論激勵機制在高校檔案館的應用

　　高校檔案館是高校教學、科研服務的場所及信息支撐平臺，是科研工作和高校教學的重要部分。但是，長期以來高校檔案館的人力資源狀況卻不能適應其任務的需要，檔案館員由于各種原因而產生的職業倦怠影響檔案館的興衰，因此，檔案管理層要根據實際情況，綜合運用多種激勵機制，激發館員在工作上的積極性，主動性和能動性，使高校檔案館健康持續發展。
　　一、高校檔案館員產生職業倦怠的原因
　　職業倦怠是由于人們對所從事的工作缺乏興趣而又不得不為之產生的一種身心疲憊的心理狀態，是人們不能順利應對工作壓力時的一種極端反應，是伴隨于長時期壓力體驗下而產生的情感、態度和行為的衰竭狀態，長期下去會導致工作能力、工作業績下降。筆者認為，高校檔案館產生職業倦怠的原因是多方面的：
　　（一）社會地位較低、認識偏見導致的倦怠情緒
　　在國外，檔案館員有很高的責任意識，人們認為他們是有知識、有興趣、有技能并且樂于助人的人，館員感到自已有能力幫助別人，受到同事和上級的尊敬，特別是在信息技術領域。國外的館員認為服務的職業最有價值，他們正以積極的心態適應迅速變化的環境。而在國內，檔案館員往往不是主動選擇檔案館職業的，有些是找不到對口的崗位或是教師及退休人員的子女被安排在檔案館等等，高校檔案館工作在部分人眼里等同于無專業技術要求的簡單體力工作，甚至有個別學校領導也錯誤地認為檔案館的工作沒有專業技術含量，是人人都能干的職業，基于這些現象，檔案館員往往也對自己的職業及檔案館事業的發展持懷疑的態度，很難樹立起對本職工作熱愛的自信心，在服務實施的過程中就會表現出不積極的態度，導致服務質量的下降。
　　（二）管理落后導致的倦怠情緒
　　目前，高校大多數檔案館在管理體制上，館員的專業培訓形同虛設，專業水平得不到提高和充實；體制改革的步伐跟不上時代的信息需求變化改變的頻率。在服務的開展、崗位的設置、津貼的分配等方面做的不到位。分工的不合理，導致檔案館員工作態度的散漫與隨意及缺乏競爭意識，工作內容沒有技術含量，沒有挑戰性，因此就無法激發檔案館員服務的主動性，從而導致服務質量的下降，久而久之工作中產生惰性成為必然。
　　檔案館員的職業倦怠不但影響工作，甚至還會導致館員身心不健康發展，其消極作用危害非常大。
　　二、激勵機制在高校檔案館應用的必要性
　　網絡時代和知識經濟的到來使高校檔案館對檔案的管理發生了深刻的變化，從傳統的管理手段轉變到以數字化、網絡化等現代技術為主。檔案館員是檔案館工作的主體，在檔案館的生存和和發展中成為首要因素，高素質、高層次的復合型人才是檔案館發展的資源。但是長期以來，由于有關部門對檔案館的重要性認識不足，使檔案館建設中存在很多不協調因素。雖然近年來檔案館引進了高學歷、高素質的人才，但這部分人在檔案館堅持工作下去的不多，即使留下來也對檔案館工作的熱情也不高，在工作中，優質全面、耐心的服務能讓閱檔者感到溫馨，而不負責任的服務讓閱檔者感到厭煩，嚴重影響了檔案館的形象，美國哈佛大學組織行為學教授詹姆斯通過對2000多名員工進行測試后發現，在沒有激勵的情況下，職工的能力通常可發揮20%-30%，而受到充分的激勵后，其能力可發揮到80%-90%，甚至更高。因此，建設現代檔案館，要求檔案館管理層要結合檔案館實際，進行合理的人力資源管理，堅持以人為本，在充分考慮和引導檔案館員需求的基礎上，通過多種激勵方法的有效結合，把館員作為檔案館的主體，建立有效的工作激勵機制，調動館員的積極性、創造性，充分挖掘館員的工作潛力，最大限度地持續激發檔案館員的工作動機，使他們能夠改變服務態度，提高服務質量和服務水平，為閱檔者提供更好地服務，從而提高檔案館的競爭力。
　　三、常用的激勵機制
　　由于各部門工作性質和職位的不同及自身愿望、工作和生活環境的變化等因素的影響，不同的檔案館員有不同需求，同一員工在不同的時期也有不同需求。檔案館管理層在制定激勵機制時可根據員工的需求采取有針對性的激勵手段，實行個性化、差異化激勵。
　　（一）情感激勵
　　美國著名管理學家德魯克說：“管理是一種有著多重目的的機制，在這多重機制中，人的因素最重要。”在檔案館對館員進行激勵過程中，真正做到以檔案館員為核心，從每一位館員實際出發，激發他們的潛能。檔案館管理層要在研究他們的心理基礎上了解每一位館員真實的需求，實施情感+XMTIl8sTzpzU9LuTU/NLg==管理，注重人情和感情投資，增強管理者與館員間的思想溝通和情感聯系，用欣賞、贊揚、關懷等積極情感激勵館員，創造一個團結、和睦的工作與生活人文環境。通常人們情感需求的滿足，可極大地激發其工作積極性，使檔案館管理層與館員之間保持一種和諧的關系，使檔案館員們能敞開心扉，產生明顯的歸屬感，從而使館員持久地忠誠于檔案館。
　　（二）公正激勵
　　沒有競爭，就沒有活力和生機。科學的激勵制度包含一種競爭精神，它的運用能創造出良性的競爭環境，進而形成良性的競爭機制。這樣會使檔案館員受到環境的壓力，這種壓力將轉變為他們工作的動力，因此檔案館管理層要根據檔案館的公正激勵：分配的公正，除資金、工資等外，在職位、工作內容等方面體現公平性；管理層要及時公布組織制定的晉升計劃與工作計劃，公開條件、公平競爭，在用人上，唯賢唯能，不唯親，不存偏見，因此，對堅持不懈，忠于職守，業務熟練，工作中有突出貢獻的檔案館員進行一定的獎勵，對安于現狀，得過且過、不思進取的館員給予懲戒，使他們看到自己工作的意義和價值，從而樹立工作的信心，通過公正激勵機制使每一位檔案館員最大限度的發揮主觀能動性、創造性、積極性，自覺的提高個人素質和自身修養。
　　（三）環境激勵
　　由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生，因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期進行培訓或輪流在不同崗位或不同地點工作。館員的工作環境和工作條件的變換，能使每位檔案館員保持新鮮感與好奇心來避免厭倦情緒，進行培訓或適時變換崗位，可全面系統地掌握專業知識的技能，對于檔案館員事業和員工是一種雙贏的安排。
　　總之，激勵是管理的藝術，是做好檔案館員管理工作的一項重要措施。在高校檔案管理中運用適當的激勵方法，最大限度地調動檔案工作人員的積極性和創造性，提高工作效率和主動服務意識，為學校的改革發展提供基礎性保證，從而促進高校健康、快速、可持續地發展。