淺談會計檔案管理及其面臨的挑戰

摘 要 會計檔案管理是一項重要的工作，本文具體談了會計檔案的管理工作以及其面臨的挑戰。

關鍵詞 會計檔案管理 挑戰

中圖分類號:F234文獻標識碼:A

會計檔案是企事業單位在會計核算過程中形成的，根據檔案管理科學和相關會計檔案管理規定，集中保存備查的專業性文件材料。傳統的會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等專業核算資料，具體包含以下四類文件:

1、會計憑證類:包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證;

2、會計賬簿類:包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿;

3、財務報告類:包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告;

4、其他類:包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。

企事業單位每年形成的會計檔案應當由會計機構按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案在會計年度終了后，一般由會計機構保管一年，期滿之后由會計機構編制移交清冊，移交給本單位檔案機構統一保管。未設立檔案機構的，會計機構應當在內部指定專人保管。

從會計核算程序上看，會計檔案管理屬于財務管理的最后一個環節，因而往往容易被人忽視。由于檔案管理并非日常的會計核算業務，且企業通常都設專人進行管理，很多人覺得這項工作與自己沒有直接關系，因此對會計檔案沒有給予足夠的重視。

事實上會計檔案在經濟預測和決策中具有重要作用。首先，會計檔案具有連續性和制約性，是反映企事業單位經濟業務的歷史記錄。從編制會計憑證到形成會計賬簿直至最終產生會計報表，形成了一個完整的帳務體系，直接反映了會計主體各項經營事項，可以說會計檔案是總結經營管理經驗的重要資料。其次，會計檔案是進行經濟活動預測、決策及開展財務分析等工作的重要依據。會計檔案完整記錄了企事業單位在經濟活動過程中的各項業務指標，作為財務分析的重要工具，會計檔案對貫徹黨和國家各項財經方針，對編制預、決算，節約資金和加強企業內部管理等方面都具有重要作用。此外，會計檔案還是打擊經濟領域犯罪的重要依據，是檢查、監督經濟活動的重要工具。同時，會計檔案還是經濟科學研究的可靠史料，它記錄了經濟活動的事實經過，反映了經營管理的經驗教訓，是具有重要價值的史料。

1998年國家財政部、國家檔案局發布了從1999年1月1日起開始施行的《會計檔案管理辦法》。依據此辦法，國內各行業、領域的企事業單位都普遍制定了相應的會計檔案管理制度。到今天，《會計檔案管理辦法》已施行了近12年的時間，隨著改革開放的逐步深入和我國社會經濟的不斷發展，傳統的會計檔案內涵已發生了巨大變化，會計檔案的管理方式也隨之有了很大程度革新。

隨著計算機技術逐步應用于會計核算業務，電算化會計的新概念由此產生。而隨著電算化會計在技術和理論上的不斷成熟和完善，會計信息逐漸實現了數據化和程序化，會計檔案的載體也發生了巨大變化。如今會計檔案的內涵已遠遠超越了傳統概念上的手工憑證、手工賬簿和報表等紙質文件，而另外涵蓋了會計軟件系統、電算化會計信息等一系列電算化文件。由于《會計檔案管理辦法》中第十二條明確規定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案?！睆亩谥贫壬厦鞔_了電算化會計檔案的雙重檔案載體，即除了打印輸出的記賬憑證、會計賬簿和會計報表等之前所述的四類傳統紙質文件外，還包括了存儲在計算機硬盤、光盤和其他磁性介質的會計數據、電算化會計系統中的所有系統軟件、會計應用軟件及全套文檔資料。

會計核算的電算化在很大程度上推動了企業財務管理水平的進步，促進了會計核算制度逐步完善，但同時也使會計檔案管理面臨著新的挑戰。由于在電算化條件下，會計信息被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，技術上就有可能被非法修改而不留痕跡，會計信息的真實性就難以保證。而未經授權的人出于私利和不正當目的，也有可能通過計算機和網絡查看屬于企業機密的會計數據，進行復制、偽造和銷毀等非法行為，會計信息的完整性和安全性也因此受到挑戰。由于通過計算機技術手段實施的篡改、復制和偽造等行為具有很強的隱蔽性，相對手工會計而言，發現利用計算機舞弊和進行違法行為的難度更大，因此造成的危害和損失也更大。同時，由于電算化會計檔案受載體質量、存放環境、存儲有效期等條件的影響，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作也給電算化會計檔案管理帶來了新的課題。另外，隨著施行電算化會計的時間增長和會計信息系統的不斷升級，財務軟件的版本也就越多，加上相關財務人員和軟件維護人員更迭等原因，企業想要查詢以前年度的會計信息時，往往要重新安裝舊版本的會計信息系統，而且還可能因時間過久、遺忘口令和密碼等原因難以取得所需的會計信息。

鑒于電算化會計檔案保管存在的局限性，打印輸出的會計憑證、會計賬簿和財務報表等傳統紙質檔案則顯示出其存在的重要性和必要性，而且紙質檔案同時也是對同期電子數據的印證。在《會計檔案管理辦法》和大多數企事業單位的會計檔案管理規定中，對于紙質會計檔案的管理一般都有詳細的描述，包括需要歸檔的文件類型、歸檔和移交辦法、保管期限以及銷毀程序等，這里筆者不再贅述。然而紙質檔案雖然不易被篡改、復制和偽造，也比較容易查找，但其本身也有無法克服的局限性，即紙質檔案無法反映會計信息系統中所有的會計信息。

假設一家歷史悠久的大型企業，其會計信息系統中某往來科目下設多級明細，同時設置了往來臺賬和賬齡管理，如果該企業同時還設有若干責任中心，那么該企業的往來科目賬簿該如何打印。選擇只有一個，即在匯總責任中心下按往來單位進行打印。顯而易見，這樣輸出的賬簿缺少了很多重要的財務信息?；蛟S有人建議可以分別在各責任中心下按往來單位進行打印，或者在最末級明細科目下按往來單位進行打印。但事實上，一般大型企業往往有幾千家往來客戶，若按后兩種方法輸出賬簿，其工作量是難以想像的，而且即便是這樣輸出的賬簿仍然缺少很多財務信息，其工作量與工作成果是不配比的。因此，我們在日常財務工作中，更為依賴的仍然是電算化會計系統。

為了更有效地做好會計檔案管理工作，各企事業單位在加強紙質會計檔案管理的同時，還應重點抓好電算化檔案的管理。應配備專職或兼職的電算化檔案管理人員，設專室進行保管，控制好源頭的質量。應根據電算化會計檔案的特點，制定明確的、可操作性強的檔案管理制度，對不同版本的財務軟件和相關文件進行科學的分類和儲存，做好備份、保管、調閱、移交和銷毀等方面工作。同時，還應注重收集計算機硬件系統的型號、存儲空間、外部設備配套類型、計算機操作系統、財務軟件編程語言、財務軟件的系統名稱、版本號、軟件銷售與維護公司的名稱、地址、電話、聯系人以及與軟件系統相配套的各類說明書和使用手冊等相關信息。只有同時管理好紙質檔案和電算化檔案，才能將會計檔案管理提高到一個新的層次。

傳統會計檔案加上電算化會計檔案是否就是會計檔案的全部，答案當然是否定的。隨著社會經濟的不斷發展和企業經營管理的不斷升級，會計檔案的內涵也需要逐步擴充和完善。近年來，預算管理越來越受到企業經營者的重視，預算編制和分析考核逐漸成為財務部門的核心業務之一。而由于種種原因，多數企業并未將財務預算和考核等相關文件納入會計檔案管理范圍，預算檔案管理成為會計檔案管理的一個盲點。另外，近幾年內部控制體系逐漸為國內企業所接受，并迅速得到發展，內控文件成為一項重要的財務專業性文件。而內控文件是否應當歸檔，歸檔的文件類型、保管期限等問題還有待于我們進一步探討。

會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，直接影響了企事業單位財務管理的質量和水平。而檔案管理是一門科學，需要會計人員不斷地深入學習和探索。只有通過學習和探索推動會計檔案管理不斷向前進步，才能使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

(作者單位:中石油東北煉化工程有限公司)

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