學(xué)校教學(xué)檔案管理淺論

　　教學(xué)檔案是隨著教學(xué)實(shí)踐活動形成的真實(shí)的歷史記錄，是一切公開和不公開的教學(xué)信息材料的匯集，能夠準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面地印證以往的教學(xué)活動和教學(xué)管理活動的情況。
　　近年來，教學(xué)檔案的保管工作，越來越受到教育行業(yè)的重視。
　　
　　1教學(xué)檔案保管工作的重要性
　　檔案保管工作的重要性，是由檔案本身的作用決定的。檔案是歷史的記錄，檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史面貌的重要事業(yè)。而學(xué)校教學(xué)檔案則是指學(xué)校在教育教學(xué)過程中形成的，具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并按照一定的歸檔制度集中起來保管的文件材料。教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要保證。維護(hù)教學(xué)檔案的完整和安全，便于學(xué)校各項(xiàng)工作的利用，是檔案工作的重要任務(wù)。
　　
　　2教學(xué)檔案的特點(diǎn)及作用
　　教學(xué)檔案是在學(xué)校的教學(xué)技術(shù)和應(yīng)用中產(chǎn)生的，它不僅真實(shí)記錄和反映了學(xué)校的教學(xué)活動，而且，能夠真實(shí)地說明學(xué)校教學(xué)活動的歷史過程。是在學(xué)校科研活動中，經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的具有內(nèi)在聯(lián)系的有價值的文件體系，以保證在人們需要時提供查閱和參考。對某些有特殊價值的教學(xué)檔案，要根據(jù)國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密的關(guān)系。教學(xué)檔案是在學(xué)校科研活動中形成的，因此，也要求從事教學(xué)檔案管理的工作者具有較高的專業(yè)技術(shù)知識。教學(xué)檔案真實(shí)地記載了人們的教學(xué)思想、教學(xué)方法和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，是廣大教師勞動的結(jié)晶，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和教學(xué)人員在進(jìn)行科研管理、教學(xué)決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。
　　
　　3教學(xué)檔案庫房分類的管理
　　庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容和經(jīng)常任務(wù)，也是科學(xué)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。教學(xué)檔案的管理要根據(jù)其性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)和相互之間聯(lián)系，將其劃分成一定的類別，即教務(wù)類、學(xué)籍管理類、學(xué)生獎懲類等三大類。然后，根據(jù)實(shí)際情況，在大類的基礎(chǔ)上進(jìn)行小分類，使之能正確反映出產(chǎn)生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實(shí)面貌，達(dá)到便于保管和充分利用教學(xué)檔案的目的。更好地服務(wù)于學(xué)校管理、科研、教學(xué)等工作，把“死”材料變成“活”材料，最大限度地發(fā)揮檔案工作的價值。
　　
　　4加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集歸檔工作
　　檔案的收集工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致的工作，有些教學(xué)人員因?yàn)閳D個人工作上的方便自己保存，或因工作不慎而使材料丟失和泄密。針對這些情況，檔案管理部門要根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，對檔案不僅是學(xué)校更是黨和國家的寶貴財富，應(yīng)該集中統(tǒng)一管理，不得由任何單位和承辦人保存的情況進(jìn)行解釋。教學(xué)檔案部門還應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，制定出相關(guān)的規(guī)章制度、歸檔范圍、歸檔時間等，使教學(xué)人員在教學(xué)活動過程中自覺地配合做好各種材料的收集與歸檔工作。保證教學(xué)檔案收集質(zhì)量的關(guān)鍵在于教學(xué)材料的完整性和準(zhǔn)確性。
　　
　　5教學(xué)檔案的保管鑒定
　　檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，并根據(jù)其不同的價值，確定不同的保管期限。教學(xué)檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)一定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對其科學(xué)性、準(zhǔn)確性、完整性、保管價值及保管期限等組織認(rèn)真鑒定。對已經(jīng)失去價值的技術(shù)檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。凡是在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有永久利用價值的技術(shù)檔案都應(yīng)當(dāng)永久保存。凡是在一定時期內(nèi)具有利用價值的技術(shù)檔案，可以確定保管期限。
　　綜上所述，保管好教學(xué)檔案的最終目的就是利用。要充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，就必須保管好教學(xué)檔案，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，勇于創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享性、統(tǒng)一性、實(shí)效性，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。只有這樣，才能使教學(xué)檔案更好地為教育教學(xué)服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為學(xué)校管理服務(wù)。
　　
　　（作者單位： 鄭州市科技工業(yè)學(xué)校來稿日期：2011-08-11）