淺談檔案的利用和開放

　　[中圖分類號]G273.5　[文獻標識碼]A　[文章編號]1009－2234(2011)01－0156－01
　　
　　隨著經濟社會的轉型對檔案信息需求面的迅速擴大，檔案利用工作出現了許多新的特點，如何運用檔案利用信息，來發現檔案作為信息資源所產生的效果如何及客觀對這種信息的需求程度，研究并掌握檔案利用的基本規律，進一步提高檔案的科學管理水平，是目前工作面臨的一個重要課題。
　　
　　一、檔案利用工作的意義
　　
　　大力加強檔案工作，建立和發展檔案事業，其目的是為黨和國家社會主義建設事業服務。檔案的利用工作，正是這個目的所賦予的具體任務。開展檔案利用，為社會主義現代化建設事業服務，是檔案工作的方向。因此，檔案利用工作開展得如何，能否準確、及時、系統地提供檔案，最大限度地滿足國民經濟和社會發展的需要，這是衡量檔案工作是否堅持正確方向，貫徹執行黨的路線、方針、政策的標志，是評價檔案工作好壞的重要標準。
　　開展檔案利用，提供服務，是檔案工作為社會主義事業服務的直接體現，也是檔案工作聯系社會、服務群眾的紐帶。通過檔案利用工作，發揮檔案在國民經濟和社會發展中的作用，使人們認識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響，爭取社會各方面的廣泛重視和支持，給檔案工作的發展創造有利條件。
　　
　　二、檔案利用的方式
　　
　　(一)提供查閱原件
　　1.　檔案利用者在閱覽室查閱檔案原件，是對外服務的重要方式。閱覽室的好處很多。檔案是原始記錄，多為單份，有時在內容上還具有一定的機密性。原件一般不外借，主要在閱覽室內供利用者查閱。在閱覽室利用，便于保護檔案材料，避免遺失，降低毀損程度，延長檔案壽命；便于及時周轉，方便調卷，供更多利用者使用，能提高利用率；有利于維護黨和國家機密，防止失密和泄密；有些研究題目，可不受原來提出查閱檔案數量的限制，查閱更多的不外借和沒有出版的檔案材料；利用者在閱覽室可利用視聽設備、各種工具書和參考材料；閱覽室工作人員能隨時向利用者介紹情況，幫助擴大線索，提供新的材料。總之，閱覽室很方便利用查閱原件。
　　2.　檔案原件暫借外使用，是檔案利用工作的又一種服務方式。檔案外借服務，應有嚴格的制度和一定的批準手續。機關內部業務部門借閱本單位的檔案，必須進行登記，履行簽收手續。外機關部門借閱檔案材料，要嚴格掌握，一般不外借，如確需外借者需持有介紹信，寫明借閱人身份、借閱范圍、期限和使用方法，經領導批準后，方能借出。借閱的檔案歸還時，要認真清點，仔細檢查文件狀況，并在借閱登記簿上注銷，若發現文件損毀，及時請示領導處理。
　　
　　(二)提供檔案復制件
　　檔案的復制件有兩種，一種是副本，一種是摘錄。副本，是指同一文件的抄寫或復制本，反映原件的所有組成部分；摘錄是摘抄原件內的段落，反映原件的部分內容。可根據所需單位和利用者的不同用途，分別加以提供。復制的方法可分為手抄、打字、印刷、拍照和縮微復制、靜電復印等。檔案復制應由利用者提出所需復制的檔案，并說明復制要求、用途和數量，經過一定的批準手續才能復制。檔案復制件必須和原件仔細校對，避免復制時遺漏和差錯。
　　
　　三、如何做好開放檔案的工作
　　
　　做好開放檔案工作，一是擴大開放范圍，二是擴大利用檔案的對象。具體應注意以下幾點：
　　
　　(一)要進一步解放思想，積極做好檔案開放工作。
　　實行檔案開放的方針，是我國檔案工作的一項重大改革，應當進一步解放思想，以適應社會主義現代化建設對檔案工作的要求。開放的檔案大部分屬于歷史檔案，而這些檔案絕大多數不涉及黨和國家機密，需要控制的是極少數，一般都可以開放，對此，不應該存有疑慮。應該加快步伐，積極創造條件，開放一切應該開放的檔案，使開放檔案工作向深度和廣度發展。同時，應注意正確處理開放與保密的關系。對于不同的檔案，在開放的范圍、對象、時間界限上都應該有必要的區別，應當建立健全一整套的制度和方法。總之，開放檔案，既要采取積極態度，又要把工作做細，防止失密、泄密。
　　
　　(二)積極扎實地做好開放檔案的各項基礎工作。
　　只有做好檔案的各項基礎工作，才能更好地向社會開放檔案。當前的情況是基礎工作比較薄弱，若不加強就要直接影響開放工作。所以，必須立足于積極創造條件，以狠抓基礎工作為突破點，合理組織力量，加速基礎工作的進度，以便更快地向社會開放檔案。具體地說，應對一些零亂的和根本無法查找的檔案進行必要的整理；對一些不便于查找的檔案，編制必要的檢索工具；對準備開放的檔案進行審查，分析檔案機密程度的變化，具體區分開放和控制的界限，編制出開放檔案目錄和控制利用的目錄。總之，要大力加強檔案基礎工作建設，采取多種形式，利用多種渠道，積極為檔案開放做好準備。
　　
　　(三)編輯、出版更多的檔案史料和檔案參考資料。
　　這是開放檔案工作的組成部分，是開放檔案的一個重要內容。大力加強編研工作，不斷提高科學研究水平，將大大促進檔案開放工作。
　　
　　(四)提高檔案工作人員的政治文體素質。
　　開放檔案需要有一支政治思想水平高，科學文化素質好，專業技術工作能力強的檔案干部隊伍。由于歷史檔案涉及到幾個歷史時期，內容廣泛，涉及人物、事件、單位眾多，檔案又多是文言文，還有一部分滿文、蒙文、藏文和一些外文檔案。要做好這些檔案的開放工作，就要有一支過得硬的隊伍。他們必須具備一定的政治思想水平，認識歷史人物和事件；同時，還應具備歷史、政治、哲學、古漢語等多方面科學知識；而且要掌握公文檔案基礎知識。還要有懂得滿文、蒙文、藏文及有關外文的人員，才能勝任開放檔案的工作。
　　總之，檔案利用工作的重要作用正為越來越多的檔案工作者所認識。檔案事業的發展需要我們不斷探索，以促進檔案科學管理水平的不斷提