關于應付賬款的計劃化管理

隨著制造業和信息化的不斷發展，越來越多的專家和管理者都提出了企業流程再造的新的管理思路和辦法。但很多企業忽視了對應付賬款的再造或是有了再造但往往不加以應用。很多企業采用隨機性的付款辦法，沒有實行應付賬款的計劃管理。有以下原因:首先，覺得欠別人的錢時間越長越好，可以減少企業的資金成本。其次，企業在采購環節習慣了打個電話就發貨的快速反應的辦法，沒有很好地執行合同化管理，使應付賬款計劃管理的基礎數據缺乏。其實這些想法和做法，從短期來看好像確實為企業減少了資金成本，實現了快速反應機制，但從深層次的角度來看，未必對企業產生效益，相反的卻會引起許多不良的影響。

一、未實行應付賬款計劃管理所存在的問題

1.影響企業信譽

隨著市場機制的不斷完善，企業的信譽顯得越來越重要，一個沒有信譽的企業必將會被市場所淘汰。如果企業經常出現拖欠供貨商貨款的現象，必將形成企業信譽不好的印象。久而久之，供貨商如自身市場較好，就會放棄你這塊市場，停止向你供貨，使你不得不尋求新的供貨渠道;甚至有些供應商在給你的供貨價格中已把拖欠貨款成本計算在內，造成采購成本的上升，既損失了信譽又增加了成本。

2.影響企業管理及財務人員的工作效率

筆者曾經調研過一家民營企業，在該企業實行應付賬款計劃化管理以前，年原材料進貨數量在1億左右，按平均每筆采購價格20萬元計算，每筆貨款平均2次付完，支付次數達到1000次，而這些費用的支付都通過負責人簽付，而企業負責人平均在辦公室的時間為總上班時間的50%(計130天)，按這樣計算，則每天得協調簽付貨款次數7.69次(1000/130)，這將極大地影響領導參與管理、決策的時間，陷入長時間處理事務性工作的困境。同時，由于付款的隨意性，勢必增加財務付款的隨機性和隨時性，也極大地影響了其工作效率。

3.影響財務資金運用的計劃化管理

由于付款的隨意性，財務人員無法確切知道未來應付的款項，因此為了保險起見，往往得多預留庫存現金以供貨款的支付，無法盤活多余資金，造成資金使用效率不高，資金占用成本提升的現象。

4.為采購員等既得利益者創造取得變相利益的條件

由于采購員掌握一手的付款資料，領導往往是按照采購員的付款請求來考慮付款，這樣，采購員在付款的過程中就起到了關鍵的作用。有些企業為了能及時取得貨款，采用不正當手斷賄賂采購員，爭取先予以支付其貨款，導致其他企業的利益受到損害，同時也滋長了采購員受賄的風氣。

二、如何實行應付賬款計劃化管理

實行應付賬款計劃化管理是企業決勝于未來市場的關鍵，企業應采取以下措施:

1.成立專門機構

此項工作涉及財務、采購、倉管、人力資源、信息技術中心及供應商等各個環節，尤其是要改變財務、采購、倉管等相關部門原有的工作程序和模式，是一個系統工程，必須由一把手統一牽頭落實和執行，否則很有可能使該項目流于形式或半途而廢。首先在實行該項目前，對各相關部門的工作進行統一的細化和分工，人力資源部門對這些工作的變化相應修改其崗位職責和考核辦法，并針對項目的需要，配備或調整相應的人員結構和崗位設置。同時，由財務部門作為該項目的牽頭部門，其他部門為輔助部門，輔助部門應全力以赴做好配合工作。

2.進行登記評估

財務部門通過財務信息系統，取出供應商的財務基礎數據，采購部門根據價格、質量、付款要求相關要素制訂供應商的等級考核辦法，對供應商進行等級評定。建議分為A(好)、B(較好)、C(一般)、D(較差)、E(差)五等，定期進行評估，此等級可以有升有降，促進供貨商的服務。

3.制定規范

在等級評估的基礎上，初步擬訂一個付款規范，由財務部門會同采購部門制訂一個相對規范性的付款戰略合作協議，包括付款期、供應商的鋪底資金、付款方式，公司付款承諾等內容。同時，由采購部門牽頭供應商進行談判，表明立場，組織戰略合作協議的簽訂。對主要供貨商，應由主要領導與其主要領導商洽，先予確立戰略合作協定。對于次要供貨商，可每年召開一次供貨商戰略合作會議，統一簽訂協議。為公司賬款的計劃化管理打下基礎。

4.建立信息系統

信息部門配合財務部完善或建立財務信息化處理系統，做好供應商評估、基礎數據采集、入庫單套打、付款計劃提醒等模塊，并做好與企業ERP或辦公軟件的銜接，同時要做好硬件的配置與重組工作，并跟進培訓工作。甚至可建立集團公司資金結算中心，并與銀行系統相連。財務主管或領導可以根據近期付款計劃，調節資金余缺，合理安排資金。

5.完善采購制度

該項目的實施，必將會侵害到有關人員的利益，產生抵觸情緒。因此，對于采購要實行改革，實行背對背競價機制。對現有采購人員實行分組化管理，兩人或一人為一組，每一筆采購由物資所需部門發出詢價要約，各采購小組根據所需物資要求組織詢價復盤，物資所需部門根據采購小組的報價，通過比較確定采購。同時，為避免各采購小組向同一供貨商重復詢價，對供貨商按片區進行統一劃分。在采購競價的基礎上，制訂采購人員考核激勵機制，設置采購數量、價格、新貸貨商的開發、服務等KPI指標統一進行考核，鼓勵采購人員開發新供應商、提升采購產品和對物資所需部門服務的質量。同時，人力資源部門要加強對采購員的反商業賄賂法等相關法律法規的培訓，杜絕不良之風的產生，以制度來激勵人、以制度來約束人。

6.穩步推進，及時完善

由于該項目是長期的、系統的工程，在實行的過程中要以點帶面。比如，可以先從主要原材料采購開始執行，然后覆蓋到輔助材料，再推行全部物資采購的應付款項計劃化管理。同時，要結合操作過程中出現的新問題新情況不斷進行修正與跟進，把該項目做成長效持續的工作，提升公司信譽，樹立行業典范。

應付賬款能否很好地進行管理，將側面反映企業的管理水平。近幾年，隨著資本市場的不斷發展和完善，企業的兼并重組越來越多，中國企業正逐步由中小企業為主逐漸向大企業、大集團化發展，原來原始的、由一把頭統管一切事務的管理模式將越來越不能適應市場的發展，企業要發展只有不斷采用信息化等先進的管理手段。同時，由于市場監管的不斷完善，企業信譽將會在未來市場經濟中起到越來越重要的位置，應付賬款管理的計劃化管理將是提升企業信譽的重要途徑，必將越來越受到企業的重視。

(作者單位:浙江省紹興市中等專業學校)