淺談計算機網絡在巴陵石化物資采購中的應用

搞#8195;要:在網絡經濟飛速發展的今天，如何運用計算機網絡、信息技術改造傳統物資采購模式，使電子商務網真正成為信息共享、決策制定、過程實施、操作監管和供需協同工作的綜合性采購業務平臺，不斷增強巴陵石化公司的創新能力和管理能力，提高企業的核心競爭力，已經成為迎接經濟全球化挑戰不容回避的問題。

關鍵詞:電子商務 巴陵石化 物資采購

一、巴陵石化電子采購的發展脈絡

巴陵石化物資采購電子商務網是聯接中石化物資采購電子商務網、公司各事業部與供應商三方、實時互動的大型B2B交易網站。它既是采購交易網，也是管理網和信息網。該網站已經建立了8年，網站累計成交116.5億元，網上交易物資超過2.12萬個品種。2000年，巴陵石化實施重組改制、組建巴陵石化股份公司境外上市的重大戰略部署，由國內最大的石油石化企業向國際化能源化工公司發展，帶來了經營理念、管理體制、運行機制的一系列變革，利用電子信息技術改造和提升巴陵石化傳統產業是其中一個重要方面。引入電子商務技術改革傳統采購理念，全面提升物資供應管理水平是巴陵石化的戰略舉措。中石化自主開發的物資采購電子商務網于2000年8月15日正式投入運行，2000年10月29日巴陵石化電子商務網投入使用。為適應網上采購工作的不斷發展和變化，巴陵石化物資采購電子商務網站先后進行了四次重大改版升級。2000年12月進行了第一次系統升級(2.0版)，優化報表操作，提高了網上業務處理速度;2001年11月進行了第二次系統升級(3.0版)，重新整合了網上采購業務流程，建立了以物資編碼為基礎的數據結構體系，實現了用戶分級管理和智能化引導操作，進一步突出了網站商務功能;2002年7月，進行了系統第三次升級(3.1版)，進一步優化了網上采購業務流程，調整了上網物資品種，充分適應巴陵石化集中采購體制的要求;2003年9月進行了系統第四次升級(4.0版)，增加了競價采購和價格數據庫等新的功能，優化了采購業務操作，美化了系統操作界面。

二、網上采購的運行狀況

巴陵石化集團公司黨組領導高度重視電子商務工作，物資裝備部采取了有力措施持續推進網上采購。8年來，在各事業部、廣大供應商的大力支持和密切配合下，巴陵石化物資采購電子商務網實現了大幅跨越式發展。網上采購成交金額快速增長。截止至2008年底，網站累計成交326億元，年均增長率超過55%。自2006年起，網站年采購金額突破50億元。網上采購物資品種從最初的3個大類500個品種迅速擴大到目前的25個大類8.12萬個品種;網上交易用戶從400個發展到8042個，注冊供應商從31家發展到2098家。經過持續不懈的努力，巴陵石化生產建設所需主要化工原輔料、鋼材、煤炭、機電設備全部實現上網采購。網上采購范圍從物資采購進一步擴展到運輸、報關、保險等物流服務采購;隨著進口物資上網的不斷擴大，巴陵石化物資采購電子商務正在向全球化采購邁進。

三、網上物資采購的業務流程

巴陵石化物資采購電子商務系統是構筑在國際互聯網上專門用于物資采購業務操作和信息傳遞的內部網站系統。巴陵石化各企業和巴陵石化供應商網絡成員單位可以通過巴陵石化內部網或公網登錄到網站，根據不同的用戶角色和所分配的業務權限執行瀏覽信息、提報采購需求、詢價、報價、比價的采購相關業務操作。網站信息根據角色和權限的不同相互之間嚴格保密并且可以全程追溯。

1.網站基本框架

電子商務系統主要由數據庫服務器(后臺)和瀏覽、應用服務器(前臺)以及防火墻組成。整個系統架構在石化內部網上，對外與國際互連網聯接。集團公司所屬各分(子)公司既可通過國際互聯網，又可通過石化內部網訪問該網站;石化客戶、物資采購供應商通過國際互聯網直接訪問該網站。硬件系統包括前臺和后臺。后臺數據庫服務器采用兩臺IBM 670高級服務器;前臺瀏覽、應用服務器采用DS10型計算機，并使用一臺負載均衡器合理平衡負載。數據庫系統采用全面支持國際互連網應用的數據庫。前臺和后臺用防火墻進行隔離。

2.網站系統構成

巴陵石化物資采購網站的主要功能包括采購管理、供應商管理、信息發布和系統管理。網站系統共設計了五類用戶角色:領導用戶、采購業務員用戶、供應商用戶、網上采購監控用戶和系統管理員用戶。領導用戶包含公司總部、各事業部領導、物資裝備部及處室領導、分(子)公司供應部門及科室領導，主要執行信息瀏覽、采購業務查詢、采購過程審批與監控等功能。業務員分為計劃員、采購員以及自定義采購相關上網用戶，主要執行采購業務處理各環節的操作和信息瀏覽。供應商用戶是指巴陵石化供應商網絡成員單位的上網用戶，主要執行網上報價和配送報表錄入等操作。網上采購監控用戶包括公司總部、各事業部審計、紀檢、監察、合同、質檢、價格、生產、機動、工程設計等采購相關部門的上網用戶，主要執行信息瀏覽和網上采購業務監控等操作。系統管理員分公司系統管理員和子系統管理員兩部分，主要執行信息發布、上網機構與用戶設置等系統管理與維護操作。網站包括下面五個部分:

(1)信息發布——重要通知。由物資裝備部發布，包括集團公司、巴陵公司、物資裝備部發布的文件、函件、指導價格、物資要聞等。網站主頁信息由物資裝備部或企業發布，包括采購需求、企業信息、供應商及考核信息、物資調劑信息等。意見交流類似于網上郵件，任何網上正式用戶都可以給其他任一個用戶或單位發送郵件。

(2)采購管理——訂單管理。網上的采購需求訂單是企業經過平衡后的采購需求計劃，由企業計劃員提報到網站。詢價方案是采購業務行為政策的具體體現，主要內容包括采購方式的選擇、供應商范圍的確定。詢價方案由計劃員編制，部門或科室領導審批。詢價書由詢價方案自動生成，主要內容包括報價截止時間、交貨地點的確認和物資明細等。在報價書管理方面，供應商針對企業發布的詢價書進行報價。報價書由供應商編制，報價為密封報價。在報價截止期之前供應商可以修改報價，報價截止期后供應商不能修改報價。采購方案管理方面，采購方案由采購員根據詢價書、報價書生成。采購方案為采購行為的最終確定，內容包括價格確定和供應商確定。采購員要組織采購相關人員對每一份報價書進行打分評價，采購方案編制完成后必須由部門或科室領導審批。在合同管理方面，合同由采購員根據采購方式依據訂單、詢價方案、采購方案等生成。網上合同主要內容包括供需方名稱、交貨時間、地點、標的、總價和物資明細等。合同簽訂后，采購方應組織相關人員對合同執行情況進行打分評價，合同執行完畢后采購員要對合同進行核銷。

(3)采購監控與查詢功能。主要內容包括對采購過程中以及采購完成后對采購業務流程主要環節的過程監控和事后檢查，以及對采購結果的統計分析;主要環節包括訂單、詢價方案、詢價書、報價書、采購方案、合同等內容。

(4)采購論壇。采購論壇是巴陵石化采購管理和操作人員進行交流的平臺，目前共有物資管理、現代供應物流、采購管理、電子商務與網上采購、集中儲備等板塊。大家可以在這里發表真知灼見、探討問題。

(5)自助培訓。自助培訓系統可以對以上5類用戶進行自助式培訓。以采購員為例，采購員可以根據系統自動生成的詢價方案生成或編制詢價書并發給虛擬供應商，虛擬供應商自動報價，采購員根據系統提示完成后續報價揭示、采購方案編制、合同等環節的操作。

3.采購業務流程

網上采購業務流程的設計，完全體現了巴陵石化現行采購管理體制，共有總部直接集中采購、總部組織集中采購和企業自行采購三種采購類型和協議采購、詢比價采購、動態競價采購、招標采購、配送采購、特殊采購等6種采購方式。對于公司組織集中采購和事業部自行采購，操作主體為企業業務員，業務員按照網上采購流程自行完成采購業務操作。以詢比價采購為例，簡要描述如下:詢比價采購流程適用于一般大宗、通用且為買方市場的物資，分為公開、定向詢比價兩種。其中，定向詢比價要求供應商必須在三家以上。具體操作流程為:計劃員錄入采購需求訂單，檢查無誤后提報到采購網站;計劃員根據訂單編制詢價方案，采購方式確定為(公開、定向)詢比價采購，經領導審批后下達給采購員;采購員根據詢價方案編制詢價書，并將詢價書在網上發布;供應商在網上查看詢價書，并根據詢價書報價(編制報價書);到達報價截止期后，采購員揭示報價，組織對報價進行打分評價;采購員根據報價書編制采購方案，并報領導審批;采購員根據審批后的采購方案編制詢比價通知，發給參與報價的全部供應商;采購員根據詢比價結果編制采購合同并對采購合同執行情況進行打分評價;合同執行完畢后采購員對合同進行核銷操作。

四、推進網上物資采購的主要措施

把采購工作搬到網上進行，是對傳統采購理念和傳統采購模式的變革。思想上的不適應，工作上的不習慣，是巴陵石化網上采購電子化面臨的主要難題，必須采取有力的措施予以推進。

1.高度重視，加強培訓，提高對開展網上采購重要意義的認識

面對推進網上采購工作的現實困難，公司明確提出“采購人員不上網就下崗、供應商不上網就出場”的要求，先后成立了電子商務領導小組，廣泛宣傳動員，積極推進工作。為網上采購工作順利實施，集中組織了各事業部物資采購業務人員和供應商營銷人員100多人的大規模上網操作培訓。為了方便各企業自主開展培訓，在電子商務系統上增加開發了自助式培訓系統，培訓面和培訓效率顯著提高。通過培訓，各個方面相關人員對網上采購工作重要意義的認識普遍提高，上網積極性明顯增強。

2.建立制度，分解責任，強化考核

為確保網上采購工作的健康發展，巴陵石化先后出臺了《巴陵石化物資采購電子商務網站運行管理辦法》、《巴陵石化網上采購管理規定》等管理辦法，用以規范企業網上采購行為。各事業部先后建立了適合各企業具體情況的實施辦法，各項規定和辦法的出臺為網上采購工作鋪平了道路。另外，要求各事業部物資供應部門把網上采購當作重要工作來抓，按年度、季度、月度制訂網上采購工作目標，任務層層分解，責任落實到人，并把上網采購作為上崗條件與工資、獎金掛鉤納入考核范圍。

3.建立運行機制，抓好網上采購工作過程控制

為加大網上采購推進力度，建立網上采購工作月度例會和季度通報制度，及時發現工作過程中存在的各種問題，研究制訂解決方案，有力地推動了網上采購工作不斷向縱深迅猛發展。公司領導將月度例會和季度通報作為一項制度固化并長期堅持下來，網上采購總體情況、上網采購情況每季度向各級主管領導、審計與監察等機關、事業部門進行通報，把網上采購情況納入經濟活動分析會等例會的專項內容和經濟責任制考核及時獎懲兌現。

4.不斷完善系統功能、優化業務流程，充分適應管理改革和業務改造的要求

電子商務系統投入運行以來，先后組織了4次重大改版升級，系統不斷走向成熟。通過不斷優化提升，一是將按專業劃分的采購業務流程整合為一套統一的、標準化的業務操作流程;二是打破了傳統的以行政機構、采購專業為基礎的系統設計結構，建立了以物資編碼為基礎的數據結構體系，適應了業務不斷規范和管理不斷提升等新要求的快速實現;三是實現了智能化引導操作、用戶分級管理業務操作模式，上網操作更簡便、更快捷，突出了“以人為本”的系統設計理念。

五、巴陵石化實行電子采購取得的成效

物資采購電子商務網的建設與發展，是巴陵石化以信息化帶動工業化，利用網絡信息技術改造和提升傳統產業取得的重大成果，標志著巴陵石化徹底告別了傳統的物資采購模式，全面進入網絡化采購新時代。與傳統的采購模式相比，電子商務具有無可比擬的優越性。在統一的平臺上，按照統一的流程，在統一的供應商網絡內實施采購業務，使巴陵石化物資采購工作發生了脫胎換骨式的變化。

1.傳統采購模式實現了重大變革

巴陵石化生產建設所需的90%以上的物資實現了網上采購，信息封閉、資源割裂已經成為歷史，巴陵石化邁進了電子化采購時代。

2.顯著地規范了采購業務

對需求計劃、采購詢價、供應商報價、確定供應商、確定價格等傳統采購業務進行改造，實現了采購流程的統一;將訂單提報、詢價方案、詢價書、報價書、采購方案、合同等采購關鍵環節固化在系統中，實現了采購過程的公開。物資需求信息、詢報價信息、審批信息、合同信息保存在系統中，各級經過授權的管理人員可以隨時調閱、查詢、分析，實現了采購數據的永久追溯。

3.顯著地降低了成本和費用

統一規范的采購業務流程、嚴格界定的供應商范圍、總部發布的采購指導價格都鑲嵌在電子商務系統中，發揮了巴陵石化統一對外的優勢，采購價格明顯下降。利用互聯網傳遞采購需求、發詢價、收報價，極大地節省了出差、開會、發傳真、打電話的費用。八年累計節約采購資金1.48億元，網上采購節約資金率為3.7%。

4.實現了采購信息的快速傳遞和廣泛共享

公司與總部之間、公司與兄弟公司之間、公司與事業部之間、公司與供應商之間可以按照權限范圍查閱相關采購業務操作進展情況、合同執行情況、供應商業績考評等信息。八年來，網上積累的大量采購需求、價格、供應商供貨時間、質量等近12萬條歷史信息，既可以分類查閱也可以在采購過程中由系統自動提示，極大地改變了巴陵石化各企業間采購信息相互封閉的狀況，實現了采購信息的廣泛共享。

5.極大地提高了工作效率

采購業務上網，鼠標點擊之間完成業務操作，采購信息瞬間傳遞到企業和國內外供應商，采購時間從過去的1～2周縮短到現在的2～3天，甚至幾個小時，工作效率顯著提高。

近幾年來，網上采購實踐表明，巴陵石化物資采購電子商務網已經成為物資采購工作不可替代的重要平臺，并且正在為物資供應管理改革、采購業務模式改造、采購業務流程優化，發揮重要的推動作用。巴陵石化還將積極探索電子商務深化應用，有力挖掘電子商務潛能，充分借助電子商務的翅膀，全面助推企業的騰飛。

(作者單位:湖南省岳陽市巴陵石化公司職工培訓學校)