廣播電視大學財務活動中的內部控制研究與實踐

　　摘 要：G電大對財務活動中預算、收費、退費、支付、薪酬發放、核算、會計資料歸檔等環節探索出了一套成功的內部控制辦法，深刻體會到實施內部控制要注意成本效益問題，財務管理信息化建設有助于提高控制效率。
　　關鍵詞：電大 財務 內部控制
　　中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）01-173-02
　　
　　廣播電視大學簡稱電大。G電大近年來著力對財務活動中的內部控制進行了研究，并結合本校實際不斷探索改進內部控制的措施、程序和方法，堵塞了各種漏洞，提高了資金使用效益，取得了一些研究心得和實踐體會。
　　一、研究心得
　　（一）關于內部控制含義
　　內部控制通常是指一個組織的管理者為了該組織財產物資的安全、完整，保證會計信息的真實、可靠，保證經濟活動的經濟性、效率性和效果性以及各項法規的遵守，而對組織的經濟業務活動以及會計記錄進行調整、檢查和制約的自律機制，包括相應的政策、措施、程序和方法。
　　（二）關于內部控制目標
　　按照控制的目的分類，電大財務活動中的內部控制可分為財產物資控制、會計信息控制和經費收支控制三部分。財產物資控制的目標是保證財產物資的安全，防止流失和被非法侵占，提高其使用效益，促進黨風廉政建設。會計信息控制的目標是保證按規范的程序和方法處理財務數據，向管理層提供完整、真實、及時的會計信息。收費控制的目標是保證按規范的項目和標準收費，該收的及時收，不該收的不收，防止亂收費。支出控制的目標是保證資金安全，提高經費使用效益，促進黨風廉政建設。
　　（三）關于內部控制原則
　　電大財務活動中的內部控制應遵循以下原則：
　　1.合法性原則。內部控制要符合法律、法規的規定和有關政府監管部門的監管要求。
　　2.全面性原則。內部控制在層次上應當涵蓋學校管理層和全體教職工，在對象上應當覆蓋學校所有財務活動，在流程上應當滲透到財務活動的決策、執行、監督、反饋等各個環節，避免財務活動中內部控制出現空白和漏洞。
　　3.重要性原則。內部控制應當在兼顧全面的基礎上突出重點，針對重要、高風險的事項與環節采取更為嚴格的控制措施，確保不存在重大缺陷。
　　4.有效性原則。內部控制應當能夠為內部控制目標的實現提供合理保證。學校全體教職工應當能自覺維護內部控制的有效執行。內部控制建立和實施過程中存在的問題應當能得到及時的糾正和處理。
　　5.制衡性原則。學校設置的機構、崗位在財務活動中權責分配應當科學合理并符合內部控制的基本要求，確保不同部門、崗位之間權責分明和有利于相互制約、相互監督。履行內部控制監督檢查職責的部門應當具有良好的獨立性。任何人不得擁有凌駕于內部控制之上的特殊權力。
　　6.適應性原則。內部控制應當合理體現學校財務活動的規模、特點、風險狀況以及財務活動所處具體環境等方面的要求，并隨著學校環境的變化、管理要求的提高不斷改進和完善。
　　7.成本效益原則。內部控制應當在保證內部控制有效性的前提下，合理權衡成本與效益的關系，爭取以合理的成本實現更為有效的控制。
　　所有電大在財務活動中實施的內部控制都應遵循上述原則，也可以使用業務授權控制、職責分工控制、憑證與記錄控制、資產接觸控制、記錄使用控制和獨立稽核等控制策略。但各所電大財務活動的流程可能不同，因而控制程序也可以有所不同。
　　二、主要實踐
　　以下是G電大近年來財務活動中常規業務主要環節內部控制的具體做法。
　　（一）相關環境
　　1.G電大校本部開放本科、開放專科教育在校學生10000人，成人專科教育1000人，中等職業教育200人，殘疾人學歷教育50人，非學歷教育每年培訓10000人次。下設44所分校、工作站，分校、工作站學歷教育在校學生40000人。
　　2.校本部設置了人文學院、管理學院、財經學院、信息與工程學院、成人教育學院、殘疾人教育學院、繼續教育學院和附設職業技術學校來實施各類教學和教學管理。這些學院都只是校本部的一個職能部門。校本部只有一級財務，所有收支全部集中在財務處核算。
　　3.校本部設置了招標采購中心這一職能部門。
　　（二）支出預算控制
　　預算具有明確工作目標、協調部門關系、控制經費收支和考核工作業績的作用。
　　學校每年制定年度預算，規定各項事業活動所發生的財務收支都納入預算管理范圍，保證一切支出都是為實現學校的發展目標服務。
　　學校制定預算時，各部門將本部門開展業務和專項建設、專項購置所需要的開支計劃報財務處，財務處根據本校的發展規劃和財力情況，綜合、平衡各部門提出的開支計劃，編制學校年度預算。年度預算經校長辦公會議審議通過和市財政局批復后執行。涉及重大開支項目須經學校黨委會或教代會審議通過。
　　學校的預算項目分解到校屬各部門。在支出預算中列明各項開支的執行部門和分管校領導。
　　（三）收費控制
　　收費控制采用如下各種措施來實現：
　　1.收費公示，讓學生監督收費，防止收費出錯。將物價部門批準的對學生收費項目及收費標準在公示牌及校園網上公示，讓學生據此監督收費。
　　2.發票管理（本文所稱發票是指從財政部門購回的收款收據和從稅務部門購回的發票）。這一環節控制的目標是保證發票款及時入賬入行（銀行）。具體做法是：（1）發票管理員到發票銷售機構買回發票，負責發票管理。（2）收款員從發票管理員處領取發票，開票收款；用票后分類統計已填開發票金額，編制發票結算表，將發票記賬聯、存根聯和發票結算表交發票管理員檢查復核，無誤后發票管理員收回存根聯，注銷收款員的用票登記；記賬聯和發票結算表交會計，會計再做檢查復核，無誤后記賬。會計記賬用“應收發票款”科目，以控制發票款的入賬入行：借記應收發票款，貸記應繳財政專戶或往來科目或沖減支出科目。應收發票款科目按每個收款員設置明細科目。（3）出納員根據銀行收款憑單登記銀行存款出納賬。（4）出納員記賬后將銀行收款憑單交會計記賬：借記銀行存款，貸記應收發票款。（5）會計每月與收款員核對“應收發票款”科目余額。
　　3.收費稽核。財務處與職能部門定期核對收費情況，防止多收、少收、該收不收現象的發生。每學期財務處整理學生交學費清單傳遞給學籍管理部門和學院班主任，整理學生已交書費清單傳遞給教材供應部門和學院班主任，整理分校已交辦學分成清單傳遞給學籍管理部門。
　　由于電大（開放教育）學生人數多、流動性大，學生學費的收取和分校辦學分成的收取，都比較難控制。為了提高控制效率，學校開發并使用了一套收費管理系統。該系統的數據與學籍管理的數據相關聯。
　　對于出租場地租金收取，總務處把出租清單動態地報財務處，財務處據此判斷租金是否及時收齊。
　　（四）退費控制
　　由于政策允許和電大開放辦學的特點，學校退費的事項無可避免，并且發生頻率很高。該校對不同項目的退費，采取不同的程序實施控制：
　　退學費控制。學生交學費后退學，按物價部門或教育行政主管部門規定應退學費的，按如下程序辦理退學費手續：學生本人提出書面申請，學院領導加具意見，分管教學的校領導審批，學籍科注銷學籍，財務處退學費。
　　退住宿費控制。學生交住宿費后退宿，按物價部門或教育行政主管部門應退住宿費的，按如下程序辦理退住宿費手續：學生本人書面提出申請，學院領導加具意見，分管學生住宿的校領導審批，宿管科辦理退宿手續，財務處退住宿費。
　　
　　學生退學費或住宿費時，財務處收回學生的繳費發票，并在電腦收費信息庫里做該發票退費標記。
　　退教材費控制。每屆學生修業期滿時，教材供應部門計算修業期滿的每位學生的應退教材費金額，報分管教材工作的校領導審批，教材供應部門、財務處派員合作直接把教材結余款退給學生。對領取教材結余款的學生須查驗其身份證件，防止教材結余款被冒領。
　　退押金控制。供貨商、租戶的履約保證金期滿時，由合同經辦部門辦理退款手續。退款時須收回保證金收據并經部門負責人和分管校領導審批。
　　（五）支付控制
　　1.借款控制。教職工因公借款，須經用款部門負責人和分管該項開支的校級領導審批。開支經辦人借款辦理付款后，要求盡快取得合規、完備的結算、付款憑證，辦理報賬還款手續。借出款項不按時完成報銷還款手續的，財務處經校長批準在借款人的個人收入中強制扣回借款。
　　2.報賬控制。各項開支要求嚴格按年度預算進行，所有開支用途必須符合預算項目內容，大額開支還須按《G電大招標采購工作規定》執行。
　　財務處審核付款憑證時，對較大額的支付項目，按如下辦法查驗相關資料：（1）大額支付要查驗合同、驗收資料。（2）涉及固定資產購置的要查驗學校固定資產管理部門編制的固定資產記賬單，確保所購固定資產納入學校管理。（3）開支金額達到學校招標采購規定應由學校招標采購中心組織（主持）采購的項目，要查驗招標采購中心或招標代理機構出具的中標（成交）通知書；付款達到合同金額90%以上時，要查驗學校招標采購中心組織（主持）驗收的資料。（4）年初預算以外的開支，付款時需查驗校領導特批的開支預算。
　　3.支票使用控制。空白支票和支票印鑒，由兩人分別保管，避免一人簽發支票。
　　4.支付復核。出納員按會計審定的支付憑證付款、記賬后，主管會計、分管會計記賬時對支付憑證再做復核，防止支付舞弊或差錯發生。
　　（六）本校教職工薪酬發放控制
　　1.基本工資、津補貼等薪酬固定部分的發放控制。教職工的薪酬中由市財政統發的部分，每月由學校人事部門書面將人員薪酬變動情況通知市人事局，市人事局審核通過后通知財政局通過銀行發放。由學校發放的部分，每月由學校人事部門將人員薪酬變動情況通知財務處，財務處薪酬發放員編制工資發放表交學校人事部門審核、財務處會計復核；薪酬發放員按審核后的發放表發放。
　　2.加班費等臨時報酬的發放控制。由產生報酬的業務負責部門編制報酬發放表，經該業務分管校領導審批后由財務處發放。
　　3.個人薪酬發放清單、計稅清單放在校園網上讓教職工個人查詢，作進一步的核對。
　　4.會計對薪酬發放事項記賬時，對發放清單再做復核。
　　（七）核算、賬務處理控制
　　學校的財務收支活動根據我國事業單位會計制度，結合本校的實際需要進行賬務處理，實施核算。
　　會計記賬時，主管會計根據原始憑證手工編制記賬憑證，分管會計對主管會計編制的記賬憑證進行復核，無誤后錄入到會計電算化系統。主管會計復核分管會計的錄入是否正確。
　　財務處每月將固定資產賬戶余額變動情況送固定資產管理部門核對，學生退學費情況送學籍管理部門核對，往來款項賬戶余額變動情況送相關業務部門核對。固定資產管理部門定期盤點實物，保證賬賬相符、賬實相符。
　　分管會計及時清理學校的債權債務，適時地提醒、督促經辦人員辦理往來款項結算。
　　主管會計每年根據市財政局的要求編制決算書，經校長審批后報送市教育局、市財政局。
　　（八）會計資料歸檔控制
　　分管會計兼任會計檔案管理員，及時整理、裝訂會計資料，形成會計檔案。會計檔案形成后送到學校保密室保存。會計檔案查閱須經財務處負責人或紀委負責人同意并報校長批準。
　　三、實踐體會
　　G電大幾年來的實踐得到了許多體會，體會較深的有兩點：
　　1.實施內部控制需要考慮成本效益問題。內部控制也是有成本的，松散的控制與嚴密的控制效果不一樣，所付出的成本也不一樣。理論上可以說，當增加控制措施時，所付出的控制成本也增加，控制對象出現差錯帶來損失的期望值也會減小；當控制成本增量小于損失期望值減量時，增加控制措施才是值得的。內部控制實務中，只能根據本單位實際情況綜合考慮各種因素，采取適當（足夠有效、不浪費）的控制措施。
　　2.財務管理信息化有助于提高控制效率。G電大校本部學歷教育8年內有效保留學籍的學生20000人，學生類別有開放教育本科、開放教育專科、成人教育專科，殘疾人學歷教育、中專等；非學歷教育每年培訓上萬人次；學校屬下有44所分校、工作站。如果不使用計算機對每筆收費進行記錄，靠手工來處理收費數據，生成控制所依賴的信息，不知道要耗用多少人力。
　　（作者單位：廣州市廣播電視大學財務處 廣東廣州 510091）
　　（責編：若佳）