電子檔案在高校中的管理初探

　　隨著信息技術的不斷發展，網絡技術在各個高校的科研、行政等相關領域得到廣泛的運用，高校相關電子檔案運用而生，如何來管理這些比較特殊的電子檔案，使學校電子檔案管理工作逐漸走向正規化和數字化建設的發展軌道上來，是各個高校檔案管理工作者首要解決的問題。
　　一、高校電子檔案在管理方面存在的相關問題
　　(一)對電子文檔的認識不足
　　高校中的管理人員對于電子文檔在高校中的認識，主要有以下三種觀點。一是認為紙質文件材料才是檔案，而電子文件只是作為一般的查閱資料或者是當作副本進行保管；二是因為計算機的快速性和簡單方便性過分的依賴計算機，所以對一些重要的文件如果不及時地保存或者是備份，一旦計算機出現故障，這些數據就會在最短的時間內丟失；三是完全不相信計算機，對所有的電子文件都打印出來，這樣的做法不僅浪費，還不利于檔案的管理。
　　(二)高校內缺乏一套完整的、規范的管理電子檔案的規章制度
　　因為沒有制定一套系統、完整的管理電子檔案的規章制度，導致對電子文件的不重視。當前，很多高校中具有價值的教學、黨政、科研等方面的電子資料散落地擱置在高校內的各個部門，沒有得到有效的保存。即便是能及時的歸檔，使用的載體也具有較大的隨意性，不能進行統一的管理。還有在校內的各職能部門有多種軟件庫，因為無法與檔案管理的軟件兼容，致使歸檔的電子文件脫離了軟件支持系統。
　　(三)對電子文件的原始憑證難鑒定
　　傳統的紙質文件主要是以一種很直觀的形勢反應出來的，而電子文件可進行隨意的拷貝，或者是在傳輸、保存的過程中被改動但卻不留痕跡，因此很難將原件和復制件區別開來，所以電子文件的真實性和原始性是很難進行鑒定的。
　　(四)管理電子檔案的工作人員專業性不強
　　管理高校檔案的工作人員不僅要具備專業的管理素質，還要熟悉計算機軟硬件技術以及相關數字通信的技術。但事實上，高校中管理檔案的專業人員較少，技術力量比較薄弱，缺乏既懂檔案管理又懂計算機技術的復合型的專業人才，使高校電子檔案在管理方面出現了落后的局面。
　　二、針對高校電子檔案管理提出的相關措施
　　根據以上高校對電子檔案管理的不足，下面提出了相對的管理措施。
　　(一)提高對電子檔案管理的認識
　　紙質檔案與電子檔案的管理從根本上就是不同的，因此這就要求管理人員要改變自己的管理工作理念。電子檔案管理是一項系統化的工程，并不只是靠幾個人就能將管理完成，是需要校內的領導和各個業務部門共同的配合而完成的，因此要提升領導思想上的認識，為他們樹立正確現代化的意識，要求他們在資金上、技術上、策略上給予支持和幫助。同時，要求管理檔案的工作人員從理論和實踐上學習和掌握專業的現代化信息管理知識，提升業務素質。
　　(二)在高校內建立并完善電子檔案的管理制度
　　目前很多高校并未制定有關電子檔案管理的規章制度，需盡快建立并完善這方面的制度，促使電子檔案管理工作的有序、順利的進行。學校可根據《電子文件歸檔與管理規范》制度，結合本校的實際情況制定《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、《高校電子文件歸檔細則》等制度，從而加強對電子檔案的系統化管理。高校中的電子檔案來源比較廣泛，從檔案的形成、歸檔、利用，中間會經過很多的環節。檔案主要包括文件文本、多媒體文件和學生考核的成績、學籍管理數據庫以及財務部門的管理文件等，若要將這些繁瑣的、復雜的電子文件歸檔，就必須要有規范的制度進行約束，才能進行有效的管理。
　　(三)要不斷的完善技術手段以保證電子文件的原始憑證性
　　電子檔案從形成到利用是需要經過很多環節的，為了保證文件的真實性和原始性，必須要設置相關的檔案備份、密碼技術、消息認證、身份驗證以及簽署技術等措施，這樣才能保證電子檔案從形成到利用過程中的真實性、原始性。
　　(四)注重對高校電子檔案管理人員的業務素質培養
　　對高校電子檔案管理的工作人員要加強業務上、技術上的培訓，有效的利用校內的教學資源，針對性地開展相關的職業培訓，更新工作人員的管理理念，提升業務技能，滿足電子檔案管理的需求。同時，還要不斷擴大電子檔案管理的隊伍建設，充分做到新老員工的均衡交替，隨時為檔案管理注入新鮮血液，促使高校電子檔案管理的穩步、快速發展。