展，到今天已經(jīng)是個(gè)非常成熟的平臺(tái)，目前已成為我國集團(tuán)大中型企業(yè)管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)的首選。許多集團(tuán)型企業(yè)為了滿足企業(yè)信息化管理的需求，紛紛選擇了用友NC， 比如寧夏東方鉭業(yè)股份有限公司、云南錫業(yè)集團(tuán)(控股)有限責(zé)任公司、中國三峽總公司、中國電子信息產(chǎn)業(yè)集團(tuán)。用友NC擁有完善的業(yè)務(wù)流程、強(qiáng)大的預(yù)算管理控制功能、系統(tǒng)開放以及靈活可擴(kuò)展等特點(diǎn)，對(duì)改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力可以起到重要的作用。用友NC包括財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、分銷、零售、客戶關(guān)系、人力資源等企業(yè)信息化管理的所有系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了所有系統(tǒng)信息的共享和集成。所以，“財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)”的操作是否順利，不僅會(huì)影響其他子系統(tǒng)的信息共享，還會(huì)影響整個(gè)NC項(xiàng)目的順利實(shí)施和企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

用友NC是基于JAVA平臺(tái)的B/S結(jié)構(gòu)的軟件，所有客戶端的操作是在瀏覽器中進(jìn)行的。由于JAVA的跨平臺(tái)性，在有因特網(wǎng)瀏覽器的支持下，本系統(tǒng)可在任何現(xiàn)有的操作系統(tǒng)上運(yùn)行，因此，用友NC項(xiàng)目的安全設(shè)置是非常重要的。用友NC項(xiàng)目的安全設(shè)置必須嚴(yán)格按照項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理的要求進(jìn)行。此設(shè)置為一次性的，只要設(shè)置好以后就不用再設(shè)置了。但為防以后系統(tǒng)出現(xiàn)故障，需要把安全設(shè)置的要求和具體操作詳細(xì)記錄下來備用。另外，用友NC功能完善，操作模塊和功能節(jié)點(diǎn)繁多，為了便于操作，NC的主要窗口分為快捷菜單區(qū)、系統(tǒng)功能區(qū)、功能節(jié)點(diǎn)區(qū)、消息區(qū)和登錄狀態(tài)條等5個(gè)主要區(qū)域。由于每個(gè)崗位所做的工作有差別，使用NC系統(tǒng)的工作人員一般不會(huì)用到全部的操作功能，為了簡(jiǎn)化點(diǎn)擊功能節(jié)點(diǎn)分支的操作，操作人員對(duì)所有常用的功能節(jié)點(diǎn)可以創(chuàng)建快捷方式。鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊末級(jí)功能節(jié)點(diǎn)，選擇“創(chuàng)建快捷方式”功能即可完成常用的功能節(jié)點(diǎn)快捷方式的建立。操作時(shí)直接在功能節(jié)點(diǎn)區(qū)雙擊某快捷方式圖標(biāo)即可打開功能節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)操作。除此之外，與U8版本相比，操作明顯不同的還有會(huì)計(jì)科目的設(shè)置和期初余額的錄入、網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)報(bào)表的生成與傳輸、固定資產(chǎn)憑證的生成等，下面根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過程中積累的操作經(jīng)驗(yàn)，主要從以下方面介紹使用用友NC財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)注意的操作要點(diǎn)，以便工作人員能快速掌握用友NC財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的操作方法。

二、會(huì)計(jì)科目的設(shè)置和期初余額的錄入

(一)會(huì)計(jì)科目的成批復(fù)制

使用用友NC項(xiàng)目的集團(tuán)型企業(yè)的會(huì)計(jì)科目，一般由集團(tuán)統(tǒng)一下發(fā)會(huì)計(jì)科目表，下級(jí)單位不允許對(duì)下發(fā)的科目進(jìn)行修改或刪除操作;如有特殊要求需要向集團(tuán)提出申請(qǐng)，由集團(tuán)幫忙設(shè)置。所以，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置主要是由集團(tuán)總部來完成。下級(jí)單位可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)置的科目下增設(shè)下級(jí)科目。

設(shè)置下級(jí)明細(xì)會(huì)計(jì)科目時(shí)，當(dāng)遇到某一科目的下級(jí)與另一個(gè)或幾個(gè)科目的下級(jí)內(nèi)容相同，使用用友ERP-U8系統(tǒng)時(shí)，可以利用“會(huì)計(jì)科目”窗口中的“編輯”下的“成批復(fù)制”命令將源科目下的下級(jí)成批復(fù)制到目標(biāo)科目中作為下級(jí)，根據(jù)需要只需將科目做適當(dāng)調(diào)整即可。但在使用用友NC項(xiàng)目時(shí)，要想復(fù)制某個(gè)科目的所有下級(jí)，卻必須在“會(huì)計(jì)科目”窗口點(diǎn)擊“列表顯示”命令，在科目列表中找到源科目中的相同的下級(jí)科目，然后逐個(gè)地復(fù)制過來。也就是說，用友NC項(xiàng)目，沒有提供成批復(fù)制的功能。

與用友ERP-U8版本相同的是，有輔助項(xiàng)的需要點(diǎn)擊“輔助核算”的參照按鈕，選擇相應(yīng)的輔助項(xiàng)。與用友ERP-U8版本不同的是，用友NC項(xiàng)目提供的輔助核算項(xiàng)目非常詳細(xì)，選擇時(shí)需要選擇具體的輔助核算項(xiàng)目名稱，輸入的輔助核算內(nèi)容有時(shí)也會(huì)比較多。

(二)輔助核算科目期初數(shù)據(jù)的錄入

期初余額是指系統(tǒng)開始啟用月份的月初余額，所有單位都必須根據(jù)集團(tuán)的統(tǒng)一規(guī)劃，確定某一具體月份的1日作為所有單位的的啟用日期，并以上期月末的期末數(shù)作為此系統(tǒng)的期初余額。

會(huì)計(jì)科目期初余額的錄入，主要包括無輔助核算的科目期初數(shù)據(jù)錄入和設(shè)置了輔助核算的科目期初數(shù)據(jù)的錄入。與用友ERP-U8操作區(qū)別比較大的是設(shè)置了輔助核算的科目期初數(shù)據(jù)錄入。在用友ERP-U8系統(tǒng)中，只要在“期初余額輸入”窗口點(diǎn)擊設(shè)置了輔助核算的科目的“期初余額”欄，即可以進(jìn)入相應(yīng)的輔助核算期初余額錄入窗口，點(diǎn)擊“增加”按鈕，即可以依次輸入有關(guān)信息。在用友NC系統(tǒng)中，設(shè)置了輔助核算的科目期初數(shù)據(jù)的錄入，相對(duì)用友ERP-U8系統(tǒng)的操作而言，稍顯復(fù)雜，具體操作包括如下4個(gè)步驟:

第一步，點(diǎn)擊工具欄的“輔助”按鈕;

第二步，點(diǎn)擊工具欄的“增加”，選擇輔助核算內(nèi)容;

第三步，在彈出的輔助核算對(duì)話框中選擇“核算內(nèi)容”，選中內(nèi)容后確認(rèn);在原幣中錄入金額;如需增加多個(gè)核算內(nèi)容，通過“增加”按鈕新增一行，再選擇核算內(nèi)容并錄入金額，完成后“確定”;

第四步，點(diǎn)擊“保存”。

當(dāng)某一科目需要輸入的輔助核算內(nèi)容比較多時(shí)，可以巧用科目的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入功能，提高輔助核算科目期初數(shù)據(jù)的錄入速度。主要的操作步驟包括以下3步:

第一步，在輔助核算數(shù)據(jù)錄入界面，先手工錄入一筆數(shù)據(jù);

第二步，新建一空白Excel文件，點(diǎn)擊“Excel導(dǎo)出”按鈕，在彈出窗口點(diǎn)擊“瀏覽”選擇新建的Excel文件，將數(shù)據(jù)格式導(dǎo)出成Excel格式(如圖1所示);

第三步，按導(dǎo)出的Excel格式將數(shù)據(jù)整理好后，執(zhí)行“導(dǎo)入”功能(如圖2所示)。

三、網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)報(bào)表的生成與傳輸

用友NC會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)主要應(yīng)該完成報(bào)表格式的設(shè)計(jì)、報(bào)表數(shù)據(jù)的生成和網(wǎng)絡(luò)報(bào)表的傳輸。報(bào)表格式的設(shè)計(jì)，用友NC與用友ERP-U8的操作區(qū)別不大，主要不同表現(xiàn)在報(bào)表數(shù)據(jù)生成的操作。另外，網(wǎng)絡(luò)報(bào)表的傳輸是用友NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)特有的。下面分別介紹報(bào)表數(shù)據(jù)的生成和網(wǎng)絡(luò)報(bào)表的傳輸?shù)牟僮饕c(diǎn)。

(一)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的生成

在用友ERP-U8普及版中只要切換格式/數(shù)據(jù)按鈕，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入單位名稱和相應(yīng)的關(guān)鍵字，就可以生成相應(yīng)單位的特定月份的報(bào)表數(shù)據(jù)。但是，在用友NC系統(tǒng)中各單位需要錄入什么報(bào)表都是由任務(wù)來確定的，即報(bào)表是掛接在任務(wù)下面的，只有設(shè)置某個(gè)任務(wù)為當(dāng)前任務(wù)，才能錄入該任務(wù)下面的相關(guān)報(bào)表。因此，利用用友NC-UFO報(bào)表系統(tǒng)生成報(bào)表數(shù)據(jù)的操作與用友ERP-U8的操作有很大的不同。具體包括以下幾個(gè)操作流程。

第一步，報(bào)表系統(tǒng)登錄。在用友NC系統(tǒng)登錄界面，點(diǎn)擊“iUFO”圖標(biāo)，選擇需要進(jìn)入報(bào)表系統(tǒng)的單位編碼，錄入“用戶編碼”、“用戶密碼”和登錄時(shí)間，點(diǎn)擊“登錄”即可。特別要注意的是，報(bào)表系統(tǒng)的口令必須與總賬中此用戶的口令一致，否則不能從賬務(wù)中提取數(shù)據(jù)。

第二步，設(shè)置當(dāng)前任務(wù)和當(dāng)前數(shù)據(jù)源。點(diǎn)擊主界面狀態(tài)欄下的“當(dāng)前數(shù)據(jù)源”和“當(dāng)前任務(wù)”，選中要取數(shù)的賬套，選中某個(gè)任務(wù)，再點(diǎn)擊“設(shè)置”，進(jìn)入“設(shè)置當(dāng)前數(shù)據(jù)源”界面后，點(diǎn)擊當(dāng)前數(shù)據(jù)源設(shè)置中的“數(shù)據(jù)源信息配置”項(xiàng)，在彈出的窗口中需錄入單位編碼、用戶編碼和用戶口令，同樣，此口令必須與賬務(wù)系統(tǒng)中該用戶的口令一致。

第三步，報(bào)表數(shù)據(jù)的生成。報(bào)表格式、報(bào)表公式定義好保存以后，當(dāng)需要生成報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，按“我的報(bào)表”—“報(bào)表數(shù)據(jù)”路徑進(jìn)入操作界面后， 點(diǎn)擊界面右側(cè)上方“錄入”下的“Web方式錄入”;在出現(xiàn)的窗口中選擇要錄入數(shù)據(jù)的單位名稱和時(shí)間關(guān)鍵字，點(diǎn)擊“確定”;在左側(cè)報(bào)表列表中選擇需要錄入的報(bào)表，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“計(jì)算”;錄入需要手工錄入的單元格數(shù)據(jù)，有合計(jì)項(xiàng)的可以點(diǎn)“數(shù)據(jù)”菜單中的“區(qū)域計(jì)算”功能自動(dòng)計(jì)算合計(jì)數(shù)，然后再點(diǎn)擊文件菜單下的“保存”即可產(chǎn)生相應(yīng)的報(bào)表數(shù)據(jù)。

(二)網(wǎng)絡(luò)報(bào)表的傳輸

網(wǎng)絡(luò)報(bào)表的傳輸主要用于向上級(jí)單位上報(bào)報(bào)表，上報(bào)后的報(bào)表不能修改，必須請(qǐng)求取消上報(bào)后才能修改。要上報(bào)數(shù)據(jù)必須先查詢出需要上報(bào)的報(bào)表，勾選報(bào)表后點(diǎn)擊報(bào)送管理下的“上報(bào)確認(rèn)”命令，即可。有關(guān)操作步驟具體包括下面5步:

第一步，點(diǎn)開主應(yīng)用區(qū)的“報(bào)表數(shù)據(jù)”節(jié)點(diǎn);

第二步，在窗口右側(cè)通過“查詢”或“高級(jí)查詢”功能將符合條件的報(bào)表列表查詢出來;

第三步，在報(bào)表列表中找到要進(jìn)行查看的報(bào)表;

第四步，點(diǎn)擊列表中的“操作”列的圖標(biāo)，即可進(jìn)入“報(bào)表工具錄入”的窗口，通過“打開”功能即可打開要查看的報(bào)表;

第五步，勾選報(bào)表后點(diǎn)擊報(bào)送管理下的“上報(bào)確認(rèn)”命令，上報(bào)成功，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)標(biāo)注上報(bào)標(biāo)記。

四、固定資產(chǎn)憑證的生成

要利用財(cái)務(wù)軟件生成固定資產(chǎn)憑證，一般必須先進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)憑證常用科目或模板的定義。

用友ERP-U8普及版，在對(duì)固定資產(chǎn)子系統(tǒng)進(jìn)行“財(cái)務(wù)接口”對(duì)賬科目設(shè)置和固定資產(chǎn)增減方式對(duì)應(yīng)入賬科目設(shè)置等初始化操作時(shí)，就基本完成了固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)常用科目或基本模板的定義。固定資產(chǎn)在日常管理過程中，主要通過在業(yè)務(wù)發(fā)生后立即制單或者在期末批量制單完成固定資產(chǎn)整加、減少、折舊的分配等業(yè)務(wù)憑證的生成。而且，不管是采用哪種方式生成憑證，填制憑證的所有操作均是在固定資產(chǎn)子系統(tǒng)中完成。

與用友ERP-U8普及版不同的是，用友NC項(xiàng)目固定資產(chǎn)憑證的定義和生成，是在客戶化—會(huì)計(jì)平臺(tái)—財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)平臺(tái)—科目分類定義、憑證模板定義、憑證生成中完成。有關(guān)業(yè)務(wù)憑證的生成，具體操作步驟如下:

第一步，點(diǎn)擊“查詢”按鈕，在查詢條件界面選擇要生成憑證的業(yè)務(wù)類型如“資產(chǎn)增加”后“確定”;

第二步，查詢出單據(jù)列表后，點(diǎn)擊“全選”或在“選擇”列直接輸入號(hào)碼(多張單據(jù)要生成一張憑證則輸入相同的號(hào)碼)，再點(diǎn)擊“生成”按鈕;

第三步，出現(xiàn)生成的憑證列表后，憑證無誤后，對(duì)憑證進(jìn)行“保存”，保存成功后即把憑證傳遞到了總賬系統(tǒng)。

需要特別注意的是，用友NC項(xiàng)目，除了折舊計(jì)提的憑證可以在“折舊與攤銷”界面直接點(diǎn)擊“生成憑證”生成以外，其他業(yè)務(wù)類型的憑證的生成則只能在會(huì)計(jì)平臺(tái)中操作完成。另外，要使用NC項(xiàng)目“折舊與攤銷”模塊計(jì)提折舊，必須先點(diǎn)擊“讀取數(shù)據(jù)”按扭，再點(diǎn)擊“折舊計(jì)提”按扭。折舊計(jì)提后如需修改折舊額，可點(diǎn)擊“修改”按鈕，手工進(jìn)行修改。

五、結(jié) 論

用友NC在操作平臺(tái)、功能模塊組成、操作界面、安全設(shè)置等方面與用友U8有很大區(qū)別。用友NC 的工資核算、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款等系統(tǒng)的操作，與用友U8相比，雖然也有所不同，但與其他一些常用財(cái)務(wù)管模塊相比，區(qū)別相對(duì)還是不大。為了讓實(shí)務(wù)工作者能更快地掌握NC的操作，更好地使用用友NC，本文結(jié)合用友U8的操作，主要對(duì)NC的安全設(shè)置、功能節(jié)點(diǎn)快捷方式的創(chuàng)建、會(huì)計(jì)科目的成批復(fù)制、輔助核算科目期初數(shù)據(jù)的錄入、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成與傳輸、固定資產(chǎn)憑證的生成等方面的操作應(yīng)掌握的要點(diǎn)做了介紹，對(duì)其中有些系統(tǒng)與U8的一些細(xì)微不同以及用友NC的工資核算、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款等系統(tǒng)的操作，由于篇幅所限在此不再贅述，工作人員在項(xiàng)目實(shí)施培訓(xùn)時(shí)稍加注意或閱讀操作指南與幫助資料即可。

主要參考文獻(xiàn)

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