論檔案信息化管理及其對策

摘 要:檔案信息化管理是新時代檔案管理的目標，也是數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術、遠程通信技術等現(xiàn)代化先進技術的有機整合所構成的檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。對檔案信息化管理進行了一些探討和研究。關鍵詞:檔案信息化;問題;原則;對策

中圖分類號:F49

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)08-0278-01

1 當前檔案信息化管理存在的問題

電子信息化技術的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但也存在不少問題。

技術支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

規(guī)范體系不健全。標準規(guī)范是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，現(xiàn)已出臺的標準，還不能滿足檔案信息化快速有序的發(fā)展。就目前看，由于檔案信息化活動比較具體，還沒有專門的檔案信息化法律、法規(guī)來進行規(guī)范。適用于檔案信息化建設的信息法律、信息倫理與信息政策等人文管理手段也尚未確立，作為檔案信息化建設的主要形式的電子文件的法律地位還未正式確立，導致電子文件的原始性、真實性難以認定。

安全制度不完善。隨著計算機及網(wǎng)絡通信技術在檔案信息化建設中應用范圍的不斷拓展，信息安全問題成了檔案信息化建設的一個瓶頸。計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡犯罪分子可乘之機。

人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結構看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

2 檔案信息化應遵循的三大原則

規(guī)范性原則:制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。

安全性原則:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

效益性原則:檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟、社會效益;利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵。

3 推進檔案信息化的對策

提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

建立規(guī)范體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。所以制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，切實推動檔案標準化、規(guī)范化、信息化。

完善安全制度。檔案信息化建設最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。

加強人才建設。檔案信息化建設就是運用計算機和網(wǎng)絡技術為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。

參考文獻

[1]趙暉.信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題[J].辦公自動化，2008，123(1):56-58.

[2]馬海濤.高校檔案管理信息化建設探析[J].山東教育學院學報，2008，(4).