淺談如何控制企業的采購成本

摘要：采購成本的降低對于提高企業效益，取得競爭優勢非常重要。文章通過制定準確采購計劃、降低采購價格、把握市場信息，掌握產品價值因素，分析外部環境，降低采購成本。采用戰略采購是以最低總成本建立業務供給渠道的過程，按照規范的工作程序，通過各部門的相互協作與合作。在保證質量、服務的同時，降低采購的整體成本。同時建立與完善內部控制制度與程序，加強對采購業務人員的培訓和教育，不斷增加法律觀念，重視職業道德建設．做到依法辦事，培育企業團隊精神，增加企業內部的風險防范能力。從根本上杜絕采購作弊。

關鍵詞：采購成本 采購風險 采購計劃 戰略采購 管理制度

中圖分類號：F275

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-170-03

采購處于整個供應鏈的最上游，是任何生產活動與消費活動的先導。采購管理作為企業管理中的重要環節，在企業運營中。成本比重高、資金投入大、管理環節多。采購環節每降低1％。企業利潤將增加5％-10％。但目前，作為生產經營活動的首要環節，采購這個利潤的源頭卻已成為我國企業發展的一大瓶頸。采購思想、行為、戰略的落后，采購人員素質的低下和采購流程管理的混亂以及不適應發展的采購制度導致在很多企業中存在著巨大的采購黑洞，這些黑洞吞噬了企業的利潤，吞噬了企業的發展空間，而最終把企業推向破產的懸崖，在競爭日益激烈的現代商業戰場，采購已經不單純是個成本的問題，它是當今企業打造核心競爭力，取得競爭優勢的關鍵之一。要想在復雜的采購環境中求存，制勝，企業必須系統全面地考察自身的采購流程，必須全面思考如何切合實際地降低自身的采購成本，提高工作效率，使企業取得良好的經濟效益。

一、企業采購成本存在的風險因素

傳統的采購只是拿錢買東西，但作為企業的采購來說，采購已不是買東西那么簡單，它是企業生產銷售活動前提，也是一個高度專業化的工作。如果對采購工作疏于控制和管理，在采購過程就會出現“灰色交易”、“暗箱操作”或“吃回扣”等行為，致使企業的采購成本提高，經濟效益下降。企業最終蒙受巨大損失。下面將對采購過程中的采購成本及風險因素進行分析。

(一)影響企業采購成本的因素

1．采購人員素質差，吃回扣。在多數企業中，采購人員的素質普遍不高，沒有經過嚴格專業．的培訓，業務技能差。對采購產品的真實成本不熟悉、不了解。當進行商務談判的時候，只能橫向比較產品的價格。無法對產品成本的構成進行科學的分析研究，最終用報價作為價格談判的唯一條件，得到的采購價格只能是一個相對的最低價。

另外，采購人員的道德品質差，向供應商收取賄賂金。供應商運用回扣，先于競爭對手獲得有關買方企業計劃和戰略方案信息以及采購方估價小組所使用的末公開的投標估價準則，偷看競爭對手的密封投標，向競爭對手提供誤導信息從中破壞，使其不具備資格的供應商中標。另一方面，供應商利用回扣，使其同意不正當的訂單變動。價格上漲，買通采購方的檢驗和質量控制部門，使低于標準的材料和不符合規格要求的產品得以使用。

2．疏于供應商管理，獨家采購。采購人員對供應商疏于動態管理，不進行優勝劣汰，長期依賴于單一供方，給供應商提供了壟斷供應的機會，間接造成買賣雙方不平等關系的產生。致使本企業無法按公平合理的價格采購到所需的物品。

3．制造虛假合同發票，采購作弊。虛構采購業務，會計人員或采購人員利用材料采購業務管理及核算上的漏洞，與客戶內外勾結。以假發票、假合同，假進貨作弊，會計員、保管員、采購員相互勾結開具假發票及假入庫單來人賬共同獲得好處；會計人員無證記賬，虛支貸款i采購員虛開采購發票。支取貸款和人賬。

4．采購制度不完善，采購失控。制度的建立是為了保證采購活動的順利實施，是和企業管理層分不開的。在通常情況下企業的領導通常比較關心企業的生產過程，而把采購視為一種輔助或后勤職能，沒有建立相應的采購制度。一些施工企業只了解銷售額．生產的材料成本及部分加工成本，而忽略了大量的銷售費用、辦公設備、出差、修理、加班等等。辦公用品和服務的采購問題經常處于隨意采購和失控的狀態．費用失控、服務水平低下，設備工作效率低，造成企業員工士氣降，生產效率低。

(二)企業采購成本的風險

采購工作涉及面廣，在市場供大于求的情況下，賣方市場競爭激烈，這種競爭使材料的各類、規格、性能、包裝等日益多樣化。為采購行為增加了難度，企業必須對采購材料的質量、價格、供貨方式、信譽等方面加以比較選擇。有些企業領導一味地抓生產、抓產值。忽視材料采購管理，價格把握不準確，市場了解不充分，造成企業的供應商單一，制約了企業的材料供應，主要存在以下風險。

1．固有風險。固有風險是指在不考慮采購主體內部結構，外部因素的前提下，采購某一項目而造成采購失敗的可能性。固有風險主要指項目的市場風險。主要表現形式是市場價格的不確定性導致采購失敗而形成的風險。雖然遵循“公開、公正、公平”原則，但受主客觀條件限制。不能完全保證采購到質優價廉的商品。實現預期目的。

2．采購計劃風險。請購單位提出的采購計劃不準確或不科學，直接導致采購過程中的計劃風險，即采購數量、技術要求、交貨期、質量等與采購預期目標發生較大偏離，這既不利于采購與合同管理工作，也不利于對工程造價的控制管理。

3．采購圍標、串標風險。圍標是指多個投標單位在其中某一個或多個投標單位的統一協調下，共同投標，并確定誰投高標，誰投低標。誰中標。串標是指兩個或兩個以上投標單位雖然分別單獨投標，但暗中協商投標，并暗中聯合。即不管誰中標，都聯合完成本合同任務，投入和利益共同分成。圍標、串標不僅嚴重損害了采購人的利益，還擾亂了整個市場經濟秩序。

4．采購合同履約風險。在采購合同履行過程中，可能出現供應商的延遲交貨、質量不滿足合同約定、規格型號上貨不對路等違約行為，雖然在合同條款中約定了具體違約罰則，但還是影響合同的正常履行，影響整體工程項目的順利進行。

5．內控風險。主要指采購主體未建立起有效的企業采購控制制度．一方面請購、采購、驗收、付款等環節沒有交易授權，沒有相關主管人員簽字；另一方面請購與審批、采購與驗收、付款審批與付款執行等不相容崗位未適當分離，以至于為一些弊端的產生提供了空間。

6．道德素質風險。缺乏對企業采購人員的廉政教育和培訓，在進行材料采購過程中，滋生部分企業采購人員權錢交易等腐敗行為，從而直接或間接引發采購風險。

7．監管風險。由于企業采購管理和執行機構的職責和權限不明確，缺乏法規和制度規定，監督機制不健全、不完善；缺乏具體的監管手段，沿用傳統的行政手段辦事，實施監管落空。

二、有效控制企業采購成本的策略

控制采購成本對一個企業的經營業績至關重要。采購成本下降不僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在產品成本的下降、利潤的增加，以及企業競爭力的增強。由于材料成本占生產成本的比例往往達到50％以上，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個企業不斷降低產品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。但在企業現實采購過程中，由于管理制度不完善，采購人員素質差，使采購成本一直居高不下，加強采購成本的管理和控制．完善采購管理制度，合理運用戰略采購手段是降低采購成本的關鍵。

(一)準確編制采購計劃．降低采購風險

“好的開始是成功的一半”．采購計劃與預算作為采購管理進行運作的第一步，是啟動整個采購管理進行動作的第一步，是啟動整個采購管理的開關，采購計劃制定得是否合理，是否完善，預算是否準確，是否可靠，直接關系到整個采購動作的成敗。

采購計劃是根據市場要求，企業的生產能力和采購環境容量等確定采購的時間、采購的數量以及如何采購的作業。采購計劃和預算的制訂過程本身充滿挑戰，懂得如何制訂一份好的采購計劃和預算是成為優秀采購的第一步。

1．認真核實采購數量。采購要適量，采購量多．價格就便宜，但不是采購越多越好，資金的周轉率，倉庫儲存的成本都直接影響采購成本。采購部門應首先對每一份請購單審查其請購數量是否在控制限額的范圍內。其次，是檢查使用物品和獲得勞務的部門主管是否在在請購單上簽字同意。對于需大量采購的原材料。零配件等，必須做各種采購數量對成本影響的成本分析。內部控制制度必須對這些成本分析作出強制性的規定．并指定專人成本分析是否實施進行監督。成本分析主要內容是：將各種請購項目進行有效地歸類，然后利用經濟指法測算成本；對請購數量不大或者零星采購的物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執行。

2．準確定位供應商。采購部門在正式二進制購貨訂單前，必須向不同的供應商發出購貨單。首先，采購部門在正式二進制購貨訂單前，必須向不同的供應商，索取供應物品的價格，質量指標。折扣和付款條件以及交貨時間等。然后，根據這些資料，選擇最有利于企業生產和成本最低的供應商。同時，采購中還有一個原則就是“適地”原則，即供應商離自己公司越近，運輸費就越低，機動性就越高，協調溝通就越方便，成本自然就低了。

3．合理制定采購時間。何時發出購貨訂單的控制，主要防止正常的生產線待料停工，嚴重影響產銷的順利進行，采購時間應根據不同的采購方式來決定。在現用現購物料的情況下，須從物料需用日期起，倒算出合理的購備時間，以決定適當的采購時間；在以最佳成本為原則的前題下。采購時聞的長短，須用公式計算出來。在存貨控制的情況下，則按照存量控制的方法來決定采購時間，在定量訂購制下，當某項物料到達訂購點時，即為適當采購時間；在定期訂購制下，每隔一定時期，即進行采購。

(二)合理運用戰略采購，指導采購成本控制

戰備采購是以最低總成本建立業務供給渠道的過程．是指按照規范的工作程序，通過各部門的相互協作與合作，在保證質量、服務的同時，降低采購的整體成本。它的核心問題就是“整體成本”，另有相關問題是“供應商”和“數據信息”。

1．基本出發點——整體成本。成本作為單項科目存在時．它的額度越低．企業收益越高，但是企業成本、項目成本，以至專項成本，往往都是多個單項成本科目的總。當單項成本達到最低，單項成本科目的綜合未必也是最低的。在進行采購時必須有總體成本考慮的遠見．必須對整個采購流程中涉及的關鍵成本環節和其他相關的長期潛在成本時行評估，建立“總體擁有成本=價格+使用成本+管理成本”的概念。

2．堅實的基礎——數據信息。談判中的價格協商并不是單純一味的壓價，而是基于對市場和自身的充分了解和長遠預期的協商。市場信息從何來?長遠與其如何做?就要靠日常成本信息和數據的收集、以往項目的成本分析積累、價格曲線趨勢的判斷，這樣才能掌握談判的主動權，控制整個談判的進程和大局。

3．最大資源——供應商。(1)擴大供應商選擇范圍，引人更多的競爭者。對同一種材料，應多找幾個供應商．通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使企業在談判中處于有利的地位。(2)通過對供應商所處的行業，供應商的業務戰略、動作、競爭優勢、能力等的充分認識，幫助企業發現機會發送其目前的權力制衡地位，增加自己的議價優勢。從采購本身來講．優化采購流程和方式也非常重要。通過招投標方式引入競爭．科學公正的選擇最符合自身成本和利益需求供應商；通過電子化采購方式降低采購處理費用；通過科學的經濟指計算合理安排采購頻率，批量降低采購費用和倉儲直接，間接成本；以及對供應商提供的服務和原料進行細分，有選擇地購買，以降低整體采購成本。

(三)利用采購成本價值分析方法。有效降低材料采購成本

降低采購價格是采購工作最具體、最重要的一環，而降低價格來源于生產廠家降低成本。準確把握市場信息。掌握產品價值因素，分析外部環境，是降低采購成本成功的關鍵。

1．價值分析。價值分析內容包括下列五個方面。(1)效用。不同物資有不同的效用，但也有不少物資在某些方面有同樣的效用。應該追根到要，從經濟效益，可行性等方面進行比較，作為決策的依據。(2)成本。就是對每一種或每一項作業的成本進行分析，目的是確切掌握該種材料或作業成本的變動規律。(3)產品。就是對產品構成的各要素，如產品形狀，用料、尺寸、公差、零件數等進行分析。目的是從中找出降低成本的具體途徑。(4)功能。以零件為對象，以產品功效為目標，對零件進行分析，對每個零件都研究一下可否取消、可否代替、可否合并、可否改變設計、可否采用代用品，以尋找最佳設計。(5)市場。產品沒有銷路、價值就得不到實現，更不能期望獲得利潤。因此，對本廠產品在市場中的地位、本廠產品和其他廠同樣產品的差異及各自的經濟效益、市場變化對該廠產品的影響、供求變化的趨勢、供應廠商的分布、一般物價變動趨勢等，都應加以詳細研究。

2．價值工程。價值工程是降低成本的最有效的方法的一種。價值工程是在價值分析的基礎上發展起來的。它是以提高產品功能，降低成本為目的的科學管理方面。(1)選定進行價值分析的系列或產品構成。(2)分析產品應達到的性能，并確定其具體要求。(3)搜集產品的成本、質量、可靠性條件以及研制的歷史等資料。(4)制定改進的方案。(5)對新方案進行成本分析，然后選優。(6)正式提出合理的替代方案。

3．標準化降低成本。實行標準化能簡化產品品種、規格、加快產品設計和生產準備的過程。提高產品質量，擴大產品零件，部件的互換性，降低產品成本。大量使用標準化產品還可以節省采購費用，減少物資庫存，加速資金周轉。

4．知己知彼。了解供貨背景。如果知道供應商的成本，就能在談判中壓低其商品和服務的價格。可以通過參觀供應商的設施，觀察并適當提問獲得許多有用的數據，以估計供應商的成本。規劃一個使自己在價格上獲得的談判。爭取與供應商雙贏的局面。

5．以競爭性談判，公開招標的方式來牽制供應商。對于大批物資采購，一個有效的方法是實行競爭性談判或公開招標，通過對供應商的詢價比價，最終能得到性價比最好的供應商。此外。對同一種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使企業在談判中處于有利的地位。

6．選擇信譽好的供應商并與其簽訂長期供貨合同。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期。還可得到其付款及價格的關照．特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優惠。

(四)建立完善企業采購內控制度，做好成本控制基礎工作

1．強化采購人員培訓，提高采購人員素質。加強采購業務人員的業務技術培訓和思想品德教育，不斷提高采購人員的業務技術水平，準確利用采購成本的價值分析，有效控制采購成本。合理利用有效市場資源，準確選擇供應商，減少采購風險。增加采購人員法律觀念，培育企業團隊精神，重視職業道德建設，做到依法辦事，從根本上杜絕采購作弊。

2．建立供應商準人制度。對企業的正式供應商要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經企管、質檢、物采、財務、價格等部門聯合考核后才能進入。如有可能要實地到供應商生產地考核。企業要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能進入。

3．建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動、提高效率、杜絕部門之間產生糾紛，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規定物資采購的申請、授權人的批準權限、物資采購的流程、相關部門(特別是財務部門)的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規定。采購的物資首先要由使用(生產)部門事先選擇幾家性能可靠的產品．列出可選擇的供應商．價格主管部門要向供應商索取價格，最終確定幾家供貨商競爭投標。

4．建立價格檔案和價格評價體系。企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出詳細的說明。對于重點材料的價格。要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。如果市場價格波動不大的情況下，這種評議視情況可一季度或半年進行一次。

5．加強對采購招標管理與監督。(1)檢查物資采購招標是否按照規范的程序進行，是否存在違反規定的行為發，采購經辦部門和人員是否對供應商進行調查，選擇合格供應商，每年對供應商進行一次復審評定。(2)嚴格簽約監督。檢查全同條款是否有悖于政策、法律、避免合同因內容違法、當事人主體不合格或超越經營范圍而無效；通過資信調查，切實掌握對方的履約能力；對那些不講效益、舍近求遠、講人情等非正常情況嚴格審定；審查合同條款是否齊全、當事人權利義務是否明確、是否以單代約、手續是否具備、簽章是否齊全。

6．加強對物資采購全過程、全方位的監督。全過程是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。重點對計劃制定、簽訂合同、質量驗收和付款四個關鍵控制點的監督，以保證不弄虛作假。全方位的監督是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。科學規范采購機制，不僅可以降低企業的物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

隨著市場經濟的發展、技術進步、競爭的日益激烈，采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能，也是在供應鏈企業之間原材料和半成品生產合作交流方面架起一座橋梁。溝通生產需求與物資供應的聯系，是企業經營管理的核心內容，更是企業獲取經營利潤的一個重大源泉。