檢驗管理系統(tǒng)提高工作效率的方法

摘 要隨著檢驗管理系統(tǒng)在筆者單位的正式運行，單位人員的工作效率得以極大的提升。筆者結合該單位運用的檢驗管理系統(tǒng)，闡述檢驗管理系統(tǒng)中提高工作效率的六大方法。

關鍵詞 業(yè)務系統(tǒng) 工作效率 方法 產(chǎn)品檢驗管理系統(tǒng)

中圖分類號:G27文獻標識碼:A

隨著網(wǎng)絡技術、信息技術等高科技的飛速發(fā)展，筆者所在單位引進檢驗管理系統(tǒng)，將單位的檢驗工作從以前的手工制作報告、手工統(tǒng)計報表等工作效率不高的方式解放出來，極大的提高了我單位人員的工作效率，為單位創(chuàng)造了更高的價值。

一、 業(yè)務流程的標準化

信息化建設的管理體系本質(zhì)就是要建設信息化的業(yè)務流程管理體系，管理好了流程就等于管理好了企業(yè)，標準化了流程就等于提高了企業(yè)人員的工作效率。這是一位專家對業(yè)務流程所提出來的獨到見解。在不改變現(xiàn)有的業(yè)務流程基礎上，標準化了業(yè)務流程，設計出了如下圖所示的流程圖:

業(yè)務系統(tǒng)亦根據(jù)此流程來設計，從而使單位人員從復雜的業(yè)務流程中解放出來，提高了工作效率。

二、 模塊功能的簡單化

筆者所在單位人員操作計算機的水平不盡相同，有些看到復雜的軟件就有一種恐懼感，因此檢驗管理軟件不能復雜、不能讓人不好理解，不然不但提高不了效率，反而會影響到使用人員的工作情緒。基于此種情況，檢驗管理系統(tǒng)盡量采用了模塊功能簡單化，一個模塊只完成一簡單的功能，見到模塊名即明白此模塊的作用，遵循Windows標準操作和界面設計規(guī)范，只需記憶少量功能模塊的使用方法就能完成全部工作，而且每個功能模塊的操作方法基本相同，只要學會了一個功能，其他的功能就可以融會貫通，從而提高工作效率。

三、 檢驗項目的整合化

檢驗過程中最重要的是需清楚此樣品有哪些檢驗項目，每個檢驗項目的檢驗依據(jù)是什么、檢測方式是什么，技術要求是什么。在使用業(yè)務系統(tǒng)前我們都需去翻閱相應的檢驗依據(jù)，十分的不方便，檢驗過程中的工作量相當?shù)木薮螅谑褂脴I(yè)務系統(tǒng)后，我們將這些檢驗項目進行了整合，保存于業(yè)務系統(tǒng)中，形成一個個的模板，例如茶葉，設計了如下圖的兩個模板:

當檢驗茶葉時即可通過系統(tǒng)中設計的按鈕將這些模板調(diào)入，檢驗人員只需選擇運行何種模板即可，而無需再去理會檢驗依據(jù)、檢測方式、技術要求是什么，從而使檢驗過程中的勞動量大大的降低，提高了工作效率。

四、 數(shù)據(jù)的高度復用化

檢驗時，我們經(jīng)常碰到這樣的情況:一種樣品，只是受檢單位不同，檢驗項目的測試值不同，其它都相同，有沒有什么簡單的方法來完成此樣品檢驗數(shù)據(jù)的錄入了。答案是肯定的，系統(tǒng)中提供了繼承功能，允許繼承以前檢驗過的樣品數(shù)據(jù)，從而可以快速的將其樣品數(shù)據(jù)復用過來，修改相應的測試值為本次檢驗的測試值即可完成此樣品的檢驗數(shù)據(jù)錄入，從而提高工作效率。

五、 強大的統(tǒng)計報表

未使用業(yè)務系統(tǒng)時對檢驗數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計是一件相當麻煩的事情，做一張報表一般都需要一兩天的時間來進行匯總統(tǒng)計，效率不高，而使用系統(tǒng)后即是一件較輕松的事情了，檢驗數(shù)據(jù)在平時檢驗時均已經(jīng)保存到系統(tǒng)中，統(tǒng)計時只需設置好條件即可以完成報表的統(tǒng)計，效率得到了提高。

六、其它小功能的運用

輸入法切換是一件比較頭痛的事，在數(shù)據(jù)錄入時經(jīng)常需要切換輸入法，系統(tǒng)提供了設置用戶使用輸入法，當在需輸入中文的處即自動的將輸入法切換到中文輸入法，在需輸入英文或數(shù)字處即將輸入法切換到英文輸入法，從而無法手工切換。

由于產(chǎn)品檢驗數(shù)據(jù)的一些特殊性，經(jīng)常需要輸入一些特殊的字符(如P2O5) 系統(tǒng)亦提供了一特殊字符集，從而省去了輸入這些特殊字符的麻煩。系統(tǒng)的這些小功能能為使用人員節(jié)省較多的時間，提高工作的效率。

七、 后續(xù)提高工作效率的方法擴展

業(yè)務系統(tǒng)在筆者單位使用后，極大的節(jié)約的成本，提高了工作效率。在單位領導的大力支持下、堅持科學發(fā)展觀，亦將不斷的完善系統(tǒng)，尋找更多的提高工作效率的方法，使工作效率得到進一步的提升。

(作者單位:王曹宇，鶴壁市質(zhì)量技術監(jiān)督檢驗測試中心;張沛，常州金壇市質(zhì)量技術監(jiān)督局)