淺談如何改進(jìn)水利工程檔案管理工作

摘要：水利工程檔案既是水利管理部門綜合檔案的重要組成部分，又是記錄和反映水庫安全運(yùn)行狀況、效益發(fā)揮程度的重要史料和證據(jù)。水利工程檔案管理水平的高低體現(xiàn)了水利管理部門的整體管理水平，并直接影響水庫在防洪安全、供水安全、生態(tài)安全等方面發(fā)揮重要作用。文章根據(jù)水利工程檔案管理的特點，針對當(dāng)前的現(xiàn)狀，提出了改進(jìn)水利工程檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案 特點 改進(jìn)措施

中圖分類號：G270

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)03-180-02

水利工程檔案既是水庫管理單位綜合檔隸不可或缺的組成部分，具有重要的利用價值。又是記錄和反映水庫安全運(yùn)行及效益發(fā)揮的重要史料和證據(jù)，在防洪安全、供水安全、生態(tài)安全等方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。水利工程檔案管理水平的高低體現(xiàn)了水庫管理單位的整體管理水平，并直接影響著水庫安全運(yùn)行狀況和檔案管理工作的優(yōu)劣。隨著水利工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利I程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。本文分析水利工程檔案管理的特點，并針對當(dāng)前管理中存在的問題，探討改進(jìn)水利工程檔案管理工作的一些認(rèn)識。

一、水利工程檔案管理的特點

1．水利管理單位的綜合檔案一般是指在單位工作活動中形成。上級下發(fā)與本單位職能有關(guān)并要求貫徹執(zhí)行的具有一定保管價值的文書，財會、水利、科技和特種載體檔案。其中，水利工程檔案是重要的組成部分．記錄和反映水庫安全運(yùn)行狀況及擔(dān)負(fù)著防洪、灌溉和城市供水的重要參考資料和依據(jù)。水利工程檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)單位綜合管理水平的一個重要方面。

2．水利檔案由水利工程管理部門歸集，一般是先在工程管理部門保存1-2年以后，才移交到單位綜合檔案室，這就涉及到水利工程檔案在工程管理部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。

3．在水庫安全運(yùn)行管理中，水利工程檔案的內(nèi)容主要包括以下方面的內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類、水文類、水工類、閘門電氣(機(jī)械)類、水資源保護(hù)類、測繪地質(zhì)類、科學(xué)研究類、規(guī)劃設(shè)計類、施工竣工類、運(yùn)行管理類以及生產(chǎn)技術(shù)類。這些方面的水利檔案構(gòu)成了水利工程在建設(shè)運(yùn)行管理過程中形成的各種各樣文檔材料，有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程運(yùn)行管理的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。

4．隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，水庫信息化管理越來越引起各級水庫管理部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，水利檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的大壩測量數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在對磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。

二、當(dāng)前水利工程檔案管理的狀況

1．檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項目的重要依據(jù)，也是水庫運(yùn)行管理體系中的一個很重要的方面。但是。作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視程度不夠。在水庫管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。

2．目前一般水利工程檔案沒有專人負(fù)責(zé)。一是對水利工程檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。二是沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶采了困難。這對日后的工程管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備存在不利的影響。

3．水利工程檔案沒有專門的庫房。水利工程檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在管理辦公室。或跟其他設(shè)備儀器堆放一起。有的水利工程資料存放凌亂，有的容易潮濕、破損，本部門管理人員隨意查閱。還有的水利部門因辦公條件有限，存放水利工程檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn)，缺乏檔案資料存放的安全性。難以保證水利工程檔案的真實性和完整性。

三、改進(jìn)水利工程檔案管理的措施

1．增強(qiáng)管理意識，加強(qiáng)水利工程檔案管理。水利工程檔案管理是直接關(guān)系到工程的安全運(yùn)行及發(fā)揮效益，是水利工程運(yùn)行中不可忽視的重要環(huán)節(jié)，是衡量單位綜合管理水平的標(biāo)志之一。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識，把檔案管理工作納入整體發(fā)展規(guī)劃。高度重視水利工程檔案工作。明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時根據(jù)單位規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作，處理文件的收發(fā)、整理、歸擋，并做好水利工程檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2．建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前，單位水利部門的檔案管理人員大多沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，工程管理部門也沒有具體的檔案管理制度。因此，建立和健全相關(guān)的水利工程檔案管理制度，比如：綜合性的規(guī)章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度，井放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等。從根本上加強(qiáng)水利工程檔案的管理和制度建設(shè)。以保障水利檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。

3．加強(qiáng)水利工程檔案的庫房建設(shè)。工程管理部門是單位水庫安全運(yùn)行管理重中之重，工程管理辦公室是一個相互協(xié)作的工作場所，并不合適作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看，檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開，門窗加固，以防盜竊。從檔案安全的角度來看，檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此，保障水利檔案庫房的相對獨(dú)立和保密，是單位硬件環(huán)境建設(shè)的一個重要方面。

4．加強(qiáng)專職人員的配備。隨著水庫信息化管理普遍應(yīng)用，相應(yīng)的水利工程檔案資料數(shù)量日益龐大，由工程管理人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)水利檔案的日常管理，工程管理電腦系統(tǒng)軟件的日常維護(hù)，以及水利部門的日常查詢工作，確保水利工程檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。

5．加強(qiáng)水利電子檔案的管理。水利工程監(jiān)測數(shù)據(jù)要經(jīng)常進(jìn)行備份保存，系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時升級。年終形成工程測量數(shù)據(jù)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應(yīng)當(dāng)實行雙備份。備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名，并貼上保護(hù)封簽，要異地存放一個備份，防止意外事故發(fā)生引起整個工程監(jiān)測數(shù)據(jù)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時，保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場，注意防磁、防潮、防塵、防火等，定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使水利檔案丟失，造成無法挽回的損失。

6．提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。工程管理工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全穩(wěn)定性。要求水利檔案管理人員綜合素質(zhì)高。業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面，要求充分認(rèn)識水利檔案管理工作的重要性，具有腳踏實地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；另一方面，不僅要熟悉水利管理部門的職責(zé)，水利檔案的分類，以及不同的文件材料，能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔，還要了解系統(tǒng)的電腦操作等。所以，提高水利檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，在提高理論知識的同時，注重實際工作能力的培養(yǎng)，多提供參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的機(jī)會，多提供創(chuàng)新實踐的平臺，以不斷提高檔案管理水平。

總之，水利工程檔案管理是加強(qiáng)水庫單位檔案管理建設(shè)不可缺少的一個重要方面，在關(guān)鍵時刻可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的歷史依據(jù)。比如，在“羅莎”臺風(fēng)和“莫拉克”兩次超強(qiáng)臺風(fēng)中，管理部門就是根據(jù)相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)，通過臺前、臺中、臺后三個時段的科學(xué)合理調(diào)度，最大限度地錯峰調(diào)蓄，在洪峰最大、下游人民群眾生命財產(chǎn)最危險的時刻全力攔蓄洪水。不僅有效地保護(hù)了下游沿途城鎮(zhèn)、村莊的安全，而且最大程度地減少了洪水給下游人民群眾生命財產(chǎn)造成的損失，有效保障了防洪、供水和生態(tài)安全；同時，在相關(guān)單位的各類業(yè)績評價和工程管理考核中，水利工程檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以，根據(jù)水利工程檔案管理的特點，改進(jìn)管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證水利工程檔案的安全性和完整性。