高職院校檔案信息化建設(shè)探析

　　高職院校檔案是學(xué)校各項日常工作中形成的第一手資料，是學(xué)校開展各項工作的見證，是反映學(xué)校歷史的真實資料，也是研究改進、提高教育事業(yè)不可多得的寶貴史料。加強高職院校檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮高職院校檔案信息資源的重要價值和作用，是新形勢下高職院校檔案部門所面臨的重要課題。
　　一、高職院校檔案信息化管理是時代發(fā)展的要求
　　隨著時代的進步，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案的信息交流也離不開現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段。作為檔案信息基地的檔案部門，也受到現(xiàn)代數(shù)字化浪潮的沖擊，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足人們的利用需求，信息的獲取和傳遞方式也隨之發(fā)生了重大的變化，檔案信息化開始走入人們的視野。因此，高職院校檔案部門作為儲藏信息的基地，應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的手工管理與落后的服務(wù)方式，盡快采用現(xiàn)代信息技術(shù)，走開放式的自動化、信息化道路，這也是高職院校檔案發(fā)展的共同目標。
　　首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。
　　目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。高職院校檔案信息數(shù)字化、信息化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境和極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作，通過信息化檔案的建設(shè)，可以減少甚至取消這些工作，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。
　　其次，數(shù)字化檔案信息使高職院校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。
　　數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案管理部門移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案管理減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。在學(xué)校檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案管理的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數(shù)據(jù)進行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。
　　再次、高職院校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于高職院校管理的必然結(jié)果。
　　高職院校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機信息化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應(yīng)運而生。
　　二、加強和改進檔案信息化的措施
　　隨著高職院校規(guī)模的不斷擴大，高職院校的檔案數(shù)量越來越多，如何才能做好高職院校檔案信息化管理，使其發(fā)揮更大、更好的作用呢?筆者認為，高職院校應(yīng)從以下幾方面著手，加強檔案的管理:
　　1、更新觀念，實現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化
　　作為高職高專院校的檔案管理者應(yīng)站在學(xué)校改革與發(fā)展的高度，從更深層次上認真思考信息化給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)和機遇，要不斷解放思想，更新觀念，積極尋求檔案工作同學(xué)校中心工作的結(jié)合點與生長點，在較高層面上來籌劃本校檔案信息化建設(shè)方略。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式是建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，跟上現(xiàn)代化的步伐，所以檔案工作者必須更新長期以來形成的管理理念和方式。過去人們注重的檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統(tǒng)計，而檔案信息才是檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο螅挥忻撾x實體才便于做深層次加工、貯存，才能實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。這是整個檔案管理業(yè)務(wù)鏈條上最基礎(chǔ)的一環(huán)，這一環(huán)節(jié)上認識的更新，方式的改革，對從整體上實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化至關(guān)重要。
　　2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)
　　高職院校檔案管理人員的隊伍建設(shè)是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，檔案工作人員整體素質(zhì)高低，關(guān)系著檔案管理信息化建設(shè)的成敗。提高檔案人員的綜合素質(zhì)，就是要提高檔案管理人員現(xiàn)代化信息工具運用能力。這一能力要求檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息檔案工作中，能熟練運用計算機理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識，只有掌握了這些基本知識，才能更快、更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。具體現(xiàn)代化信息工具運用能力包括：1、信息處理能力。信息處理能力是檔案人員的信息素質(zhì)的最基本的要素。要求檔案管理人員在檔案管理上能科學(xué)地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關(guān)的檔案信息。2、信息問題解決能力。解決信息時代的一系列新問題，是信息技術(shù)存在和發(fā)展的價值所在。3、信息交流能力。信息交流涉及交流的模式、內(nèi)容、方法、途徑等。特別是數(shù)字化檔案館，為了使用戶能夠方便獲得和利用數(shù)字化信息資源，還要擔負起用戶的信息獲取能力的培訓(xùn)重任。
　　3.建立健全完善檔案管理制度
　　建立完善的檔案管理工作制度，是使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。但在當前，只靠一般行政性規(guī)章制度來推動檔案工作是遠遠不夠的，必須把檔案管理工作任務(wù)的檢查考核納入目標管理責任制中，強調(diào)各部門按崗位責任制要求，嚴格照章辦事，依法治檔。對關(guān)心檔案工作、積極完成檔案任務(wù)的部門和個人，除與經(jīng)濟效益掛鉤外，還要作為年終評比內(nèi)容之一；對有章不循、違章辦事并不能及時完成立卷歸檔任務(wù)造成檔案丟失或損失的，要給予行政和經(jīng)濟處罰。促使各級人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成，使檔案工作走上依法管理的軌道。
　　4.利用校園網(wǎng)，實現(xiàn)高職高專院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
　　高職高專院校檔案軟件管理系統(tǒng)，要接入學(xué)校的校園網(wǎng)，才有生命力。隨著各高校辦公自動化的不斷深入，檔案室單獨的檔案管理軟件已不能適應(yīng)辦公自動化的要求，必須接入學(xué)校的校園網(wǎng)，建立高校文檔一體化的信息系統(tǒng)，利用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校內(nèi)信息的共享和傳輸?shù)臄?shù)字化，實現(xiàn)其電子文件的歸檔、查詢等，以及實現(xiàn)和國家主管機關(guān)、各院校之間的的信息交流，這已成為高校實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然趨勢。高校檔案管理系統(tǒng)只是數(shù)字化校園的一個子系統(tǒng)，它是利用計算機平臺，把這個子系統(tǒng)連接到學(xué)校校園網(wǎng)上，真正實現(xiàn)文檔管理的一體化，實現(xiàn)文件轉(zhuǎn)化為檔案的“無縫交接”，真正實現(xiàn)資源共享。
　　5、加大信息系統(tǒng)的綜合開發(fā)和利用
　　高職高專院校檔案部門應(yīng)該利用多種途徑和形式主動提供檔案利用和服務(wù)，包括接待查閱、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)印本、制發(fā)檔案證明、開展咨詢服務(wù)、檔案室藏介紹、舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過上述工作，既可擴大檔案利用范圍和提高檔案的利用率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實現(xiàn)由傳統(tǒng)提供個體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展，由半封閉無條理的資料庫向使用方便快捷的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。從而贏得領(lǐng)導(dǎo)部門和有關(guān)方面對檔案信息化建設(shè)的支持。
　　6、開發(fā)加工檔案信息，為科學(xué)決策提供依據(jù)
　　隨著當代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，學(xué)校檔案作為知識的載體和歷史的信息源，越來越成為國家經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的不可缺少的重要戰(zhàn)略資源之一。但是學(xué)校檔案只有通過開發(fā)利用才能發(fā)揮作用，如把經(jīng)過開發(fā)加工的檔案信息及時傳遞給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門，為學(xué)校制定和實施科學(xué)決策提供依據(jù)；把檔案信息及時傳遞給教學(xué)、科研人員，可促進教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高；把科技成果檔案信息開發(fā)出來，提供利用，可促進科技成果的轉(zhuǎn)化、推廣、應(yīng)用。