企業集團檔案管理

　?。壑袌D分類號］Ｇ２７３［文獻標識碼］ Ａ ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１1）０２ — ０１４７ — ０１
　　
　　企業集團是一種特殊的企業組織形式，通常是由若干個大中型企業以資金聯結為主的多種聯結紐帶構成的多層次的企業集合聯合體。它是以一兩戶骨干企業為核心，若干個企業為成員組成，而且集團內又有核心層、緊密層、半緊密層和松散層之分，使企業集團檔案管理與其他企業的檔案管理存在很大程度的不同。主要區別是：非集團企業是一個獨立的法人單位，在檔案方面有專門的機構設置，集中統一管理本企業形成的全部檔案；而企業集團則是由若干個獨立法人單位組成的，檔案在集中統一管理基礎上，由各個層次的成員企業分別管理。
　?。ㄒ唬?br/>　　企業集團檔案部門是集團組織中最高層的檔案管理機構，它不僅要搞好集團層形成的檔案工作，而且要對其成員企業的檔案管理實行指導和監督。在組織機構和領導體系上，實行統一領導，統一制度，集中管理的企業檔案管理體制。在集團內部，發揮其應有的宏觀調控能力，這也是在新的歷史時期企業集團檔案工作所獨有的管理形式。
　　目前，企業集團檔案工作管理大體可歸納三種類型：一是在集團辦公室設專（兼）職人員管理集團檔案，并負責對集團內部成員企業的檔案管理進行指導和監督；二是集團明確由該集團核心企業代表集團行使管理檔案工作的職能，分別管理集團檔案和本企業檔案，并對集團內部成員企業的檔案管理負責監督和指導；三是企業集團在管理自身檔案的同時，只負責對緊密層企業的檔案進行監督指導，而不抓半緊密層和松散層企業的檔案管理。
　　企業集團一般都是根據集團內成員企業的數量、分布狀況、行業異同來確定檔案的管理形式。
　?。ǘ?br/>　　企業集團檔案有廣義和狹義之分。廣義講，集團檔案是指集團及其所有成員企業檔案的總稱；狹義的講，集團檔案是指集團最高層自組建以來本身形成的那一部分檔案，我們通常講的是狹義的集團檔案，它區別于其成員企業的檔案。
　　企業集團雖然成立的時間都比較短，形成的檔案也遠遠少于集團中成員企業的檔案，但需要引起人們注意的是集團檔案不能與任何一個核心企業的檔案視為一個全宗，否則就混淆了集團檔案與核心企業檔案二者之間的關系。
　　企業集團雖然不是獨立的法人單位，但它是企業組織形式中的首腦機關，在調控其成員企業生產活動經營中，形成了不少的文件材料，這些材料不屬于某個成員企業。因此，企業集團本身形成的檔案應構成一個獨立的全宗存在，而企業集團成員企業各自都是獨立的法人單位，其檔案也應該成為一個獨立的全宗而分別管理。
　?。ㄈ?br/>　　地方檔案行政管理部門要抓好整個企業集團檔案管理工作，必須充分調動企業集團的龍頭作用。通過企業集團組織去抓好自身的和成員企業的檔案管理工作，使其帶動整個企業集團檔案工作的發展和提高。
　　當前，轉變觀念增強成員企業檔案管理的自主性，是企業集團內成員企業需要解決的首要問題。隨著企業改制的不斷深化，政府部門直接管理企業已成昨天，地方檔案行政管理部門也不能具體的去負責每一個集團內成員企業的檔案管理，其重點要放在集團檔案工作的宏觀管理上，做到職責分清，這也是現代經濟形勢下檔案行政管理部門職能的一個轉變。成員企業在企業集團中必須擺正自己的位置，適應在企業集團統一領導下，開展檔案工作這一形勢發展的需要，接受本集團或核心企業的監督指導，分清層次，自主管理本企業的檔案，使成員企業檔案工作的管理，在集團的統一領導下，形成一個有機的整體。
　　企業集團應堅持檔案集中統一的管理原則，在檔案管理上實行成員企業分層次綜合管理?！凹薪y一管理”是指企業集團要統一檔案管理制度和標準，由企業集團公司對集團內部檔案工作進行統一領導、統籌規劃、組織協調和監督指導，負責對集團內各類檔案的統一管理。各二級核算單位在企業集團的領導、監督、指導下，具體負責其所在范圍內形成的各種文件材料的形成、積累、歸檔和有關檔案的分級保管工作。但在檔案實體管理上，不宜采取集團及成員企業檔案集中管理，而應由集團內各成員企業綜合管理各自形成的檔案。
　?。ㄋ模?br/>　　企業集團檔案管理工作未來發展趨勢是，要不斷地對成員企業開展多種形式的培訓、講座和行業性交流活動，提高企業檔案工作者的綜合素質。要在集團內部自上而下建立起網絡化的檔案管理體系，并充分利用現代化的管理方式和手段，達到提高效率，降低成本，節省人力的目的，以適應企業集團檔案管理工作跨行業、跨地域的發展需求。要把檔案作為一種信息資源納入到企業集團全部戰略資源之中進行統籌規劃、統一調配，有效地整合集團資源優勢，最快地輸出決策輔助信息，進而幫助企業在市場競爭中獲取最大的優勢。
　　總之，企業集團檔案管理要以企業集團檔案部門為紐帶，建立至上而下的檔案管理網絡，使企業集團成員中的核心層企業、緊密層企業、半緊密層企業和松散層企業的檔案管理，嚴格遵循企業集團形成的各項檔案管理規章制度，并有組織、有計劃地開展集團內部成員企業間的交流活動。而行業性企業集團工作性質、條件、環境都十分相近，交流的經驗更切合實際，共同語言更多，便于成員企業的檔案工作在學習交流和實踐中自我發展自我完善。