淺談中小學(xué)檔案工作現(xiàn)狀和體會

【摘 要】筆者在對中小學(xué)檔案管理的實(shí)際工作中，總結(jié)檔案工作的基本現(xiàn)狀，并結(jié)合現(xiàn)狀和工作的客觀需要，淺談如何進(jìn)一步做好中小學(xué)檔案工作的體會，使檔案工作更好地為學(xué)校發(fā)展和人們的需要服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案工作 現(xiàn)狀 體會

檔案是對歷史的真實(shí)記錄，學(xué)校檔案是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校教學(xué)的重要基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一門重要事業(yè)，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

一、中小學(xué)檔案工作基本現(xiàn)狀

中小學(xué)校檔案記載了學(xué)校不平凡的辦學(xué)歷程，書寫著滄桑與前進(jìn)、發(fā)展與輝煌；體現(xiàn)了各時(shí)期的辦學(xué)理念和風(fēng)格，并記錄下為國家建設(shè)做出杰出貢獻(xiàn)和從事在平凡崗位上各行各業(yè)校友們成長的足跡，這些發(fā)展的歷程凝聚成一部部珍貴的檔案。

筆者從事中小學(xué)檔案工作多年，就自身工作實(shí)際談?wù)勚行W(xué)檔案工作的現(xiàn)狀。

1.檔案工作制度不斷完善，檔案工作得到保障。各個(gè)學(xué)校根據(jù)自身情況和發(fā)展需要，制定了適合自己管理要求的檔案制度，如《學(xué)校檔案工作管理規(guī)范》、《檔案工作人員守則》、 《各科室檔案歸檔范圍及保管期限》、《檔案利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱轉(zhuǎn)遞制度》以及《檔案、資料室防火制度》、 《電子檔案立卷歸檔辦法》等等，這些制度明確了檔案工作人員的崗位職責(zé)，檔案管理措施辦法和歸檔要求，有效地保障了學(xué)校檔案工作地順利進(jìn)行。

2.檔案工作程序規(guī)范，辦公設(shè)備齊全。學(xué)校檔案工作經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展與探索，在不斷完善與規(guī)范后，程序越來越鮮明。從材料的歸檔收集來看，有明確的歸檔范圍和分類，大致分8大類：黨群、行政、教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會、已故人員和聲像類，歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照片膠片、錄音(錄像)以及實(shí)物等各種不同的載體。歸檔入庫的材料按類排放，按期保存，編制檢索工具，進(jìn)行利用登記，做好年度統(tǒng)計(jì)。在檔案辦公硬件建設(shè)上，學(xué)校配備了工作所需的各種設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)等等，各檔案庫房做好了防火、防盜、防潮、防高溫等設(shè)施。

3.加強(qiáng)了檔案的開發(fā)利用。學(xué)校檔案實(shí)行的是集中統(tǒng)一管理制度，確保了學(xué)校檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有利于加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的信息功能。如學(xué)校創(chuàng)辦各類期刊，建立校史展覽室，編研年鑒、大事記，對杰出校友進(jìn)行專題報(bào)道，從而多渠道多角度提高了學(xué)校的影響力和知名度，為學(xué)校創(chuàng)造了社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。

二、中小學(xué)檔案工作的體會

隨著現(xiàn)代科技不斷進(jìn)步，檔案事業(yè)日新月異，學(xué)校檔案工作值得改進(jìn)和思考的地方越來越多，筆者結(jié)合自身工作實(shí)際談幾點(diǎn)感受和體會。

1.逐步建立電子檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)硬件建設(shè)。近十年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用的不斷深入，學(xué)校辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的廣泛利用，許多日常的辦公和教學(xué)管理文件從起草到完成幾乎可以不使用紙和筆，因此就產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件是有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的一種新的檔案類型，建立相應(yīng)的管理環(huán)境是新形勢下檔案工作的關(guān)鍵，也給學(xué)校檔案硬件建設(shè)提出了新的目標(biāo)，配備電子檔案管理軟件、服務(wù)器和儲存設(shè)備、輸入輸出設(shè)備，建立科學(xué)有效的管理機(jī)制都是學(xué)校在今后工作中的重中之重，也是檔案工作的發(fā)展方向。

2.加強(qiáng)檔案收集，嚴(yán)格執(zhí)行檔案有關(guān)制度。為尋求發(fā)展，現(xiàn)在很多學(xué)校都形成了適合自己發(fā)展的辦學(xué)格局，一校多區(qū)、合作辦學(xué)、國際聯(lián)誼等各種形式應(yīng)運(yùn)而生，因而就產(chǎn)生了記載它們形成發(fā)展等各種不同形勢的載體。這些載體真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展變化，是學(xué)校檔案的重要組成部分和寶貴資源，為避免人為流失給今后帶來的巨大損失，就得加強(qiáng)對各類資料的收集整理。檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度是搞好檔案工作的前提和保障，必須嚴(yán)格執(zhí)行和遵守，否則嚴(yán)重影響檔案的正常工作。比如財(cái)會檔案，其保管期限分為永久、長期和短期，除年度決算報(bào)表類永久保存外，其他的賬本和憑證等都作長期或短期保管。現(xiàn)在很多檔案庫房存放著大量到期待銷毀的財(cái)會檔案，而每年進(jìn)庫的財(cái)會檔案多達(dá)幾百冊，如此一來則嚴(yán)重影響了整個(gè)檔案的排放，給檔案的庫存帶來了很大壓力。學(xué)校為規(guī)范檔案的管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案制度是相當(dāng)重要的。

3.重視檔案工作者的繼續(xù)教育。中小學(xué)檔案工作者很多都是因工作需要半路轉(zhuǎn)行的人員，他們在專業(yè)知識和專業(yè)技能上都存在一定的局限性，對他們進(jìn)行針對性、實(shí)效性、可持續(xù)的教育是現(xiàn)代檔案工作重要環(huán)節(jié)之一。檔案工作者在接受教育的過程中可以逐步轉(zhuǎn)化觀念，化被動(dòng)為主動(dòng)，提高專業(yè)理論水平和工作責(zé)任意識。隨著檔案結(jié)構(gòu)體系的進(jìn)一步完善，檔案的重新定位與改革、電子檔案的應(yīng)用等等，使檔案管理有了更新的要求，檔案工作者要避免閉門造車，通過各種方式的學(xué)習(xí)來提高解決技術(shù)和管理問題的綜合能力，掌握技術(shù)和管理工作的方法。檔案工作者業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能的提高，能有效保證檔案資料完整收集，科學(xué)管理，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展增添活力。

4.檔案工作要敢于探索新思路。現(xiàn)在多數(shù)中小學(xué)檔案工作仍按以前辦法和要求來做，形成的檔案材料按8大類進(jìn)行歸檔保管。而檔案的價(jià)值主要在于利用，其實(shí)這樣一種不變的管理方法無形中給檔案的利用帶來了很多不便，如學(xué)校舉行重要大型活動(dòng)時(shí)往往需要查閱大量檔案，這些檔案屬于不同的種類和期限，分別進(jìn)行保管，檔案工作者需在庫房大搜索，這樣既費(fèi)勁又勞神。而如何方便快捷地利用，在最短時(shí)間達(dá)到最理想的效果，提高工作的質(zhì)量和效率?這就要求檔案工作在思路上大膽突破，勇敢地創(chuàng)新求變，與時(shí)俱進(jìn)。如根據(jù)利用的需要可以建立專題檔案，將學(xué)校合同協(xié)議、大型活動(dòng)、杰出校友、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等專門單獨(dú)立卷保存；利用辦公的自動(dòng)化，檔案工作可根據(jù)收集到的檔案資料，將每年學(xué)校經(jīng)常用的資料進(jìn)行列表和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如對每年學(xué)校、個(gè)人獲獎(jiǎng)情況，學(xué)校大事記，學(xué)校在新聞媒體報(bào)刊上的報(bào)道等相關(guān)重要的進(jìn)行列表歸類統(tǒng)計(jì)。好的工作方法和思路不但提高了工作效率，而且開創(chuàng)了檔案事業(yè)的新局面。

總之，作為學(xué)校檔案工作者，只有清醒地認(rèn)識現(xiàn)狀，認(rèn)識自我，預(yù)知未來，將責(zé)任感、使命感和現(xiàn)實(shí)需要結(jié)合起來，才能積極開發(fā)檔案的價(jià)值，讓檔案更好地為學(xué)校發(fā)展和人們的需要服務(wù)。