淺論管理心理學在檔案管理中的應用

　　[中圖分類號]G270　[文獻標識碼]A　[文章編號]1009－2234(2011)01－0158－01
　　
　　心理方法是管理者有效工作的法寶。在檔案管理工作中，運用心理方法，能得到各層次各類型人員的接受，并贏得支持與合作；能減少工作障礙，化解矛盾，提高工作效率；能創造寬松、愉悅的工作環境和心境。調動群眾的工作積極性，進而提高管理水平。檔案管理心理學是最大限度地調動檔案工作人員的主動性、積極性和創造性的科學。做好檔案管理要提高隊伍素質，促進檔案工作效率提高，同時也要踐行“以人為本”的科學發展觀。檔案事業的成敗關鍵在人，抓檔案工作的切入點是檔案管理人員素質的提高。檔案管理人員除了具備良好的政治思想素質、文化業務素質和身體素質外，還必須具備良好的心理素質，這是完成檔案管理活動的基本條件和重要保證。
　　
　　一、心理學在檔案管理中的必要性
　　
　　從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類。即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。”“這實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。而檔案管理人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細心、耐心，還必須有高度的保密意識，還要掌握檔案管理的專業知識和相關法律法規知識。由于任務繁雜，往往缺乏工作自主性。
　　管理心理學則是以組織中的人作為特定的研究對象，重點在于對共同經營管理目標的人的系統的研究，以提高效率，在一定的成本控制條件下，最大限度地調動人的積極性、創造性、改善組織結構和領導績效，提高工作生活質量，建立健康文明的人際關系，達到提高管理水平和發展生產的目的。成為檔案管理的推動力，滿足檔案工作人員的合理要求是調動檔案工作人員的積極性的根本途徑，大大彌補了在檔案管理中對檔案人員管理的不足之處。
　　
　　二、檔案管理心里學的著力點
　　
　　一是激勵管理。激勵主要是指激發人的動機，使人有一股內在的動力朝著所期望的目標前進的心理活動過程。激勵也可以說是調動積極性的過程。通過激勵可以使檔案工作人員充分地發揮其技術和才能，變消極為積極，從而保持工作的有效性和高效率。激勵的方式主要有兩種：一是外在激勵，包括福利、晉升、表揚、嘉獎、認可等；二是內在的激勵，包括學習新知識和新技能、責任感、光榮感、勝任感、成就感等；外在的激勵雖然能顯著提高效果，但不易持久，處理不好有時會降低工作情緒；而內在的激勵，雖然激勵過程需時較長但一經激勵，不僅可提高效率，且能持久。
　　二是個性差異管理。由于個人經歷、智力、體力、成長的環境、工作性質、價值觀的不同，從而形成相互間的差異。這種差異不僅表現在經驗和能力上，而且表現在某種情緒因素上，如態度、信念、氣質、理想等。對組織講，個性差異有利有弊。一方面，個人之間的差異，反映了各人的特長和優點，正是創新、解決問題和組織獲得成就的動力。揚長避短。對個人知識和技能方面的差異，可以采用一些補救方法。首先對檔案工作人員進行培訓，并輔以適當的獎懲措施，以增強培訓效果：其次是保持個人的心理均衡，使個人對自己與環境都有一個比較清楚的了解，以求得個人的成長，促進態度與行為的改善，增強對環境的適應性。另一方面，這種差異又反映了各人的缺點和不足，是分歧、矛盾、沖突的起因，影響組織成就，造成辦事效率低下，這就要求檔案工作的管理者，應該了解檔案人員的差異，并實行不同的管理辦法。對由于個人差異而產生的矛盾和沖突，通常采用或分而治之，或壓制、或疏導，在不同的情況下，可以采用不同的策略，但最基本的也是最有效的方法是疏導。同時兼顧組織需要與個人專長，使每個人都充分發揮自己的才能，創造工作成績。
　　
　　三、加大檔案管理心理學專業人員培養
　　
　　隨著經濟社會的發展，檔案管理越來越注重人性化管理，強調以人為本，更多地關注檔案管理人員的心理需求。也就要求具有專業的管理學、心理學、檔案學等專業知識和實踐經驗的專業人士來對檔案管理中檔案人員出現的心里問題進行疏導，這就需要培養一支專業化干部隊伍。可以從兩個途徑培養專業人員，一是從年輕的檔案管理人員中抽取一部分優秀人員集中培養，在一定的檔案知識的基礎上學習專業的檔案心理學、管理學等相關業務知識，將理論知識與實踐相結合，最終達到對專業理論知識的理解和掌握，從而快速彌補檔案管理心理學專業人員缺乏的現象；二是在大學建立專門學科專業，大量培養所需的檔案管理心理學人才，滿足檔案管理工作用人需要。加大檔案管理心理學專業人員培養，能夠促進檔案工作效率提高，加速檔案管理科學、現代化的進程，同時也是踐行“以人為本”的科學發展觀。檔案事業的成敗關鍵在人，抓檔案工作的切入點是檔案管理人員素質的提高。檔案管理人員除了具備良好的政治思想素質、文化業務素質和身體素質外，還必須具備良好的心理素質，這是完成檔案管理活動的基本條件和重要保