“大檔案”時代的企業檔案工作

　　“大檔案”是當今檔案事業的發展方向，在2010年全國檔案局長館長會議上楊冬權局長就強調要樹立“大檔案”的觀念。在“大檔案”時代，企業檔案工作如何開展？以下是本人的一些認識和理解。
　　一、“大檔案”時代企業檔案工作特點
　　1、檔案收集范圍擴大。檔案收集范圍擴大有三層含義：一是因為企業的各項業務增加，檔案的絕對數量增加；二是因為按照價值歸檔理念，把原來沒列入歸檔范圍的一些文字材料收集歸檔；三是因為檔案載體形式多樣化，在歸檔傳統的紙質載體檔案的同時還要把電子文件、聲像載體、實物檔案等其他載體檔案收集歸檔。
　　2、檔案蘊含信息量大。企業檔案包括：紅頭文件、會議材料、工作計劃、工作總結、統計報表、重要報告、合同協議、資產登記、產權變更憑證、各類會計憑證、各類會計帳簿、各類財務報告以及在地質勘測、科學研究、生產管理、設備儀器管理、產品管理、基建項目管理中形成的各類文件、圖紙、圖表、聲像材料以及企業員工個人的人事檔案等各種文件材料。企業檔案的內容包羅萬象，企業檔案蘊含的信息量極大。
　　3、檔案服務范圍增大。除了傳統的服務范圍，企業檔案還廣泛服務于企業的強化內部管理、優化生產流程、挖掘自身產能、科技創新、新產品研發、把握市場走勢、情報分析、企業文化建設和防范法律風險等生產經營活動。
　　4、檔案利用需求更高。現代企業大量應用現代管理科學成果和信息化技術，對檔案利用的需求，不僅數量急劇增多，而且質量要求更高，從原來“以保持檔案信息原貌型利用為主”的利用方式逐步向“以使用半成品型檔案信息利用和創造型檔案信息利用為主”的利用方式轉變，對企業檔案工作的信息管理能力和檔案編研工作也提出更高的要求。
　　5、檔案發揮作用巨大。檔案在企業改制上市、安全生產、設備維護、應用新技術、提高產品質量、減少勞動消耗、降低產品成本、節約生產費用、維護合法權益、環境保護、公益事業等方面發揮出巨大作用，創造了十分可觀的經濟效益和社會效益。檔案在為個人服務方面，如：為職工辦理養老保險、證明工齡、職稱評審等事務中也具有舉足輕重的作用。
　　6、檔案工作影響深遠。企業檔案工作不僅對企業資產的保值增值有重要影響，還對企業文化建設、知識管理和信息共享等產生重要影響。檔案館已逐漸成為企業的檔案資料保管基地、企業的文化教育基地、企業的信息傳播基地。
　　二、“大檔案”時代企業檔案工作要點
　　（一）認真研究企業檔案工作形勢，努力提高企業檔案工作定位。
　　1、“大檔案”時代的企業檔案工作原則。企業檔案是企業不可再生的、稀缺的特殊資產和信息資源，科學發展的重要工具、領導決策的信息寶典、安全生產的有力支撐、技術創新的豐富源泉、融洽關系的特殊資源、樹立形象的最佳要素、維護權益的可靠憑證、企業文化的固化載體、傳承知識的百科全書、選拔人才的客觀依據，是一種非常重要的企業軟實力。因此，“大檔案”時代的企業檔案工作原則為：企業檔案工作不僅要完成檔案的歸檔、保管和利用等基礎工作內容，還要承擔起構建企業軟實力的重要任務，使企業檔案成為與廠房、資金、設備等企業硬實力具有同等重要作用的企業軟實力。
　　2、“大檔案”時代的企業檔案工作目標。即：以前瞻性的戰略思維，提高全員檔案意識；以積極的參與措施，實現檔案全程控制；以精細化的管理理念，完善各項檔案制度；以強大的執行力度，落實各方檔案責任；以系統的整理活動，完成檔案信息的著錄；以先進的信息化手段，實現檔案現代化管理；以敏銳的反應機制，開發利用檔案資源；以充裕的人財物力，實施檔案工作投入。
　　3、“大檔案”時代的企業檔案工作模式。鑒于“大檔案”時代的企業檔案工作特點，“大檔案”時代企業檔案工作模式不同于傳統企業檔案工作模式，需要實現三個轉變：一是歸檔機制由被動歸檔向主動歸檔轉變；二是檔案管理由注重載體管理向注重信息管理轉變；三是檔案利用由各自為政向資源共享轉變。歸檔機制由被動歸檔向主動歸檔轉變就是：通過有效的宣傳和教育使檔案工作成為一項特殊的全員參與的工作。使每一個員工都認識到將自己在工作中形成的文件資料歸檔不但是完成工作任務的必要步驟，更是記錄工作歷程、保存勞動成果、展示才華、留名企業青史的寶貴機會，認真配合歸檔工作，由“要我歸檔”轉變成“我要歸檔”。檔案管理由注重載體管理向注重信息管理轉變就是：增強檔案工作中信息管理、信息提取、信息分析等工作的比重，提高檔案工作的科技附加值，逐步將檔案整理、數字化等勞動密集型工作