關于開放檔案亟待解決的幾個問題

　　[中圖分類號]G271　[文獻標識碼]A　[文章編號]1009－2234(2011)01－0155－01
　　
　　開放檔案工作是各級各類檔案館的基本任務之一，也是檔案館自身建設的一項重大改革，它促使了檔案館由封閉型、半封閉型向開放型轉變，從而提高了檔案工作的社會地位和影響。因此開放檔案工作具有重大的現實意義和深遠的歷史意義，這項工作不僅勢在必行，而且要加快工作步伐，加大工作力度，使開放檔案工作真正落到實處。《中華人民共和國檔案法》規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。”然而，在實際工作中，一些檔案館仍把保守檔案機密與開放檔案對立起來，不能按國家規定按時開放期滿檔案。這一問題值得我們重視和思考，現就怎樣才能扎實地、迅速地做好這一工作，談點初淺認識。
　　
　　一、提高開放檔案重大意義的認識，增強緊迫感
　　
　　開放檔案是《檔案法》對各級國家檔案館做出的法律規定，各級檔案館必須無條件地執行。它要求各級國家檔案館對其所保存的全部檔案，除了按照黨和國家有關保密的規定需要保密或需要控制利用的外，均應分期分批地向社會開放，以滿足社會各方面利用檔案的需要。為此，我們首先要在檔案隊伍內部迫切需要進行廣泛深入的教育，做好政治思想工作，使同志們，特別是領導同志們真正了解它的重大意義和自己的歷史責任，從而用科學發展觀統帥自己，解放思想，與時俱進，徹底解除傳統觀念的束縛，把檔案館的各個業務環節與開放檔案緊密聯系起來。其次，為適應開放檔案這一新情況，解決這一新問題，還必須相應地修訂那些與開放檔案形勢不相適應的規章制度，改革那些不合理的業務技術上的方式方法，盡快形成一個開放的氛圍。第三，通過廣播、電視、報紙、網絡等媒體向各黨政機關、企、事業單位及社會各界做好宣傳工作，這不僅是開放檔案工作的需要，而且也是促進信息時代整個檔案事業科學發展所急需。同時。在客觀上也能激發檔案工作者的緊迫感。
　　
　　二、強化基礎工作，為開放檔案創造必要條件
　　
　　開放檔案政策性很強，它既是嚴肅的政治任務，又是很具體的檔案業務技術工作。針對檔案整理現狀，筆者認為應通過以下措施實現開放檔案工作的新跨越式發展。
　　
　　(一)做好開放檔案的基礎業務工作
　　各級國家檔案館要根據開放檔案的客觀需要，有針對性地做好基礎業務建設。對列入開放范圍的檔案，應做好整理工作，使其達到整理規范化、標準化；對檔案的內容，應依據國家有關法規文件的規定，進行認真的鑒別核查。只有這樣才能使開放檔案的范圍和內容心中有數，有目可查，有據可依。
　　
　　(二)完成開放檔案的解密劃控工作
　　解密劃控工作是開放檔案前必須完成的一項重要工作，必須按《檔案法》規定審慎執行。工作中應遵循“該開放的開放，不該開放的堅決不開放”原則，對滿30年的檔案進行可對外開放和控制使用的劃定。具體地說。就是凡有損于黨和國家利益的，如不利于黨內團結、社會和諧、民族團結、統一戰線、國家安全和統一、國與國之間關系的或涉及個人隱私不宜公開的檔案都不能開放；特別珍貴、稀有、重要和古老的檔案在沒有復制前也不能開放。具體到每一份檔案能否開放，需要非常慎重的鑒定決定。
　　
　　(三)編制好開放目錄與控制使用目錄
　　編制開放目錄與控制使用目錄是實現開放檔案的必要條件，只有認真做好這項工作，才能將檔案對外開放并提高對外開放水平。這一工作要求做到開放與控制使用界限清楚、標記明確。在具體工作中要將屬于開放年度范圍內的檔案，逐卷逐件地審閱鑒定，以完成目錄的編制，形成一套可供利用者查閱利用的檢索工具。同時，這項工作要與檔案電子信息化建設工作相結合，不僅要有手檢目錄，還要形成機檢目錄。以滿足或適應“信息時代”不同利用者檢索要求。
　　
　　(四)要為利用者提供或創造方便的條件
　　由于歷史原因或其他原因，目前一些檔案館的物質條件，包括館舍、設備、經費、人力等都較差、較少、較小，而要做好開放檔案工作，其任務普遍較重，這就需要進一步加強和完善館內的各種條件，其中包括館舍、要具有一定規模的閱覽室及傳媒設施、現代化設備等。
　　
　　三、做好開放檔案的幾項支持措施
　　
　　在開放檔案工作中，不僅要調動廣大檔案工作者的積極性，扎扎實實地做好基礎工作，而且要把開放與改革結合起來，以開放促進改革，以改革推動開放。不斷提高工作效率和工作質量，把整個檔案事業提高到一個新階段，要達到這一目標，必須要有以下幾項措施作為支持：
　　
　　(一)要有健全的開放檔案管理制度
　　開放檔案管理制度是實施開放檔案工作的保證。各級檔案館應根據《檔案法》和《檔案法實施辦法》及有關規定，制定出本館開放檔案的實施細則，對開放檔案的管理原則、利用方式、利用手續以及利用對象等作出具體規定。檔案利用者應服從檔案館安排，遵守利用規定，保護好被利用檔案。
　　
　　(二)強化檔案工作者的工作責任心和業務素質
　　為適應開放檔案需要，檔案工作者不僅要具有全心全意為人民服務的奉獻精神和良好的職業道德，而且要不斷提高自身的科學文化素質，包括檔案專業素質，熟悉發展史、特別是當地歷史知識的素質。
　　
　　(三)加強開放檔案宣傳，增強社會檔案意識
　　檔案館應主動地開展開放檔案的宣傳工作。要通過各種有效途徑廣泛地向社會宣傳開放檔案的相關信息。讓盡可能多的人民群眾知道檔案館，知道檔案館將保管滿30年的檔案已經向社會開放利用，以吸引需要利用檔案解決問題的利用者來館利用已開放的檔案，提高全社會的檔案意識。同時使利用者認識到，利用國家的開放檔案是每個公民的權利。
　　
　　(四)編研開放檔案的有關資料，主動服務于開放工作
　　根據已確定開放檔案的范圍和內容，匯編各種檔案史料或開放檔案參考資料，通過某種形式公之于眾，以最大限度地方便利用者。這不僅可以滿足利用者的直接需求，而且可以使利用者了解更多的檔案信息線索，擴大對檔案的利用范圍，充分發揮開放檔案更大的社會效