基于Lotus平臺的高校辦公自動化系統的設計與實現

［摘 要］ 目前企業、政府、學校等部門使用辦公自動化系統已經是非常普遍的事了，對于當前師范類高校來說，基于lotus平臺，實施符合學校自身特點的辦公自動化系統是提升工作效率與學校發展的重要方法。本文闡述了基于lotus平臺的高校辦公自動化系統設計開發過程，著重介紹了模塊設計中的工作流設計，并分析了Lotus平臺開發的技術優勢.

［關鍵詞］ Lotus平臺 辦公自動化系統 工作流

現在對于一般普通高校，個人單獨工作幾乎是不可能的，協同每天都在發生著，大量的文件申請審批、收發、公文管理、人事管理等等，而這些如果完全依靠人工完成，那工作效率是比較低下的，為此開發一套符合地方高校特色的辦公自動化系統是非常有必要的，辦公自動化系統依托現有強大的網絡功能和電子信息技術，通過數字化辦公，可以提高現有文件的申請審批、收發、管理、查詢的效率，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。辦公自動化系統可帶來以下幾方面的好處：

（1）系統建有通信平臺，使高校內部的通信和信息交流快捷通暢；

（2）系統建有信息發布平臺，提供了一個信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、科研動態、公告事項等能夠在各部門、領導、職工之間得到廣泛而及時的傳播；

（3）實現工作流程的自動化。高校各部門公文的處理、收發，各種審批、請示、匯報等，具有相對固定的流程，通過實現工作流程的自動化，可以規范各項工作，提高部門協同工作的效率；

（4）實現文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并可提供方便查找的手段。辦公自動化實現了各種文檔電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享；

（5）信息集成。高校各部門公文的發布，規章制度的制定，要考慮相關的法律法規、政策政令，這需要查閱大量的相關信息，辦公自動化系統將通過收集、整理、分類而集成各類相關信息，方便各部門查閱，提高整體的反應速度和決策能力；

（6）實現分布式辦公。辦公自動化系統可應對高校各校區之間協同辦公的需求，系統支持多分支機構、跨校區的辦公模式以及移動辦公。

一、主要關鍵技術現狀

實現數字化辦公離不開工作流技術，目前國內外比較流行的是以郵件系統為基礎的工作流技術。現在隨著WEB技術的發展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統做消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網上其他業務系統結合。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數字化辦公領域占主導地位。

軟件協同，這個概念其實由來已久，就是協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協同一致地完成某一目標的過程或能力。而所有有助于協同的軟件都可以稱作是協同軟件。目前高校比較流行的數字化校園，其實就是建立在軟件協同這個概念上的，它融合了辦公自動化系統，將高校的其他業務也整合到這個系統中，可以更加高效的為教師、學生、行政辦公人員、來訪用戶等相關人員提供信息服務。

IBM旗下的Lotus軟件，其Domino/Notes產品是當今業界實際上的群件標準。在協作平臺市場上占據了絕對優勢的領導地位。Lotus Domino/Notes以其獨特的高效性和高安全性等特點，越來越被人們重視與接受。目前，它不僅在辦公自動化領域取得了絕對的優勢，而且開始在知識管理、遠程教育和企業知識門戶等眾多領域得到新的應用。目前在中國已經獲得了許多成功的應用。許多國內用戶應用Domino/Notes成功部署了大規模的企業級網絡。 lotus已經演進了多個版本，從第六版開始，Lotus全面支持J2EE，已經從一個專有的平臺級產品轉向了徹底開放的業界標準，目前IBM推出了最新版Lotus Domino/Notes R8。

二、系統的設計方案

1.統一的信息門戶平臺

考慮到辦公自動系統將來要作為數字化校園的一部分，所以必須要有統一的信息門戶平臺，將來可以利用一個信息管理平臺，將不同的應用系統有效的組織起來，為用戶提供一個統一的信息服務入口。

2.統一的用戶管理

統一用戶的身份認證管理，建立統一的通訊錄，對所有的系統用戶集中統一管理，并通過角色設置，對不同的用戶賦予不同的權限。

3.辦公自動化系統模塊設計

根據師范類高校公辦的特點，可以按照職能劃分模塊，這樣能夠達到最佳的效果，如果按照機構劃分模塊的話，設計的部門會比較多，而且每個部門有相同的工作，會出現模塊間內容的耦合情況。模塊劃分如圖1所示。

整個設計方案主要包括發文管理模塊、收文管理模塊、公告通知模塊、郵件管理模塊、辦公資料模塊、日程安排模塊、檔案管理模塊、規章制度模塊。

在整個系統設計中最核心的是工作流程控制、系統配置、系統授權三個部分。

（1）發文管理模塊中的工作流控制設計

發文管理模塊其核心是工作流控制，主要由工作流定義、工作流轉換、工作流監控、工作流進度四大部分組成。

①工作流定義對于一段時間內保持相對穩定的業務流程，使用工作流定義各環節的人員組成。業務進入這種處理方式之后會自動按照預先定義的流程依次處理。考慮到多人同時處理同一環節的實際情況，可以指定本環節有決定權的人，處理下列意外情況：

A.某環節處理成員因外出等原因無法參與處理；

B.某環節處理成員使用其他手段參與了處理過程。

當發生上述情況時，本環節有決定權的人可以提前終止本環節處理，直接進入下一處理環節。

由于實際的辦公過程具有靈活多變的特點，工作流系統必須具有對無法固定流程的業務進行處理的能力。由當前業務處理人決定下一環節業務處理人員組成，同時，系統自動整理記錄整個處理過程中的各種信息。

②工作流轉換能將業務負責人的業務從固定流程處理模式轉入到根據需要隨時指定處理模式。

③工作流監控能夠提供對業務流程過程的監控能力，通過流程監控可以了解當前業務所在的環節及狀態。以公文流轉為例，如果在此發現流程已經結束，可以采取相應的處理，例如通知提交人、歸檔等。

④工作流進度負責對用戶處理業務信息進行整理，自動將與本人有關的業務進行歸類。

（2）系統配置

系統配置主要是用于配置業務處理部門及其人員組成，定義部門的業務負責人。對于已經定義處理流程的業務，處理的起點就是部門的業務負責人。以公文流轉為例，可以將部門中負責接收、發送來文的人定義為公文分發負責人。所有提交給該部門的公文都由系統提交給該部門相應的公文分發負責人，由該負責人決定采用何種處理方式。

（3）系統授權

系統授權用于定義用戶的角色、權限。用戶的權限控制到讀寫。不在當前業務處理流程中的用戶無法訪問當前業務。以公文流轉為例，無論公文當前處于固定流程處理方式還是處于根據需要隨時指定流程處理方式，只有當前環節中的人員才能訪問該公文。對于已經歸檔的公文，每個人都只能看到自己提交的公文歸檔記錄；如果要看到他人提交的公文歸檔記錄就必須經過授權。

三、使用Lotus平臺開發的技術優勢

Lotus平臺其實就是一個郵件平臺，所有的應用都是以此為基礎。將應用與Lotus進行集成，充分發揮其郵件的優勢。基于Lotus平臺開發，其實質是對Lotus數據庫進行設計，Lotus數據庫是以nsf為格式的文件，利用Lotus的開發工具Designer可以設計Lotus數據庫，數據庫中包含了幀結構集、頁面、表單、視圖、共享代碼、共享資源、其他等設計元素，利用這些可以方便快捷的設計出一個Lotus數據庫。除此Lotus還提供了公式和Lotusscript語言編程，Lotusscript語言編程與Visual Basic編程非常相似，主要用于控制Notes客戶端或Domino服務器端，或者能夠使Notes客戶端或Domino服務器端自動執行任務。所以利用Lotus平臺開發辦公自動化系統可以快速、便捷的開發部署。

Lotus平臺開發辦公自動化系統最大的優勢是其高度的擴展性，學校在發展，用戶的數量會逐年遞增，對于辦公自動化系統來說，Lotus平臺的高擴展性足夠應對學校未來的發展。

Lotus平臺目前已經是辦公自動化應用、電子協作、電子政務的事實標準了，對于Internet和Intranet來說， Lotus平臺是強大的Web服務器，能構建、管理和開發企業電子商務Web應用的平臺。

四、結束語

通過對普通高校行政辦公活動的深入調研，綜合政府機關的實際經驗，利用世界領先的Lotus Domino/Notes平臺初步開發出基本符合師范類高校特色的辦公自動化系統，實現師范類院校行政辦公公文流轉自動化，并實現無紙化辦公，徹底解決公文流轉人工化費時費力，傳達不到位的局面，提高決策效能。對扭轉用戶傳統辦公方式，改變用戶辦公習慣，起到了培養的目的，為實現數字化校園，走出了重要的一步。

參考文獻：

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