芻議檔案后保管模式的理論依據

　　摘 要：電子時代的電子文件與傳統的紙質檔案有很大的不同，比如電子文件是虛擬的，不能像紙質檔案一樣，一份一份逐一地進行鑒定，而且在電子環境下由于網絡的便利使得電子文件來源可能是由多個機構或個人共同完成的，所以其來源具有不確定性等等，這些問題打破了原有紙質檔案保管的方式。由于一種理論的產生都是在實踐的基礎上而形成的，又反過來對實踐起到指導的作用，基于以上在實踐中出現的現象，文章闡釋與之相適應的理論，以便為后保管時代檔案的實踐工作給予實踐指導。
　　關鍵詞：檔案 后保管模式 理論依據
　　中圖分類號:G271 文獻標識碼:A
　　文章編號:1004-4914(2011)01-218-02
　　
　　傳統的檔案理論是把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種做法在紙質檔案的手工操作時期是具有一定的合理性的，但是電子文件的產生，使兩者之間的界限模糊了。因為從文件的起草、傳輸、辦理到歸檔、鑒定、整理、保管以及再利用，均可以通過電腦網絡進行，即文件工作與檔案工作在同一工具上聯為一體。這樣，傳統的檔案理論顯然已經不能適應電子時代的檔案保管方式了，因此就引出了以下筆者要闡述的問題，檔案后保管時代的新理論的解讀。
　　一、新來源原則理論
　　新來源原則是為了適應電子文件的出現才應運而生的一種理論，所以我們在闡釋新來源原則之前有必要先來了解一下電子文件的構成要素。眾所周知，檔案區別于圖書與情報的最大特點就是具有原始記錄性，也就是說檔案是有憑證性價值的而其它信息不具備這種特性，從功能角度來看，電子文件和傳統檔案文件一樣，是反映人類社會實踐活動的歷史記錄，是歷史的真憑實據，它的原生性、可靠性構成了它的基本價值——憑證價值，而憑證價值正是它優于其他各種最基本的特點。我們都知道，同傳統檔案文件一樣，電子文件的憑證價值也是由內容信息、背景信息與結構信息三個基本要素來確立的。不同的只是電子文件的這三個要素所描述的對象更為廣泛，描述的內容更為深入。首先，內容方面：內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息，包括文件形成者形成的文字數字、圖像、聲音等。其次，背景方面：背景信息是關系著電子文件內容信息產生環境的文檔，包括內容信息為什么產生，它與別處已有的其他內容信息對象間的關系等。澳大利亞檔案館在其《電子文件管理策略》中指出，電子文件的背景信息包括能增強對技術理解的背景信息以及與文件有關的公務環境的背景信息，并鼓勵電子文件形成部門收集以下背景信息：文件形成的機構；與文件有關或曾經有關的其他機構；文件履行機構職責的目的；文件的年代；與文件有關的時期；與機構職能有關的文件價值與重要性；曾與文件有過關系的文件保存系統；該文件與其他文件或資料間的關系；對該文件有影響的法律、協議、實踐、程序、計劃與條件等。最后，結構方面：電子文件的結構是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。電子文件的結構信息包括文件內容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體附件等方面的信息。
　　新來源觀主張的概念來源盡管不像傳統的實體來源那樣直觀和明確，但它決不是一種沒有依據的主觀臆斷，而是有著特定內容和客觀的實在。這種來源不僅指文件的形成機關，而且包括其形成目的、形成活動、過程、處理程序和職能范圍等等。概括而言，它的含義是指文件的形成過程和背景，即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、為了何種目的、采用怎樣的結構形成等方面的綜合背景信息。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。因為電子文件的形成者往往不再單一，形成過程也相當復雜，但無論它們是某一機構獨立產生的、還是由來自若干機構的數據組合而成的，只要掌握它們的形成過程和背景，把這些來源信息隨同文件信息內容一同保留下來，就可以尋根溯源，了解該文件的原委始末。新來源原則不再直接研究檔案產生于哪個行政部門，而變成一個虛擬的更為靈活的概念。它反映出文件產生過程中形成者的作用和行為活動，并存在于不斷發展變革的環境之中；它體現了不斷變化的當事人相互作用；它反映了不同的組織文化和管理方法，它與人們的工作習慣和人際關系相協調。因此，在電子時代要求檔案人員的關注焦點不應僅僅是原始文件形成機關這種實體來源，更多地需要關注變動、臨時、甚至虛擬機關中文件形成者的職能和業務活動這種概念來源。新來源觀的核心是使來源原則更加概念化和抽象化，它的實質是來源原則面對電子文件的新特點和新挑戰而作出的自我適應和自我發展。
　　二、宏觀鑒定理論
　　宏觀鑒定理論是加拿大檔案學者特里·庫克于80年代末提出的，他認為為了適應電子時代的要求，傳統的鑒定理論需要革新，他倡導檔案人員在鑒定前需要了解整個社會的運行方式和文件的形成過程，通過宏觀的鑒定來準確反映社會發展趨勢與文件形成者及其職能的有機聯系。這一宏觀鑒定理論不再局限于傳統理論中的價值標準，提出應全面考慮社會結構、文件形成過程、文件形成者及其職能等多種因素。它使鑒定的重點由根據研究目的判定文件價值轉變為根據文件形成者的職能和結構來鑒定文件形成背景或文件來源的重要性。簡單地說，就是在電子環境下鑒定方法往往必須在一份文件產生之前在計算機系統設計階段完成，鑒定將因此側重于職能、業務和風險分析，而非文件及其潛在價值，這種方法從文件實體轉向文件的形成過程，從分析個別文件的性質和特征，轉向更好的了解導致文件產生的業務職能、活動、事務處理和工作流程；從根據文件內在價值或研究價值進行鑒定，轉向鑒定形成者的主要職能、計劃和活動并挑選出反映它們的最精煉文件永久保存。后保管鑒定法徹底拋棄了根據當前和未來社會需要來確定和預測文件價值的觀點。它們使鑒定的標準脫離了文件的具體內容，上升為文件形成者的宏觀職能，從而使鑒定方式和方法從分散變為集中、由個別變為系統。
　　宏觀鑒定論的視野廣闊，內涵深刻。它由社會運轉方式入手，認為社會的運轉通過各機構職能的履行而實現，文件是職能活動的真實記錄，即“證據”，文件價值的大小取決于職能活動的重要程度，以職能因素為標準鑒定文件能較為客觀地反映各個歷史時期社會的真實狀態。宏觀鑒定論與新來源觀在理論上同屬一脈，它是當代檔案學者對來源原則進行反思得到的新理論，長期以來人們所理解的來源是指文件的形成機構（即全宗），是實體來源，而新來源觀認為來源的實質是文件形成過程中的屬于文件本身的歷史聯系，是概念性的來源。電子文件的形成過程就是文件形成者執行職能的過程，電子文件的歷史聯系來源于職能活動，評價職能活動的重要性也就是對文件來源的關注。宏觀鑒定法依據電子文件形成過程、機構職能活動、文件的本質聯系，其思路是宏觀的，它考慮的是機構的哪些職能、舉措、工作計劃、事務活動是重要的，哪些是次要的，并用軟件化、規范化的方法把次要的文件從重要文件中分離出來，分別予以銷毀和保存。因此，職能鑒定法從總體上判斷機構形成有價值文件的能力，而不是直接對文件加以處理，換句話說，它面對的是某種職能的文件，而不是單份文件，故而常常表現為一種“批處理”的方式，較直接閱讀卷帙浩繁的電子文件的方法更有效率。
　　三、知識服務理論
　　知識服務是自1996年加拿大檔案學者特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上對其進行介紹后，知識服務的思想才逐步走進我國的檔案界，并促進我國檔案界以用戶滿意為目標，變被動服務為主動服務。在此思想的指導下，檔案工作者應將檔案館內、館間的檔案信息資源等顯性知識與自身經驗等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合，實現顯、隱（下轉第220頁）（上接第218頁）性知識之間的循環轉化，滿足用戶個性化的需求，為其問題提供有用的知識。庫克后保管模式中的知識服務是后保管模式的目的，他指出檔案工作者要由實體保管員向知識提供者過渡，最終實現檔案管理由“保管時代”向“后保管時代”的過渡。
　　檔案的知識服務，首先是一種新的觀念、認識和組織服務的理念。它不同于傳統的信息服務，而是帶有前瞻性的一項研究活動，是對檔案信息資源的深層次開發利用。知識服務所關注的不再是為用戶是否提供了信息，而是通過服務是否解決了用戶的問題。通過提供人性化、開放化、立體式的服務，使得檔案館成為人們生活中必不可少的一部分。這一服務理念要求我們必須由以提供信息為服務理念向以獲取知識來解決問題為服務理念的轉變。不僅順應了知識經濟時代對檔案服務的新要求，而且有助于檔案實際工作的順利開展和長期良好發展。知識服務是適應知識經濟和知識創新的需要產生的，它以用戶問題的解決為直接目標，通過對用戶知識需求和問題所處環境的分析，向用戶提供經過智能化處理的符合用戶需求的知識。知識服務開展的目的不是向用戶提供所需的信息，需是解決用戶所面臨的問題。因此它是一種以用戶滿意為目標的主動服務。知識服務是一種基于集成化、專業化和個性化的動態創新服務，針對用戶面臨的具體問題展開，整合顯、隱性知識，集成系統、服務等多種方式，融入用戶決策的全過程，因此知識服務提供的服務形式是一種過程而非實物。并且知識是一種目標驅動服務，是一種全過程的服務，是一種面向知識增值的服務。
　　[基金資助項目：黑龍江省教育廳人文社科研究項目“信息化背景下高校檔案館信息服務策略研究”（項目編號：11552225）階段性成果之一；黑龍江大學學生學術科技項目的研究成果；作者碩士畢業論文的研究成果之一。]
　　
　　參考文獻：
　　1.[加]特里·庫克.電子文件與紙質文件觀念[J].山