突發事件中的檔案安全保護

摘要：突發事件具有突發性和不可抗拒性，它危及檔案安全和檔案的正常工作秩序。近年來，全球突發性社會事件和自然災害頻頻發生，給檔案的安全帶來了嚴重的威脅。如何強化檔案人員風險防范意識。提高檔案部門應對災難的能力，以保障檔案的安全成為當前檔案工作亟待解決的問題。文章從挺高思想認識、建立和落實檔案安全制度、檔案信息化建設三個方面入手，提出了在突發事件中檔案安全保護的相關措施。

關鍵詞：突發事件 檔案 安全保護

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-183-Ol

由于人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件為突發事件。近年來，全球突發事件不斷發生，從美國的“9·11”事件、印度洋海嘯到我國汶川、玉樹大地震等，這些突如其來的災難，不僅給人民群眾的生命財產造成了巨大的損失，而且給真實記載人類社會活動的重要檔案資料也帶來不同程度的損害，檔案的安全管理面臨嚴峻考驗。、如何在突發事件中，減少和防止各因素對檔案的破壞，最大限度地保護好檔案，使之更好地為人類進步服務。筆者認為，“思想上要重視、制度要落實、措施要得當”是檔案安全保護的三大要素。

一、突發事件檔案保護。領導重視是前提

檔案是國家的寶貴財富，是不可再生資源，是孤本，一旦被損毀，其損失將無法挽回。毛澤東同志在延安時期曾指出：“任何時候都要注意保護檔案文件，因為它關系到人民的命運和前途。”胡錦濤同志強調：“檔案是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案。我們能夠更好地了解過去，把握現在。預見未來。”2007年溫家寶總理在《政府工作報告》中提出了“搞好文化遺產、自然遺產和檔案保護”。黨和國家領導對檔案工作的重要指示，揭示了檔案工作的重要地位和重要使命。因此，檔案管理部門要充分認識檔案工作的重要性、切實做好檔案管理工作。首先，各級領導思想上要高度重視檔案保護工作，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，把檔案安全保護工作作為檔案工作的頭等大事來抓。要切實加強對檔案安全管理工作的領導，及時研究和解決存在的問題，確保檔案安全管理工作責任的落實。只有領導高度重視，平時做好基礎和防范工作，才能最大限度地避免突發事件來臨時檔案載體的安全受到威脅。其次，要加強檔案應急宣傳和教育，提高檔案人員的責任意識和檔案安全保護意識。檔案管理部門要定期對突發事件應急處置人員進行相關知識的培訓和突發事件應急知識教育，組織救災演練，增強對檔案工作突發事件的防范意識和應對能力。

二、突發事件檔案保護。健全機制、落實制度是保證

在管理工作中，科學、合理、健全的制度是關鍵。檔案管理工作也不例外，尤其是突發事件中檔案的安全保護工作，更需要健全的管理體系和制度。首先，建立健全檔案安全管理體系。建立由國家檔案行政管理部門到各級檔案行政管理部門的檔案安全管理體系，成立各級檔案安全管理機構，進行統一領導，分級管理、層層落實，并層層簽訂安全管理責任書。檔案主管部門在事件發生時，成立臨時檔案工作機構，指定專人負責應急工作，明確各專業檔案的主管部門和分管人員，明確職責分工，建立崗位責任制，并集中存放各類檔案。各級領導和檔案主管部門要加強對臨時檔案工作機構及臨時責任人的指導，隨時監督檢查其履行職責情況。其次，建立健全完善檔案安全應急制度。包括突發事件檔案工作應急預案制度、突發事件檔案工作應急報告制度、突發事件檔案工作的應急業務指導、監督、檢查制度等。突發事件檔案工作應急預案制度，該預案的制定，使檔案工作在突發事件來臨時，有章可循，有條不紊，使檔案得以有效管理。預案的內容應包括：突發事件檔案工作應急機構的建立；裝具設備的配備；突發事件檔案業務應急培訓；突發事件全員檔案意識應急宣傳和教育；突發事件處置過程中形成檔案材料的管理原則和收集范圍；特殊情況下檔案資料的處置方案、處理方法等。突發事件檔案工作應急報告制度，該制度是在非常時期自下而上逐級報告檔案工作情況的制度。其內容包括：突發事件發生時、發展過程中、結束后，檔案工作的部署情況、進展情況、完成情況。突發事件檔案工作的應急業務指導、監督、檢查制度。一方面要加強溝通，預測突發事件的發展趨勢和可能遇到的問題，有針對性地加強指導；另一方面督促建立臨時工作機構，落實責任，發現問題和隱患及時整改，確保檔案工作及時步人正規。建立健全了檔案安全保護應急制度，檔案部門還需認真執行，并不斷完善，才可確保突發事件中檔案實體和檔案信息的安全。

三、突發事件檔案保護，檔案信息化是途徑

隨著科技的發展，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢，積極推進檔案信息化建設，是提升檔案管理水平和服務水平、保護檔案的重要手段和有效途徑。傳統的檔案保存方式，采用框架式紙質載體存放和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，保管時易損壞(如紙張的老化、受潮、霉變、受災等)，而且不便于利用。遇到突發事件時，龐大的實體檔案將面臨嚴峻的考驗。如果紙質檔案信息能夠被數字化，成為電子載體的檔案，那么，突發事件中相對于紙質檔案更安全。首先，各單位要從全局性、戰略性的高度出發，把檔案信息化擺到重要的位置，將檔案信息化建設納入企業信息化建設整體框架，與企業信息化建設同協調發展。各檔案部門建立健全一套完整的、自動化的、擴展性的文件信息管理系統，把永久和長期的紙質檔案數字化，實行重要檔案“雙套”管理。隨著OA辦公自動化系統和各類管理軟件的普及和運用。產生大量的電子文件和數字信息，也將促進檔案管理從傳統的以實體檔案管理為主向以實體和信息管理為主轉變。其次，加大檔案管理現代化人才的培養。在信息化背景下，檔案工作如檔案形式、管理模式、檔案利用方式、檔案業務工作等發生巨大轉變。這些變化對檔案人才隊伍提出了更高的要求，因此，現化化的人才培養成為了檔案工作信息化的重中之重。檔案管理部門要從工作崗位出發，對檔案人員加強培訓，提高檔案人員對檔案現代化的認識。通過培訓、業務交流等形式，使檔案人員學習檔案專業理論知識、現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，進一步提高其專業管理和實際操作的能力，培養和造就“復合型”的檔案管理人才。使檔案人員不僅熟練傳統的搶救和保護技術，而且掌握日新月異的現代化新技術，傳統與創新相結合，把突發事件對檔案造成的損害降低到最低點，使檔案在突發事件中能夠得到妥善的保護。

總之，各級檔案管理部門要從思想上認識到檔案工作的重要性，高度重視突發事件中檔案的安全保護工作，全面落實責任制，利用信息化手段，防治結合，以減少和防止突發事件對檔案的破壞，使檔案在突發事件中能夠得到妥善的保護，確保檔案的安全。

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