高校教學檔案管理的思考和體會

李一晴+王暾+徐濤

摘 要：高校教學檔案管理對高校教學工作有著重要的作用，隨著信息化技術的快速發展和廣泛運用，高校教學檔案管理工作的管理模式和手段面臨新問題和新的挑戰。文章從教學檔案管理工作的重要性入手，分析了目前高校教學檔案管理工作中存在的問題，提出加強高校檔案管理工作的一些建議和對策。

關鍵詞：教學檔案 管理 信息化技術 應用

中圖分類號：G652

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）02-207-02

高校教學檔案是高校檔案的主體和重點部分，包括高等學校教學實踐、教學研究、教學管理等教學工作中對學校和社會、學生有保存價值的各種文字、圖表、音像及電子載體等歷史記錄材料，反映了學校教學工作的歷史，同時也承載著學校教學工作的未來。因此，教學檔案管理高校教學工作的重要支撐，也是評價高校管理水平的一個重要指標。

一、高校教學檔案管理存在的問題

（一）對高校教學檔案的重要性認識不足

高校教學檔案不僅記錄了學校教學活動，體現了教學活動管理的過程，為學校教學研究提供了系統完整的資料，而且是高校各類教學評估的第一手資料。但教學檔案工作是一種教學行為之后的管理工作，屬于事后行為，容易被大家忽視，而導致教學檔案管理工作滯后。對高校教學檔案的重要性認識不足主要表現在以下兩個方面：一方面是高校主管教學檔案的領導不重視，普遍認為只有學校檔案館才需要檔案管理專門人才，在教務處、各學院不需要設置專門人才，可由其他工作人員兼職即可，這就造成在工作繁忙時教學檔案管理往往是經常被忽略的工作。另一方面高校教學檔案管理工作人員往往為兼職，對教學檔案管理工作仍保留在重保管輕利用的意識，平時不注重及時收集整理建檔管理，也不重視檔案管理的學習，很少去主動思考教學檔案的現代管理理念，工作不夠嚴格和規范，有得過且過的現狀。這就造成高校檔案管理工作滯后，更談不上優化檔案管理、提高教學檔案利用率及教學檔案信息化管理了。

（二）教學檔案的管理水平滯后

目前，很多高校教學檔案的管理模式仍然以傳統的封閉式管理為主。這種管理模式主要表現為：經費投入不足，檔案管理設備陳舊；高校教學檔案管理制度欠缺，導致高校教學檔案管理不規范、責任不清；高校教職工普遍認為檔案管理是檔案館及部分部門的事情，沒有收集教師檔案的意識，導致有些教學材料隨著時間的流逝而遺失；高校內部教學管理部門的教學檔案管理各自為政，沒有共享，導致各部門的教學檔案存在重復收集的現象；教學檔案仍以紙質版為主，沒有專門的檔案室，主要存放在教學管理部門的庫房中，電子版的檔案資料也僅僅保留在計算機或硬盤中；教學檔案管理仍為手工操作階段，收集、整理、立卷等質量不高，缺乏高效、便捷的查找途徑；學校檔案館和教學管理部門在教學檔案的及時歸檔工作方面仍存在推諉現象，導致一些珍貴的教學檔案未及時入庫，造成不可估量的損失。

（三）教學檔案的利用率較低

陳舊的教學檔案管理模式是造成教學檔案使用率低的重要原因。目前各高校非常重視校園網的建設，信息化水平較高，但教學檔案管理因不受重視，教學管理部門的教學檔案各自為政，沒有充分利用校園網，校內教學檔案交流、共享也較少。尤其在高校面臨各級評估時，往往還需要對各種教學檔案重新整理、建檔，部分高校往往存在評估一次，就整理出一套教學檔案，已有的教學檔案未能在評估中發揮出高效、便捷的作用。部分高校教學檔案管理未充分利用信息化技術，導致教學檔案在收集、整理及立卷等方面效率較低，也使得教學檔案利用率較低。此外，高校教學檔案的使用仍以校內為主，未對社會廣泛開放，這也是高校教學檔案利用率較低的原因之一。

二、加強高校教學檔案管理的建議

（一）提高對教學檔案管理重要性的認識

首先，要轉變思想觀念，加強對教學檔案管理工作的認識，教學管理部門、各學院系部負責人要重視教學檔案工作，組織教職工認真學習《高等學校檔案管理辦法》，完善教學檔案管理制度，明確責任，從上至下提高教學檔案的認識，重視和支持教學檔案管理工作。其次，要設置教學檔案專項經費，加強軟硬件建設，設立檔案室，配備檔案管理儀器，提高教學檔案管理工作。最后，要配備專業檔案員，提高教學檔案管理人員的素質。教學管理部門如教務處應由副處長主抓檔案工作，科級管理人員應納入檔案管理專門人員。此外，要重視檔案管理軟件研發，提高教學檔案的收集、整理、立卷及檢索，從而提高教學檔案的利用率。

（二）規范和完善教學檔案管理制度

教學檔案管理規范化和標準化是提高教學檔案管理水平的重要前提。高校教學管理部門應根據《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等制度規定，結合學校實際和需求，完善和制定教學檔案管理制度，保證教學檔案資料收集的完整、鑒定準確、整理有序、保管安全及利用便捷等方面，逐步建立健全檔案鑒定考核體系和崗位責任制相關規章制度，將教學檔案管理工作落到實處，真正實現教學檔案資源的共享，提高教學檔案在學校各項工作中的作用。

（三）建立教學檔案管理信息化網絡

信息技術的應用是提高高校教學檔案管理效率的必然選擇。首先，要重視數字檔案的收集，制訂數字檔案歸納管理制度，將教學數字資源收集納入教學管理部門、各學院系部的立卷歸檔制度中，學期教學檢查應把教學檔案作為檢查的內容之一。其次，加強教學檔案管理信息化的建設，建立教學檔案標準化、規范化和可共享的數據庫；同時要充分應用校園網和辦公自動化信息系統，實現教學檔案的網絡資源共享，盡量向社會開放教學檔案，提高教學檔案的利用率。最后，要加強高校教學檔案管理人員的信息化培訓，提高教學檔案管理人員的信息化專門知識和專業技能。

高校教學檔案管理工作的規范和完善能夠為學校教學管理、教學改革提供重要的參謀作用和信息咨詢作用，也能促進學校教學質量和教學水平的不斷提高。同時，建立完善、系統的教學檔案數據庫，提高教學檔案的利用率，是高校教學檔案管理工作刻不容緩的任務。

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[3] 楊文.論高校教學檔案的收集與信息化管理[J].科技信息，2009年（15）：351

（作者單位：寧夏醫科大學教務處 寧夏銀川 750004）

（第一作者簡介：李一晴，女，高級實驗師，從事教學檔案管理多年；工作單位：寧夏醫科大學教務處）

（責編：若佳）