疾病預防控制檔案科學管理

　　疾控檔案，是廣大疾控工作者在開展疾病監測、控制、科研、培訓及健康教育等活動中所形成的大量的信息資源總匯。疾控檔案具有極強的專業性、特殊性和連續性的特點。對疾病防控規律的認識以及開展衛生防疫的監督監測的過程，都必須以專門檔案為依據。因此，防病機構的檔案管理工作顯得尤重要。
　　
　　1疾控檔案的分級管理問題
　　疾病預防控制機構業務檔案的劃分范圍，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則，將那些反映主要業務工作總體水平的檔案資料、有一定的學術價值、保管時限長的基礎監督監測檔案劃分為中心級檔案，以確保中心業務檔案能反映和概括本機構業務活動及工作水平。一是將疾病預防控制業務檔案納入疾控中心檔案管理體系，由疾控中心辦公室統一領導，疾控中心綜合檔案室組織實施。二是將業務檔案分為一級、二級檔案兩級。一級檔案：凡劃歸疾控中心管理的業務檔案，由各科負責整理，定期移交給疾控中心綜合檔案室歸檔，統一保管和提供利用。二級檔案：一般是指處、科、室檔案。凡劃歸處、科、室管理檔案，由各處、科、室收集整理歸檔，指定專人負責保管，提供檔案信息為現實工作服務。
　　
　　2疾控業務檔案范圍的劃分
　　2.1一級檔案范圍。業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案，重要的請示與批復、重要的證書、調研報告、研究成果等；年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案、流行病學分析、疫情流行趨勢預測、不明原因疾病調查等；年度或跨年度疾病監測總結分析；重大事故、重大疫情、中毒調查處理的有關資料，包括調查報告及現場調查分析總結；專題調查：包括調查設計、調查報告或總結、統計匯總資料。各項業務工作的統計月報、年報。全國、河南省、市級刊物上發表的業務論文。
　　2.2二級檔案范圍。疾控中心處、科、室級檔案范圍對轄區內疾病預防控制機構所提供的報表、總結等資料。因疾病流行規律，防治措施來自長期、大量的日常性監測工作的積累，不僅對當年的疫情分析有用，更可能是若干年發現或分析疫情流行規律有用，不少資料需要逐年加以補充。一些資料的保管周期不易確定，可隨需而定。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的資料應作為二級檔案保管。二級檔案可劃分為：疾病監測報告，包括流行病學調查原始資料、調查方案；基層常規報表，包括月報、季報、年報等；重大暴發疫情的處理資料；疾病監測原始記錄、督導檢查記錄及總結等。
　　
　　3疾控檔案應當具有專業特色
　　疾控工作發展到哪里，檔案工作就應該延伸到哪里。當前，隨著衛生體制改革工作的不斷深化，疾病預防控制工作科研、監測、檢驗技術服務職能得到進一步的拓展和加強，疾控檔案和資料的收集范圍也在不斷地擴大。這就帶來了疾控檔案部門職能、機構、制度、人員的加強，也為進一步開展疾控檔案工作創造了良好的工作氛圍。因此，要特別重視疾控檔案資源體系、利用體系和安全體系建設，充分發揮疾控檔案信息的作用，為和諧社會建設提供重要保障。
　　
　　4加強新時期疾控檔案工作
　　4.1加大疾控檔案信息化建設力度。要通過建立疾控檔案信息化中心為龍頭，切實提高資源體系的信息化程度。建立科學的信息化網絡平臺，加快信息化資金投入，實現疾控檔案數字化加工，真正把疾控綜合檔案室建設成為疾控中心信息保管和利用中心。
　　4.2建立切實可行的疾控檔案管理體制。針對疾控檔案種類多、利用率高的特點，制定科學合理的管理制度，建立以單位主要負責人牽頭領導組織，制訂符合實際的檔案歸檔范圍和分類方案，要加大疾控檔案業務指導力度，科學標示，科學保管，切實提高疾控檔案標準化、規范化程度。
　　4.3加強檔案干部隊伍建設。按照“政治強、業務精、作風硬”的總要求，加強對專兼職檔案干部的配備、管理和繼續教育，提高檔案業務技能和水平。要積極開展業務協作組交流機制，學先進，比創新，重實績。要關心愛護檔案工作者，在工作和生活上給予幫助，充分發揮檔案工作者的積極性和創造性。
　　4.4重視疾控檔案資源信息開發工作。檔案管理要克服重管理輕利用的現象，主動發揮檔案資源優勢，為疾病預防控制工作提供優質快捷的服務。
　　
　　（作者單位：平頂山市疾病防控中心來稿日期：2011-08-18）