工作分析中常見(jiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

現(xiàn)在，越來(lái)越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到了工作分析對(duì)企業(yè)管理的作用和意義，并把它運(yùn)用到了人力資源管理的實(shí)踐中。但無(wú)論是認(rèn)識(shí)層面上，還是操作層面上，我們?cè)诠ぷ鞣治鲋卸即嬖谝恍﹩?wèn)題。

一、工作分析中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.忽視企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的變化

有些公司在進(jìn)行工作分析時(shí)，忽略了企業(yè)的生命周期和戰(zhàn)略目標(biāo)等動(dòng)態(tài)環(huán)境的變化，降低了工作分析結(jié)果的可操作性。

企業(yè)處于不同的生命周期，其戰(zhàn)略目標(biāo)也相應(yīng)地會(huì)有所不同。處于幼稚期時(shí)，企業(yè)追求的可能僅僅是生存，重視的是那些研發(fā)人員;當(dāng)企業(yè)進(jìn)入發(fā)展期后，其目標(biāo)就會(huì)相應(yīng)改變，追求的可能是企業(yè)的市場(chǎng)占有率，市場(chǎng)營(yíng)銷也就逐漸提高到管理日程上來(lái)，營(yíng)銷策劃人員也會(huì)相應(yīng)增加。當(dāng)然，在此階段，研發(fā)人員并非可有可無(wú)，但其主要工作內(nèi)容就變?yōu)閷?duì)原有產(chǎn)品在性能、外觀等方面的改良;當(dāng)企業(yè)進(jìn)入成熟期，營(yíng)銷人員的主要任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫S護(hù)老客戶。從以上敘述中我們可以看出，企業(yè)生命周期的發(fā)展變化，不僅僅會(huì)影響公司中的工作結(jié)構(gòu)，也會(huì)影響這些工作的實(shí)際內(nèi)容。而這些變化也會(huì)使工作分析更加復(fù)雜，工作分析專家必然著眼于公司的未來(lái)發(fā)展，而不僅僅是為了了解公司現(xiàn)存工作的實(shí)際情況而進(jìn)行工作分析。

2.工作分析的目標(biāo)不明確

工作分析目標(biāo)不明確將導(dǎo)致以下兩種結(jié)果:

(1)分析者行為與目標(biāo)偏差。有些企業(yè)在進(jìn)行工作分析前沒(méi)有明確地確定工作的目標(biāo)。對(duì)為什么進(jìn)行工作分析，工作分析的結(jié)果應(yīng)用到什么地方，是為了減員增效，還是為了適應(yīng)企業(yè)生命周期的變化，抑或?yàn)榱苏{(diào)整企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)等不明確。目標(biāo)不明確會(huì)導(dǎo)致分析者的目標(biāo)導(dǎo)向發(fā)生偏差:是以削減成本為主，還是以其他目的為導(dǎo)向。

(2)被分析者不配合。在實(shí)踐中，許多企業(yè)實(shí)施工作分析沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，關(guān)鍵在于沒(méi)有進(jìn)行持續(xù)有效的溝通，沒(méi)有讓溝通貫穿工作分析的始終。員工們之所以不配合工作分析的，多半是溝通不到位引起的。員工不清楚工作分析的目的和意義，因而易產(chǎn)生恐懼心理，怕工作分析的結(jié)果損害了自身利益，他們因?yàn)閾?dān)心自己的利益受到影響而不配合工作分析。

3.工作分析者的選擇和培訓(xùn)問(wèn)題

從分析者的角度來(lái)看，主要容易出現(xiàn)以下幾個(gè)問(wèn)題。

(1)工作分析者選擇不當(dāng)。分析者選擇的好壞將直接決定工作分析結(jié)果的成敗。如果從內(nèi)部選擇，譬如企業(yè)人力資源管理者，他們固然對(duì)公司內(nèi)部的流程比較熟悉，開(kāi)展工作也比較順利，但是工作分析得出的結(jié)果的專業(yè)性和權(quán)威性難以保障;如果從外部選擇，譬如聘請(qǐng)一些專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)，這些人的專業(yè)水平可以滿足工作分析的要求，但是大多數(shù)分析者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，可能會(huì)導(dǎo)致工作分析結(jié)果不能全面地反映崗位工作的特點(diǎn)、性質(zhì)與要求。

(2)忽視對(duì)工作分析者的培訓(xùn)。參與工作分析的人員缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，也會(huì)導(dǎo)致工作分析進(jìn)行不暢或根本無(wú)法進(jìn)行。在實(shí)踐中，很多參與工作分析的人員根本不知道為什么要做工作分析，怎樣做，工作分析的結(jié)果如何運(yùn)用以及運(yùn)用到哪些方面。只是為了分析而分析。缺乏事前培訓(xùn)的工作分析，很可能會(huì)效率降低，效果大打折扣。

4.工作分析方法和流程方面的問(wèn)題

(1)工作分析方法選擇不當(dāng)。工作分析的常用方法包括觀察法、訪談法、問(wèn)卷法等。每個(gè)方法都有適合的場(chǎng)合和優(yōu)點(diǎn)，也有其不足之處，如果方法選用不當(dāng)，就不能實(shí)現(xiàn)工作分析的最終目標(biāo)。若被調(diào)查的崗位是以腦力勞動(dòng)為主，卻選用了觀察法，那么工作分析結(jié)果的可信性必然會(huì)受到質(zhì)疑。有些時(shí)候，這些方法是可以綜合運(yùn)用的，這樣會(huì)增加工作分析成果的可應(yīng)用性。但是，在實(shí)踐中卻經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不根據(jù)各個(gè)崗位的特征選擇合適方法的情況。

(2)工作分析流程缺乏科學(xué)性。工作分析是個(gè)系統(tǒng)化的技術(shù)操作過(guò)程，每個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，一個(gè)環(huán)節(jié)處理不好，其他的環(huán)節(jié)很容易受到影響。但是在實(shí)踐中，很多公司的工作分析流程不盡合理和科學(xué)，這些都會(huì)影響工作分析的進(jìn)度和結(jié)果的科學(xué)性。

5.工作分析成果的使用和更新

很多企業(yè)開(kāi)展了工作分析，職位說(shuō)明書(shū)也編制出來(lái)了，就以為大功告成，把職位說(shuō)明書(shū)束之高閣，這就違背了工作分析的初衷。而且，也是一種資源的浪費(fèi)。其實(shí)，工作分析的成果可以應(yīng)用于人力資源開(kāi)發(fā)與管理的各項(xiàng)工作。

另外，由于動(dòng)態(tài)環(huán)境的變化，即由于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等的發(fā)展，很容易引起企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變換，從而引發(fā)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、工作構(gòu)成、人員結(jié)構(gòu)等不斷地變動(dòng)，這些變革都會(huì)導(dǎo)致已有的工作分析成果不能再適應(yīng)于企業(yè)的實(shí)際狀況。因此，工作分析成果是需要及時(shí)維護(hù)和更新的，維護(hù)和更新滯后將不利于企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而影響企業(yè)最終戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、企業(yè)應(yīng)對(duì)工作分析常見(jiàn)問(wèn)題的對(duì)策和建議

1.了解目的和背景

任何工作分析，在工作開(kāi)展之前都要首先了解其目的，目的不同，工作分析的方法、調(diào)查對(duì)象范圍、側(cè)重點(diǎn)也不同。工作分析的目的可能是:薪酬設(shè)計(jì)、崗位調(diào)整、職業(yè)生涯規(guī)劃與管理、招聘、考核、培訓(xùn)和工作說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)、人力資源規(guī)劃等等。工作分析背景的了解，可以簡(jiǎn)要確定工作分析開(kāi)展的必要性和現(xiàn)實(shí)意義，了解目前的崗位優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，為初步確定工作分析的內(nèi)容和項(xiàng)目計(jì)劃的制定打好基礎(chǔ)。

2.組建團(tuán)隊(duì)

工作分析的目的、對(duì)象、研究范圍一旦確定，就可以據(jù)此組建分析團(tuán)隊(duì)。通過(guò)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人和全體成員的努力，運(yùn)用系統(tǒng)理論和方法對(duì)工作分析過(guò)程及其資源進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)其特定的目標(biāo)。工作分析團(tuán)隊(duì)組建的一般原則是具有互補(bǔ)性，從團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人到成員的構(gòu)成，必須和工作分析的目的相匹配，需要的知識(shí)類型、技能和經(jīng)歷都要有互補(bǔ)性。

3.選擇合適的工作分析方法

工作分析常用的方法包括觀察法、訪談法、問(wèn)卷法等，每種方法都有適合的場(chǎng)合和優(yōu)點(diǎn)，也有其不足之處。在分析內(nèi)容確定后選擇適當(dāng)?shù)姆治龇椒ň褪种匾唧w選擇時(shí)需要考慮一下幾個(gè)因素:

(1)工作分析的目的。工作分析的目的不同，使用的方法也有所不同。例如，當(dāng)工作分析用于招聘時(shí)，就應(yīng)該選用關(guān)注任職者的特征的方法;當(dāng)工作分析用于薪酬體系的建立時(shí)，就應(yīng)當(dāng)選用定量的方法，以便于對(duì)不同工作的價(jià)值進(jìn)行比較。

(2)崗位特點(diǎn)。若崗位活動(dòng)以操作機(jī)械設(shè)備為主，則可使用現(xiàn)場(chǎng)觀察法;若崗位活動(dòng)以腦力勞動(dòng)為主，觀察法則失效，此時(shí)訪談法或者問(wèn)卷法則更為合適。

(3)公司的實(shí)際。在實(shí)際工作分析中，通常會(huì)將以上方法綜合使用。例如，在分析事務(wù)性工作和管理工作時(shí)，可能會(huì)采用問(wèn)卷法，輔之以面談和有效的觀察;在研究生產(chǎn)性工作時(shí)，可能采用面談和廣泛的觀察法。只有根據(jù)具體的目的和實(shí)際情況，有針對(duì)性地選擇最適用的方法和組合，才能取得最佳效果。

4.工作流程科學(xué)化

工作分析的流程一般包括職位識(shí)別、收集信息、分析確認(rèn)、匯總審批等幾個(gè)步驟，各階段的主要工作任務(wù)為:

(1)職位識(shí)別:分析組織結(jié)構(gòu)、職能定位、職位設(shè)置、確定工作分析涉及哪些部門(mén)和職位，制定具體實(shí)施計(jì)劃。在此階段，要有全局和戰(zhàn)略視野，避免頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的局限性，在界定范圍時(shí)要從整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程著眼，并處理好“一人多職”、“副職”等特殊情況。

(2)信息收集:選擇合適的工作分析方法，準(zhǔn)備工作分析問(wèn)卷和其他工具，綜合運(yùn)用各種方法收集與職位相關(guān)的信息。

(3)分析確認(rèn):初步整理收集到的職位信息，由工作分析專業(yè)人員、崗位在編人員和直接上級(jí)共同會(huì)談，分析調(diào)查問(wèn)卷結(jié)果，核實(shí)崗位相關(guān)信息。

(4)匯總審批:整理形成工作說(shuō)明書(shū)初稿，報(bào)直接上級(jí)審查后返回工作組匯總，公司高層審批后頒布實(shí)施。

5.進(jìn)行持續(xù)有效的溝通

在實(shí)踐中，把溝通貫穿整個(gè)工作分析的始終，取得高層和員工的支持與參與，才能讓工作分析順利進(jìn)行，進(jìn)而最終達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

實(shí)踐證明，高層的系統(tǒng)性思考與持續(xù)性支持是工作分析成功的基石。企業(yè)高層的支持不能停留在口頭承諾與宣講上，而必須滲透到操作環(huán)節(jié)中，通過(guò)持續(xù)深入的溝通，建立高層對(duì)工作分析的“心理承諾”。通過(guò)實(shí)施積極的影響力，建立信任，確保最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

產(chǎn)生員工不配合的原因是多方面的:對(duì)變革的恐懼、對(duì)個(gè)人利益的維護(hù)、對(duì)工作分析目標(biāo)的懷疑等等。要消除員工的恐懼心理，有效溝通是關(guān)鍵。拓寬溝通渠道，設(shè)計(jì)更有利于互動(dòng)的分析工具，使員工建立積極的參與心態(tài)。還可以通過(guò)培訓(xùn)向員工(被工作分析者)傳達(dá)工作分析的目的和意義，爭(zhēng)取他們的理解和支持，消除他們的抵觸心理。

6.廣泛應(yīng)用工作分析的結(jié)果并進(jìn)行維護(hù)和更新

要在人力資源開(kāi)發(fā)與管理過(guò)程中充分運(yùn)用工作分析的結(jié)果，發(fā)揮工作分析在人力資源開(kāi)發(fā)與管理中的基礎(chǔ)性作用。可以將其用于人力資源規(guī)劃的制定、招聘、績(jī)效目標(biāo)設(shè)置和考核、薪酬體系的制定和完善等方面。面對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)以及企業(yè)組織機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，崗位職能也應(yīng)時(shí)時(shí)處于適應(yīng)和調(diào)整之中。因此，企業(yè)的工作說(shuō)明書(shū)也應(yīng)及時(shí)更新，不斷地進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，以保持職位說(shuō)明書(shū)的有效性和可借鑒性。

(作者單位:首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué))