淺析企業(yè)內(nèi)部控制中的信息與溝通

摘要：國內(nèi)紅光實業(yè)、三鹿等一系列事件帶來的嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)后果無不折射出企業(yè)內(nèi)部控制的缺失或薄弱，同時也暴露了由于業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或責(zé)任單位間信息截流和流動不順暢的重大問題。企業(yè)對內(nèi)部控制中的信息與溝通并未引起足夠的重視。文章就內(nèi)部控制中的信息與溝通的作用及其與內(nèi)部控制中其它要素的關(guān)系進(jìn)行分析，進(jìn)而提出信息與溝通的構(gòu)建與完善的建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；信息；溝通

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006－8937(2010)24－0086－01

1 信息與溝通的含義

信息的正常流轉(zhuǎn)不僅是企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的需要，也是管理者進(jìn)行決策與控制的基礎(chǔ)和依據(jù)。內(nèi)部控制中的信息與溝通不完全等同于企業(yè)內(nèi)外所有的信息及其流動，它是影響企業(yè)內(nèi)部控制整體執(zhí)行效果的基礎(chǔ)性因素，與內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動和內(nèi)部監(jiān)控等其他要素共同構(gòu)成完整的內(nèi)部控制框架。關(guān)于信息與溝通的定義，在美國COSO委員會發(fā)布《內(nèi)部控制風(fēng)險管理框架》中要求企業(yè)識別和獲取與企業(yè)相關(guān)的，涉及企業(yè)內(nèi)外部的事項和活動的廣泛信息，并以保證員工能履行其企業(yè)風(fēng)險管理和其他職責(zé)的形式和時機(jī)向員工傳遞。我國的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求企業(yè)建立內(nèi)部控制相關(guān)信息與溝通制度，明確相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序，加強(qiáng)信息的及時溝通，促進(jìn)內(nèi)部控制的有效運(yùn)行。

2 信息與溝通的作用

2.1信息與溝通是實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的保證

指令性信息、業(yè)務(wù)與非業(yè)務(wù)信息的正常流轉(zhuǎn)確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性目標(biāo)；通過資產(chǎn)相關(guān)信息的搜集、記錄、保管等，保證資產(chǎn)信息的真實與完整，達(dá)到資產(chǎn)的安全性目標(biāo)；通過對與生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的資金運(yùn)動狀況的可靠反映，實現(xiàn)財務(wù)報告及相關(guān)信息真實與可靠的目標(biāo)；通過對外部監(jiān)管的信息的收集，以此規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理的合法合規(guī)性，保證實現(xiàn)企業(yè)法律法規(guī)和規(guī)章制度的遵循性目標(biāo)。

2.2信息與溝通是進(jìn)行管理的前提

決策是管理的核心，整個管理過程就是圍繞決策的制定和組織實施過程而展開的。對于管理者而言，沒有信息就不可能做出決策，而信息的傳遞與被理解只能通過溝通實現(xiàn)。信息是管理者進(jìn)行判斷與決策的基礎(chǔ)。決策的正確性與有效性高低很大程度上取決于信息的水平。并且，只有通過信息與溝通才能使員工了解各自的職責(zé)，管理者所做的決策才得以順利無誤的實施。信息的質(zhì)量以及溝通的方式與水平制約了管理的成本和管理效率。

2.3信息與溝通是實施控制的關(guān)鍵

企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)是企業(yè)人員控制實物流、資金流與信息流的過程。從持續(xù)發(fā)展的角度看，無論綜合體里的任何一項停滯都會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。其中，企業(yè)的信息流又對實物流、資金流起著主導(dǎo)作用，實物流或資金流總是按照信息流規(guī)定的路線、任務(wù)、時間以及各項標(biāo)準(zhǔn)的要求而流動的。信息連通控制各環(huán)節(jié)，任何一種控制方式都是在掌握和處理大量信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。因此，準(zhǔn)確、及時的信息與溝通是有效控制的關(guān)鍵。

3 信息與溝通和內(nèi)部控制各構(gòu)成要素的關(guān)系

3.1

內(nèi)部環(huán)境和信息與溝通

在內(nèi)部環(huán)境中，管理者通過辨別、取得適當(dāng)?shù)男畔ⅲ⑦M(jìn)行溝通，使每個員工清楚內(nèi)部控制制度的相關(guān)內(nèi)容以及這些內(nèi)容如何生效，并了解自己所擔(dān)負(fù)的責(zé)任以及所負(fù)責(zé)的活動怎樣與他人的工作發(fā)生關(guān)聯(lián)等。各部門和管理層次提供共享、準(zhǔn)確、及時的信息，為公司各種資源的統(tǒng)一規(guī)劃、合理調(diào)度、綜合利用提供依據(jù)和保障。溝通機(jī)制的有效構(gòu)筑則為企業(yè)文化的傳播、發(fā)揚(yáng)和豐富提供了現(xiàn)實的制度保障。溝通渠道的拓展使得企業(yè)文化從軟性管理到“硬著陸”，可以更為深入地滲透，這是塑造強(qiáng)勢企業(yè)文化的必須工具。

3.2風(fēng)險評估和信息與溝通

風(fēng)險評估是企業(yè)及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險，合理確定風(fēng)險應(yīng)對策略。風(fēng)險事件發(fā)生可能性的分析是在對企業(yè)內(nèi)外部相關(guān)信息進(jìn)行收集匯總的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。例如關(guān)鍵控制點的異常狀況信息能夠讓企業(yè)及時評估風(fēng)險水平迅速找到風(fēng)險應(yīng)對措施。信息的詳細(xì)程度視企業(yè)風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對的需要而定，保證將風(fēng)險維持在風(fēng)險偏好范圍內(nèi)。管理者通過對特定風(fēng)險及風(fēng)險程序信息分析判斷界定風(fēng)險的性質(zhì)與程度，為制定科學(xué)的風(fēng)險戰(zhàn)略提供可靠的依據(jù)和保證。

3.3控制活動和信息與溝通

控制活動要求企業(yè)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，采用相應(yīng)的具體的控制措施，它貫穿于整個組織、各個層次和不同的功能部門。授權(quán)、職務(wù)分離、憑證、接觸、實務(wù)清查等各個方面同時或交替的控制需要來自不同部門不同人員提供相應(yīng)的信息進(jìn)行溝通。信息是授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、財產(chǎn)保護(hù)控制、會計系統(tǒng)控制、內(nèi)部報告控制、經(jīng)濟(jì)活動分析控制與績效考評控制等活動的前提與保證。反之，控制活動的具體施行又影響了信息的及時性與準(zhǔn)確性。

3.4內(nèi)部監(jiān)督和信息與溝通

內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對內(nèi)部控制建立與實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，評價內(nèi)部控制的有效性，并及時對發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷加以改進(jìn)。內(nèi)部監(jiān)督的實施離不開信息與溝通，例如，負(fù)責(zé)營運(yùn)的人員在履行其日常的業(yè)務(wù)活動時，營運(yùn)報告與所得到的資料信息有較大偏離的，可與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，以驗證信息的正確性，并及時發(fā)現(xiàn)問題所；內(nèi)、外部稽核人員定期溝通，提出強(qiáng)化內(nèi)部控制系統(tǒng)的建議等。

4 完善信息與溝通的措施

4.1確保信息在傳遞過程的控制

首先，要有明確的傳遞對象，也就是信息傳遞要有針對性。沒有明確的傳遞對象或傳遞錯誤，嚴(yán)重威脅到信息的安全性。確定具體的信息傳遞的對象，是讓信息順暢無誤的流動的基礎(chǔ)，能夠保證企業(yè)指令、計劃有明確的執(zhí)行者。其次，規(guī)定確定的信息傳遞渠道。明確的信息傳遞渠道是信息流以正確的方向和確定的速度流向信息接收者。再者，保證信息的保密性。企業(yè)中的公司戰(zhàn)略，研發(fā)狀況，人力資源信息等都是涉及企業(yè)機(jī)密的信息，一旦泄露將威脅到企業(yè)的生存與發(fā)展。這就要求控制信息傳遞的范圍與時限。此外，還要追蹤信息接收者，建立反饋制度。內(nèi)部控制是一個動態(tài)的過程，每一環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生信息，傳送信息，不斷的搜集反饋信息能夠起到監(jiān)控薄弱環(huán)節(jié)的作用，最終不斷完善內(nèi)部控制制度的制定與實施。

4.2構(gòu)建合理的組織結(jié)構(gòu)

內(nèi)部控制與組織結(jié)構(gòu)是保持一致的。組織結(jié)構(gòu)是對組織成員、工作任務(wù)的不同角色的正式劃分，以保證組織活動的正常運(yùn)行。組織結(jié)構(gòu)安排影響到工作效率、員工激勵、信息流和控制系統(tǒng)，能夠幫助規(guī)劃組織的未來。良好的組織結(jié)構(gòu)有利于信息的上傳、下達(dá)和在各業(yè)務(wù)活動間的流動。組織結(jié)構(gòu)還有助于開發(fā)更有效的溝通方式，而且可以提高員工激勵的差異程度，并對業(yè)務(wù)操作人員合理定位。因此，應(yīng)通過完善組織結(jié)構(gòu)，使其向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化、民主化發(fā)展，使得信息可獲取性增強(qiáng)，管理跨度增大，加強(qiáng)溝通能力。

4.3充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)在管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，原有的內(nèi)部控制越來越不適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的提升，信息技術(shù)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的各方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。無論是作為現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的主流的ERP系統(tǒng)，還是COBIT的應(yīng)用都有可能使得信息與溝通更便捷，降低風(fēng)險，最終使得內(nèi)部控制的效率也得到提高。企業(yè)在考慮成本效益原則的前提下，建立與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，通過運(yùn)用最新信息技術(shù)手段建立和加強(qiáng)內(nèi)部控制系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)和事項的自動控制，減少或消除內(nèi)部人為操縱因素的影響。

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