廣播電視大學(xué)財務(wù)活動中的內(nèi)部控制研究與實踐

　　摘 要：G電大對財務(wù)活動中預(yù)算、收費、退費、支付、薪酬發(fā)放、核算、會計資料歸檔等環(huán)節(jié)探索出了一套成功的內(nèi)部控制辦法，深刻體會到實施內(nèi)部控制要注意成本效益問題，財務(wù)管理信息化建設(shè)有助于提高控制效率。
　　關(guān)鍵詞：電大 財務(wù) 內(nèi)部控制
　　中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）01-173-02
　　
　　廣播電視大學(xué)簡稱電大。G電大近年來著力對財務(wù)活動中的內(nèi)部控制進(jìn)行了研究，并結(jié)合本校實際不斷探索改進(jìn)內(nèi)部控制的措施、程序和方法，堵塞了各種漏洞，提高了資金使用效益，取得了一些研究心得和實踐體會。
　　一、研究心得
　?。ㄒ唬╆P(guān)于內(nèi)部控制含義
　　內(nèi)部控制通常是指一個組織的管理者為了該組織財產(chǎn)物資的安全、完整，保證會計信息的真實、可靠，保證經(jīng)濟活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性以及各項法規(guī)的遵守，而對組織的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動以及會計記錄進(jìn)行調(diào)整、檢查和制約的自律機制，包括相應(yīng)的政策、措施、程序和方法。
　?。ǘ╆P(guān)于內(nèi)部控制目標(biāo)
　　按照控制的目的分類，電大財務(wù)活動中的內(nèi)部控制可分為財產(chǎn)物資控制、會計信息控制和經(jīng)費收支控制三部分。財產(chǎn)物資控制的目標(biāo)是保證財產(chǎn)物資的安全，防止流失和被非法侵占，提高其使用效益，促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)。會計信息控制的目標(biāo)是保證按規(guī)范的程序和方法處理財務(wù)數(shù)據(jù)，向管理層提供完整、真實、及時的會計信息。收費控制的目標(biāo)是保證按規(guī)范的項目和標(biāo)準(zhǔn)收費，該收的及時收，不該收的不收，防止亂收費。支出控制的目標(biāo)是保證資金安全，提高經(jīng)費使用效益，促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)。
　?。ㄈ╆P(guān)于內(nèi)部控制原則
　　電大財務(wù)活動中的內(nèi)部控制應(yīng)遵循以下原則：
　　1.合法性原則。內(nèi)部控制要符合法律、法規(guī)的規(guī)定和有關(guān)政府監(jiān)管部門的監(jiān)管要求。
　　2.全面性原則。內(nèi)部控制在層次上應(yīng)當(dāng)涵蓋學(xué)校管理層和全體教職工，在對象上應(yīng)當(dāng)覆蓋學(xué)校所有財務(wù)活動，在流程上應(yīng)當(dāng)滲透到財務(wù)活動的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)，避免財務(wù)活動中內(nèi)部控制出現(xiàn)空白和漏洞。
　　3.重要性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在兼顧全面的基礎(chǔ)上突出重點，針對重要、高風(fēng)險的事項與環(huán)節(jié)采取更為嚴(yán)格的控制措施，確保不存在重大缺陷。
　　4.有效性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)能夠為內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)提供合理保證。學(xué)校全體教職工應(yīng)當(dāng)能自覺維護(hù)內(nèi)部控制的有效執(zhí)行。內(nèi)部控制建立和實施過程中存在的問題應(yīng)當(dāng)能得到及時的糾正和處理。
　　5.制衡性原則。學(xué)校設(shè)置的機構(gòu)、崗位在財務(wù)活動中權(quán)責(zé)分配應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理并符合內(nèi)部控制的基本要求，確保不同部門、崗位之間權(quán)責(zé)分明和有利于相互制約、相互監(jiān)督。履行內(nèi)部控制監(jiān)督檢查職責(zé)的部門應(yīng)當(dāng)具有良好的獨立性。任何人不得擁有凌駕于內(nèi)部控制之上的特殊權(quán)力。
　　6.適應(yīng)性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)合理體現(xiàn)學(xué)校財務(wù)活動的規(guī)模、特點、風(fēng)險狀況以及財務(wù)活動所處具體環(huán)境等方面的要求，并隨著學(xué)校環(huán)境的變化、管理要求的提高不斷改進(jìn)和完善。
　　7.成本效益原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理權(quán)衡成本與效益的關(guān)系，爭取以合理的成本實現(xiàn)更為有效的控制。
　　所有電大在財務(wù)活動中實施的內(nèi)部控制都應(yīng)遵循上述原則，也可以使用業(yè)務(wù)授權(quán)控制、職責(zé)分工控制、憑證與記錄控制、資產(chǎn)接觸控制、記錄使用控制和獨立稽核等控制策略。但各所電大財務(wù)活動的流程可能不同，因而控制程序也可以有所不同。
　　二、主要實踐
　　以下是G電大近年來財務(wù)活動中常規(guī)業(yè)務(wù)主要環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的具體做法。
　?。ㄒ唬┫嚓P(guān)環(huán)境
　　1.G電大校本部開放本科、開放專科教育在校學(xué)生10000人，成人專科教育1000人，中等職業(yè)教育200人，殘疾人學(xué)歷教育50人，非學(xué)歷教育每年培訓(xùn)10000人次。下設(shè)44所分校、工作站，分校、工作站學(xué)歷教育在校學(xué)生40000人。
　　2.校本部設(shè)置了人文學(xué)院、管理學(xué)院、財經(jīng)學(xué)院、信息與工程學(xué)院、成人教育學(xué)院、殘疾人教育學(xué)院、繼續(xù)教育學(xué)院和附設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)校來實施各類教學(xué)和教學(xué)管理。這些學(xué)院都只是校本部的一個職能部門。校本部只有一級財務(wù)，所有收支全部集中在財務(wù)處核算。
　　3.校本部設(shè)置了招標(biāo)采購中心這一職能部門。
　?。ǘ┲С鲱A(yù)算控制
　　預(yù)算具有明確工作目標(biāo)、協(xié)調(diào)部門關(guān)系、控制經(jīng)費收支和考核工作業(yè)績的作用。
　　學(xué)校每年制定年度預(yù)算，規(guī)定各項事業(yè)活動所發(fā)生的財務(wù)收支都納入預(yù)算管理范圍，保證一切支出都是為實現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)服務(wù)。
　　學(xué)校制定預(yù)算時，各部門將本部門開展業(yè)務(wù)和專項建設(shè)、專項購置所需要的開支計劃報財務(wù)處，財務(wù)處根據(jù)本校的發(fā)展規(guī)劃和財力情況，綜合、平衡各部門提出的開支計劃，編制學(xué)校年度預(yù)算。年度預(yù)算經(jīng)校長辦公會議審議通過和市財政局批復(fù)后執(zhí)行。涉及重大開支項目須經(jīng)學(xué)校黨委會或教代會審議通過。
　　學(xué)校的預(yù)算項目分解到校屬各部門。在支出預(yù)算中列明各項開支的執(zhí)行部門和分管校領(lǐng)導(dǎo)。
　?。ㄈ┦召M控制
　　收費控制采用如下各種措施來實現(xiàn)：
　　1.收費公示，讓學(xué)生監(jiān)督收費，防止收費出錯。將物價部門批準(zhǔn)的對學(xué)生收費項目及收費標(biāo)準(zhǔn)在公示牌及校園網(wǎng)上公示，讓學(xué)生據(jù)此監(jiān)督收費。
　　2.發(fā)票管理（本文所稱發(fā)票是指從財政部門購回的收款收據(jù)和從稅務(wù)部門購回的發(fā)票）。這一環(huán)節(jié)控制的目標(biāo)是保證發(fā)票款及時入賬入行（銀行）。具體做法是：（1）發(fā)票管理員到發(fā)票銷售機構(gòu)買回發(fā)票，負(fù)責(zé)發(fā)票管理。（2）收款員從發(fā)票管理員處領(lǐng)取發(fā)票，開票收款；用票后分類統(tǒng)計已填開發(fā)票金額，編制發(fā)票結(jié)算表，將發(fā)票記賬聯(lián)、存根聯(lián)和發(fā)票結(jié)算表交發(fā)票管理員檢查復(fù)核，無誤后發(fā)票管理員收回存根聯(lián)，注銷收款員的用票登記；記賬聯(lián)和發(fā)票結(jié)算表交會計，會計再做檢查復(fù)核，無誤后記賬。會計記賬用“應(yīng)收發(fā)票款”科目，以控制發(fā)票款的入賬入行：借記應(yīng)收發(fā)票款，貸記應(yīng)繳財政專戶或往來科目或沖減支出科目。應(yīng)收發(fā)票款科目按每個收款員設(shè)置明細(xì)科目。（3）出納員根據(jù)銀行收款憑單登記銀行存款出納賬。（4）出納員記賬后將銀行收款憑單交會計記賬：借記銀行存款，貸記應(yīng)收發(fā)票款。（5）會計每月與收款員核對“應(yīng)收發(fā)票款”科目余額。
　　3.收費稽核。財務(wù)處與職能部門定期核對收費情況，防止多收、少收、該收不收現(xiàn)象的發(fā)生。每學(xué)期財務(wù)處整理學(xué)生交學(xué)費清單傳遞給學(xué)籍管理部門和學(xué)院班主任，整理學(xué)生已交書費清單傳遞給教材供應(yīng)部門和學(xué)院班主任，整理分校已交辦學(xué)分成清單傳遞給學(xué)籍管理部門。
　　由于電大（開放教育）學(xué)生人數(shù)多、流動性大，學(xué)生學(xué)費的收取和分校辦學(xué)分成的收取，都比較難控制。為了提高控制效率，學(xué)校開發(fā)并使用了一套收費管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與學(xué)籍管理的數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。
　　對于出租場地租金收取，總務(wù)處把出租清單動態(tài)地報財務(wù)處，財務(wù)處據(jù)此判斷租金是否及時收齊。
　?。ㄋ模┩速M控制
　　由于政策允許和電大開放辦學(xué)的特點，學(xué)校退費的事項無可避免，并且發(fā)生頻率很高。該校對不同項目的退費，采取不同的程序?qū)嵤┛刂疲?br/>　　退學(xué)費控制。學(xué)生交學(xué)費后退學(xué)，按物價部門或教育行政主管部門規(guī)定應(yīng)退學(xué)費的，按如下程序辦理退學(xué)費手續(xù)：學(xué)生本人提出書面申請，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)加具意見，分管教學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)審批，學(xué)籍科注銷學(xué)籍，財務(wù)處退學(xué)費。
　　退住宿費控制。學(xué)生交住宿費后退宿，按物價部門或教育行政主管部門應(yīng)退住宿費的，按如下程序辦理退住宿費手續(xù)：學(xué)生本人書面提出申請，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)加具意見，分管學(xué)生住宿的校領(lǐng)導(dǎo)審批，宿管科辦理退宿手續(xù)，財務(wù)處退住宿費。
　　
　　學(xué)生退學(xué)費或住宿費時，財務(wù)處收回學(xué)生的繳費發(fā)票，并在電腦收費信息庫里做該發(fā)票退費標(biāo)記。
　　退教材費控制。每屆學(xué)生修業(yè)期滿時，教材供應(yīng)部門計算修業(yè)期滿的每位學(xué)生的應(yīng)退教材費金額，報分管教材工作的校領(lǐng)導(dǎo)審批，教材供應(yīng)部門、財務(wù)處派員合作直接把教材結(jié)余款退給學(xué)生。對領(lǐng)取教材結(jié)余款的學(xué)生須查驗其身份證件，防止教材結(jié)余款被冒領(lǐng)。
　　退押金控制。供貨商、租戶的履約保證金期滿時，由合同經(jīng)辦部門辦理退款手續(xù)。退款時須收回保證金收據(jù)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。
　?。ㄎ澹┲Ц犊刂?br/>　　1.借款控制。教職工因公借款，須經(jīng)用款部門負(fù)責(zé)人和分管該項開支的校級領(lǐng)導(dǎo)審批。開支經(jīng)辦人借款辦理付款后，要求盡快取得合規(guī)、完備的結(jié)算、付款憑證，辦理報賬還款手續(xù)。借出款項不按時完成報銷還款手續(xù)的，財務(wù)處經(jīng)校長批準(zhǔn)在借款人的個人收入中強制扣回借款。
　　2.報賬控制。各項開支要求嚴(yán)格按年度預(yù)算進(jìn)行，所有開支用途必須符合預(yù)算項目內(nèi)容，大額開支還須按《G電大招標(biāo)采購工作規(guī)定》執(zhí)行。
　　財務(wù)處審核付款憑證時，對較大額的支付項目，按如下辦法查驗相關(guān)資料：（1）大額支付要查驗合同、驗收資料。（2）涉及固定資產(chǎn)購置的要查驗學(xué)校固定資產(chǎn)管理部門編制的固定資產(chǎn)記賬單，確保所購固定資產(chǎn)納入學(xué)校管理。（3）開支金額達(dá)到學(xué)校招標(biāo)采購規(guī)定應(yīng)由學(xué)校招標(biāo)采購中心組織（主持）采購的項目，要查驗招標(biāo)采購中心或招標(biāo)代理機構(gòu)出具的中標(biāo)（成交）通知書；付款達(dá)到合同金額90%以上時，要查驗學(xué)校招標(biāo)采購中心組織（主持）驗收的資料。（4）年初預(yù)算以外的開支，付款時需查驗校領(lǐng)導(dǎo)特批的開支預(yù)算。
　　3.支票使用控制?？瞻字焙椭庇¤b，由兩人分別保管，避免一人簽發(fā)支票。
　　4.支付復(fù)核。出納員按會計審定的支付憑證付款、記賬后，主管會計、分管會計記賬時對支付憑證再做復(fù)核，防止支付舞弊或差錯發(fā)生。
　　（六）本校教職工薪酬發(fā)放控制
　　1.基本工資、津補貼等薪酬固定部分的發(fā)放控制。教職工的薪酬中由市財政統(tǒng)發(fā)的部分，每月由學(xué)校人事部門書面將人員薪酬變動情況通知市人事局，市人事局審核通過后通知財政局通過銀行發(fā)放。由學(xué)校發(fā)放的部分，每月由學(xué)校人事部門將人員薪酬變動情況通知財務(wù)處，財務(wù)處薪酬發(fā)放員編制工資發(fā)放表交學(xué)校人事部門審核、財務(wù)處會計復(fù)核；薪酬發(fā)放員按審核后的發(fā)放表發(fā)放。
　　2.加班費等臨時報酬的發(fā)放控制。由產(chǎn)生報酬的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)部門編制報酬發(fā)放表，經(jīng)該業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后由財務(wù)處發(fā)放。
　　3.個人薪酬發(fā)放清單、計稅清單放在校園網(wǎng)上讓教職工個人查詢，作進(jìn)一步的核對。
　　4.會計對薪酬發(fā)放事項記賬時，對發(fā)放清單再做復(fù)核。
　?。ㄆ撸┖怂?、賬務(wù)處理控制
　　學(xué)校的財務(wù)收支活動根據(jù)我國事業(yè)單位會計制度，結(jié)合本校的實際需要進(jìn)行賬務(wù)處理，實施核算。
　　會計記賬時，主管會計根據(jù)原始憑證手工編制記賬憑證，分管會計對主管會計編制的記賬憑證進(jìn)行復(fù)核，無誤后錄入到會計電算化系統(tǒng)。主管會計復(fù)核分管會計的錄入是否正確。
　　財務(wù)處每月將固定資產(chǎn)賬戶余額變動情況送固定資產(chǎn)管理部門核對，學(xué)生退學(xué)費情況送學(xué)籍管理部門核對，往來款項賬戶余額變動情況送相關(guān)業(yè)務(wù)部門核對。固定資產(chǎn)管理部門定期盤點實物，保證賬賬相符、賬實相符。
　　分管會計及時清理學(xué)校的債權(quán)債務(wù)，適時地提醒、督促經(jīng)辦人員辦理往來款項結(jié)算。
　　主管會計每年根據(jù)市財政局的要求編制決算書，經(jīng)校長審批后報送市教育局、市財政局。
　　（八）會計資料歸檔控制
　　分管會計兼任會計檔案管理員，及時整理、裝訂會計資料，形成會計檔案。會計檔案形成后送到學(xué)校保密室保存。會計檔案查閱須經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人或紀(jì)委負(fù)責(zé)人同意并報校長批準(zhǔn)。
　　三、實踐體會
　　G電大幾年來的實踐得到了許多體會，體會較深的有兩點：
　　1.實施內(nèi)部控制需要考慮成本效益問題。內(nèi)部控制也是有成本的，松散的控制與嚴(yán)密的控制效果不一樣，所付出的成本也不一樣。理論上可以說，當(dāng)增加控制措施時，所付出的控制成本也增加，控制對象出現(xiàn)差錯帶來損失的期望值也會減??；當(dāng)控制成本增量小于損失期望值減量時，增加控制措施才是值得的。內(nèi)部控制實務(wù)中，只能根據(jù)本單位實際情況綜合考慮各種因素，采取適當(dāng)（足夠有效、不浪費）的控制措施。
　　2.財務(wù)管理信息化有助于提高控制效率。G電大校本部學(xué)歷教育8年內(nèi)有效保留學(xué)籍的學(xué)生20000人，學(xué)生類別有開放教育本科、開放教育?？?、成人教育?？?，殘疾人學(xué)歷教育、中專等；非學(xué)歷教育每年培訓(xùn)上萬人次；學(xué)校屬下有44所分校、工作站。如果不使用計算機對每筆收費進(jìn)行記錄，靠手工來處理收費數(shù)據(jù)，生成控制所依賴的信息，不知道要耗用多少人力。
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