高校人事檔案的價值與管理對策

　　人事檔案是高校基礎工作的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是個人經歷、德能才績、工作表現、專長愛好等情況的原始記錄。隨著高校教育教學和人事管理體制改革的發展，人事檔案工作應如何適應新時期高校人事檔案管理工作的要求，充分發揮人事檔案的價值，筆者就此談談自己的看法。
　　一、充分發揮當今社會人事檔案的價值與功能
　　1.人事檔案是高校人才開發的重要信息源。人事檔案是高校保存人才資源的信息庫，具有信息集中、系統、全面、可靠等諸多優點，能為人事組織部門提供各種信息，在發現人才、選拔人才、培養人才方面具有獨特作用。其次，學校可以從人事檔案中了解各院系的人才數量、學歷層次、職稱分布、專業素質等數據，并根據人事檔案所反映的信息進行分類、匯總、統計和分析，進而做出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。
　　2.人事檔案是高校人事組織部門考察、選拔干部的重要依據。人事檔案記錄了全校每位教師的個人簡歷、思想品德、家庭背景、專業技術考核、進修、教學評估、科研等情況，是一套完整地反映每位教師的品行、背景、業務能力、學術水平、工作業績的歷史真實憑證。在選拔優秀教學人才時可根據其人事檔案了解情況；在評定職稱時可把人事檔案中記載的成績作為依據之一；在引進人才和人才日后晉升提拔方面又作為重要參證。由此，一份完整的個人人事檔案，是人事組織考察、選拔人才的重要依據。
　　3.人事檔案是澄清個人問題的有效憑證。正如恩格斯所說：“對于事態的真相，現在不可能提出文件來作證據，只是在事件本身成為歷史陳跡的時候，這些證據才會出現。”人事檔案形成于不同時期，是個人社會經歷及其實踐活動的真實記錄，經人事組織審核和認可的原始材料。人事檔案是人事組織部門落實待遇、評定職稱、調整工資級別、確定參加工作時間、入團、入黨時間以及澄清個人歷史問題的重要線索和憑證，是查證核實的依據。
　　二、加強人事檔案管理工作的對策
　　1.領導重視。領導檔案意識強，對人事檔案管理工作重視，就會加大資金投入，購置現代化技術設備，配備綜合素質好、業務能力強的人員管理人事檔案，安排管理人員進修學習，提高人事檔案管理工作現代化水平。人事檔案工作不是簡單的裁剪、裝訂、保管性事務工作，它與教學和科研工作有直接聯系，為學校的教學、科研及人才建設提供依據和參謀作用；另外，現代信息化人事檔案管理可以更方便、快捷地為學校領導決策提供信息、提供服務。因此，領導的重視，科學的管理，能使高校人事檔案在管理、教育教學、科研等方面發揮重要作用。
　　2.健全人事檔案工作制度。制度建設是做好人事檔案工作的前提和保證，人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，因此，在收集、歸檔、整理、借閱、利用等方面要建立嚴密的檔案管理制度體系，以加強人事檔案的管理，保證人事檔案材料的真實性。要制定《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《檢查核對制度》、《保管保密制度》、《干部檔案查（借）閱制度》等，嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度辦事。形成依法管檔、依法治檔的良好氛圍，使人事檔案規范管理、方便利用。
　　3.運用科學信息化管理手段，推動高校人事檔案科學化、現代化管理。隨著高校人事管理體制改革的不斷發展，對人員信息的需要也不斷加大，只靠手工查閱紙質檔案，將會消耗很大的人力和工作量，而且效率低；利用現代科學信息化管理，建立學歷、職稱、職務、科研等信息庫，可快速、便捷地查閱各類人員的信息檔案，提高人事信息檢索速度和效率。因此，將檔案工作實現“雙軌制”管理，即紙質文件和電子文件同時并存管理。紙質文件是最原始的證據材料，對紙質材料的保存非常重要，而運用電子文件，使人事檔案信息源得到最大開發利用，從而推動高校人事檔案科學化、規范化、現代化管理。
　　4.提高人事檔案管理人員素質。人事檔案管理工作人員素質的高低，關系到檔案管理工作的質量、效率，關系到高校的形象。所以，作為人事檔案工作人員，要不斷地提高自身的政治素質，加強責任感和自身修養；不斷地進行專業知識和信息技術培訓，拓展知識面，樹立檔案教育是終生教育的觀念，培養敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術能力，適應新時期檔案工作的需要；不斷增強服務意識，變被動等材料為主動收集材料，在工作中牢固樹立主動服務意識和默默奉獻精神，在服務中樹立良好形象。努力掌握科學管理的原則和方法，提高檔案質量，使人事檔案工作更科學、更實用，為高校事業發展提供有利的人事資源。