淺談企業檔案信息的開發與利用

　　開發利用檔案信息資源是檔案管理工作的根本目的，是檔案管理工作中最重要的一個環節。檔案開發利用工作的好壞是衡量檔案工作水平高低的標準。近幾年來，我礦的檔案業務基礎建設有了新的起色，檔案管理水平上了一個新臺階，但在檔案的開發利用上還比較薄弱，在管理過程中發揮的作用、體現的價值還不夠。作為檔案工作者，我們必須面對現實，千方百計做好檔案的開發利用工作。
　　一、檔案的收集整理工作是檔案信息資源開發的前提
　　1、加強文件檔案的收集整理
　　俗話說：“巧婦難為無米之炊”，齊全完整的檔案材料是檔案信息開發利用的先決條件。我們經常聽到這樣的故事：某某單位在編史修志過程中，將一些老同志請回來，回憶介紹當年的情況或事實，這種現象一方面說明領導重視這項工作，另一方面也說明當年沒有注意收集積累形成的文件材料，沒有做好收集歸檔工作，造成所需要的原始材料不足，給編史修志工作帶來麻煩。因此我們必須做好文件材料的收集整理工作，盡量做到文件材料的完整無缺，以免給日后的工作帶來不必要的麻煩。
　　2、注意收集充分體現本單位業務活動的檔案材料
　　在注重文件材料收集的同時，還應加強收集能體現本單位業務活動的檔案材料。大量在業務活動中形成的，反映記述我礦主要職能活動的原始材料，要注意收集歸檔，如我礦在與外單位業務活動中所簽定的一些協議、合同等都要及時的整理歸檔，這方面檔案材料的保存對維護我礦的合法權益、避免遭受不必要的經濟損失都有很大的作用。能使企業在激烈的市場競爭中處于不敗之地。
　　二、提供熱情、主動、周到的服務是檔案信息資源開發的必要條件
　　在檔案信息資源的開發與利用上，既要堅持按規章制度辦事，又要注意改善服務態度，改變服務方式，提高服務質量，做到熱情、主動、周到、準確、迅速。
　　自成立檔案科以來，在檔案工作人員辛勤努力下，檔案工作一直為礦山的生產和建設發揮極其重要的作用，在采、掘、開設計及設備維修方面，提供了準確、可靠的依據，累計查詢、查閱上萬人次，節約了大量的資金。檔案人員改變了以往那種“看門守攤，等人上門”的舊的傳統的封閉式作法，主動提供了大量的檔案資料，充分利用檔案信息資源為企業的做大做強發揮應有的作用。
　　三、更新觀念，開發檔案信息資源
　　開發檔案信息資源，必須加強檔案信息基礎理論的學習，并結合實際工作，樹立市場經濟觀念。重點從價值觀念、法制觀念和全局觀念方面，開闊我們的視野，拓展服務領域，走進市場，走向社會。隨著經濟的不斷發展和社會的進步，各項工作迫切要求決策科學化，這就需要決策者具備相應的科學知識和決策能力，依靠科學的決策技術，掌握完整準確的信息，由此可見，檔案信息與科學決策有著不可分割的內在聯系，它是處于基礎地位的。更新觀念，首先應改進傳統的檢索手段，以現代化方法取代傳統的檢索模式，以微機檢索為主干，進行區域檔案信息網絡管理，有計劃、有步驟地步入互聯網，以實現檔案信息利用途徑的轉移。其次是提高開發研究室藏檔案的能力和水準，向社會提供經過編研加工后可利用的信息，以減少利用者查閱的耗時，從而提高檔案室的整體形象，使其鮮明的特點和獨有的多重功能發揮得更趨完善。
　　四、開發檔案信息，為企業的改革發展服務
　　檔案是重要的信息資源，開發檔案的信息資源重在“開發”，拓寬收集范圍，多渠道提供利用，做到開發有效信息，提高利用率。
　　我們先后編制了《東龐礦大事記》、《組織沿革》、《東龐礦檔案利用60例》、《東龐礦治水復礦大事記》等編研成果。同時，還努力挖掘信息資源，在我礦的生產、經營等方面取得了較好的經濟效益和社會效益：2003年4月12日，我礦2903工作面下巷掘進過程中發生的特大突水自然災害，致使整個礦井被淹沒，生產被迫停止。在此關鍵時刻，及早探清出