淺談中小學檔案工作現狀和體會

【摘 要】筆者在對中小學檔案管理的實際工作中，總結檔案工作的基本現狀，并結合現狀和工作的客觀需要，淺談如何進一步做好中小學檔案工作的體會，使檔案工作更好地為學校發展和人們的需要服務。

【關鍵詞】檔案工作 現狀 體會

檔案是對歷史的真實記錄，學校檔案是指學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學校檔案工作是辦好學校教學的重要基礎工作之一，是維護學校歷史真實面貌的一門重要事業，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。

一、中小學檔案工作基本現狀

中小學校檔案記載了學校不平凡的辦學歷程，書寫著滄桑與前進、發展與輝煌；體現了各時期的辦學理念和風格，并記錄下為國家建設做出杰出貢獻和從事在平凡崗位上各行各業校友們成長的足跡，這些發展的歷程凝聚成一部部珍貴的檔案。

筆者從事中小學檔案工作多年，就自身工作實際談談中小學檔案工作的現狀。

1.檔案工作制度不斷完善，檔案工作得到保障。各個學校根據自身情況和發展需要，制定了適合自己管理要求的檔案制度，如《學校檔案工作管理規范》、《檔案工作人員守則》、 《各科室檔案歸檔范圍及保管期限》、《檔案利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱轉遞制度》以及《檔案、資料室防火制度》、 《電子檔案立卷歸檔辦法》等等，這些制度明確了檔案工作人員的崗位職責，檔案管理措施辦法和歸檔要求，有效地保障了學校檔案工作地順利進行。

2.檔案工作程序規范，辦公設備齊全。學校檔案工作經歷了幾十年的發展與探索，在不斷完善與規范后，程序越來越鮮明。從材料的歸檔收集來看，有明確的歸檔范圍和分類，大致分8大類：黨群、行政、教學、基本建設、儀器設備、財會、已故人員和聲像類，歸檔的文件材料包括紙質、照片膠片、錄音(錄像)以及實物等各種不同的載體。歸檔入庫的材料按類排放，按期保存，編制檢索工具，進行利用登記，做好年度統計。在檔案辦公硬件建設上，學校配備了工作所需的各種設備，如計算機、復印機、照相機、空調機、抽濕機等等，各檔案庫房做好了防火、防盜、防潮、防高溫等設施。

3.加強了檔案的開發利用。學校檔案實行的是集中統一管理制度，確保了學校檔案材料的完整、準確、系統和安全，有利于加強檔案的開發利用，充分發揮檔案的信息功能。如學校創辦各類期刊，建立校史展覽室，編研年鑒、大事記，對杰出校友進行專題報道，從而多渠道多角度提高了學校的影響力和知名度，為學校創造了社會價值和經濟效益。

二、中小學檔案工作的體會

隨著現代科技不斷進步，檔案事業日新月異，學校檔案工作值得改進和思考的地方越來越多，筆者結合自身工作實際談幾點感受和體會。

1.逐步建立電子檔案管理系統，加強硬件建設。近十年來，隨著信息技術的發展和運用的不斷深入，學校辦公自動化、網絡化的廣泛利用，許多日常的辦公和教學管理文件從起草到完成幾乎可以不使用紙和筆，因此就產生了大量的電子文件。這些電子文件是有別于傳統紙質檔案的一種新的檔案類型，建立相應的管理環境是新形勢下檔案工作的關鍵，也給學校檔案硬件建設提出了新的目標，配備電子檔案管理軟件、服務器和儲存設備、輸入輸出設備，建立科學有效的管理機制都是學校在今后工作中的重中之重，也是檔案工作的發展方向。

2.加強檔案收集，嚴格執行檔案有關制度。為尋求發展，現在很多學校都形成了適合自己發展的辦學格局，一校多區、合作辦學、國際聯誼等各種形式應運而生，因而就產生了記載它們形成發展等各種不同形勢的載體。這些載體真實地記錄了學校的發展變化，是學校檔案的重要組成部分和寶貴資源，為避免人為流失給今后帶來的巨大損失，就得加強對各類資料的收集整理。檔案的各項規章制度是搞好檔案工作的前提和保障，必須嚴格執行和遵守，否則嚴重影響檔案的正常工作。比如財會檔案，其保管期限分為永久、長期和短期，除年度決算報表類永久保存外，其他的賬本和憑證等都作長期或短期保管。現在很多檔案庫房存放著大量到期待銷毀的財會檔案，而每年進庫的財會檔案多達幾百冊，如此一來則嚴重影響了整個檔案的排放，給檔案的庫存帶來了很大壓力。學校為規范檔案的管理，嚴格執行檔案制度是相當重要的。

3.重視檔案工作者的繼續教育。中小學檔案工作者很多都是因工作需要半路轉行的人員，他們在專業知識和專業技能上都存在一定的局限性，對他們進行針對性、實效性、可持續的教育是現代檔案工作重要環節之一。檔案工作者在接受教育的過程中可以逐步轉化觀念，化被動為主動，提高專業理論水平和工作責任意識。隨著檔案結構體系的進一步完善，檔案的重新定位與改革、電子檔案的應用等等，使檔案管理有了更新的要求，檔案工作者要避免閉門造車，通過各種方式的學習來提高解決技術和管理問題的綜合能力，掌握技術和管理工作的方法。檔案工作者業務水平和專業技能的提高，能有效保證檔案資料完整收集，科學管理，為學校檔案工作的發展增添活力。

4.檔案工作要敢于探索新思路。現在多數中小學檔案工作仍按以前辦法和要求來做，形成的檔案材料按8大類進行歸檔保管。而檔案的價值主要在于利用，其實這樣一種不變的管理方法無形中給檔案的利用帶來了很多不便，如學校舉行重要大型活動時往往需要查閱大量檔案，這些檔案屬于不同的種類和期限，分別進行保管，檔案工作者需在庫房大搜索，這樣既費勁又勞神。而如何方便快捷地利用，在最短時間達到最理想的效果，提高工作的質量和效率?這就要求檔案工作在思路上大膽突破，勇敢地創新求變，與時俱進。如根據利用的需要可以建立專題檔案，將學校合同協議、大型活動、杰出校友、學校領導等專門單獨立卷保存；利用辦公的自動化，檔案工作可根據收集到的檔案資料，將每年學校經常用的資料進行列表和數據統計，如對每年學校、個人獲獎情況，學校大事記，學校在新聞媒體報刊上的報道等相關重要的進行列表歸類統計。好的工作方法和思路不但提高了工作效率，而且開創了檔案事業的新局面。

總之，作為學校檔案工作者，只有清醒地認識現狀，認識自我，預知未來，將責任感、使命感和現實需要結合起來，才能積極開發檔案的價值，讓檔案更好地為學校發展和人們的需要服務。