館藏檔案信息資源共享機制建設初探

摘要：本文首先闡述了北京市國家綜合檔案館館藏檔案信息資源共享機制建設的意義，在分析共享機制建設存在問題的基礎上，創新性地提出館藏檔案信息資源共享機制建設的立足點—— “兩個支撐點” 與“兩個體系”建設。

關鍵詞：檔案信息資源 共享 機制

我國國民經濟和社會發展“十一五”規劃發展綱要確定要“制訂和完善網絡標準，促進互聯互通和資源共享”。檔案信息資源是國家基礎信息資源的重要組成部分，實現檔案信息資源的共建共享，是我國國民經濟和社會發展計劃的一項重要內容，是必須努力完成的一項重要任務。同時國民經濟和社會發展的各個方面都離不開對檔案信息資源的利用。

任何一家檔案館館藏檔案的種類和數量都是有限的，但社會公眾對檔案的利用需求不僅是無限的，而且在利用內容、利用目的、利用層次等方面都愈來愈呈現多元化趨勢。因此，在檔案館際之間建立一個館藏檔案信息資源的共享體系不僅是社會發展的選擇，同樣也是檔案事業發展的選擇。

一、館藏檔案信息資源共享機制建設的意義

北京市國家綜合檔案館館藏檔案信息資源共享機制建設是貫徹落實國家檔案局實現“兩個轉變”建立“兩個體系”的檔案事業戰略思想，增強社會參與意識，實現北京市檔案局（館）“保存城市記憶，服務科學發展”的主題目標，真正推進檔案工作服務首都科學發展，強化檔案館在檔案信息資源管理與檔案資源利用領域主導地位的重要舉措。館藏檔案信息資源共享有利于實現檔案館信息服務模式的變革，更好地履行信息服務職責；有利于加大檔案館對檔案信息資源整合和開發利用的力度，提供優質高效的檔案信息服務支持；有利于促進檔案館參與社會建設，有針對性地開展檔案信息服務。

北京市國家綜合檔案館館藏檔案信息資源共享機制建設的總體布局是：集中接收綜合檔案館的檔案目錄數據資源，規范目錄數據格式后分別針對是否開發檔案目錄采取不同的共享措施提供利用。依托北京市檔案信息網和各區縣檔案局館網站，搭建網絡共享平臺，完善資源共享機制，不斷深化館藏檔案信息資源共享范圍和程度，最終建立覆蓋全市國家綜合檔案館館藏的檔案信息資源共享機制。

二、館藏檔案信息資源共享機制建設的問題及對策

隨著網絡信息技術的發展，必然要求建立與之相適應的檔案信息資源開發利用方式——檔案信息資源共享機制建設應運而生，它在給檔案事業帶來蓬勃生機的同時，也帶來了嚴峻的考驗。

（一）存在問題

1.管理體制障礙

受傳統管理模式與思維慣性的影響，部分檔案館在檔案信息資源建設與檔案信息服務上還沿襲著傳統的模式，“條塊分割”、“重藏輕用”的觀念依舊存在；寄期望于檔案信息資源共享，而不主動參與檔案信息資源建設；只強調檔案網絡設施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，這些都為共享機制建設設置了層層障礙。

2.制度標準障礙

各檔案館的檔案著錄標識、數據庫建設、提供利用方式等不盡相同，從檔案管理到相關信息管理軟件的開發與應用，都缺乏統一的規范與標準，極大地影響到檔案信息資源共享機制建設的健康發展。

3.網絡安全障礙

作為開放的信息交流平臺，檔案信息資源所處的內外部環境都處于不斷變化之中，涉及到方方面面的問題，網絡的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定的安全威脅。如操作系統、硬件設備、身份驗證設計、病毒侵襲、黑客攻擊等因素，都可導致檔案信息發生損毀。

（二）解決對策

1.構建館藏檔案信息資源共享機制的綜合管理體制

要科學運作、分步實施、循序漸進，積極制定檔案信息資源共享機制建設的發展規劃，健全檔案信息資源共享的綜合管理體制。全市各國家綜合檔案館應高度重視并大力宣傳館藏檔案信息資源共享機制建設的深遠意義，統籌規劃，制定切實可行的法律法規，統一管理，統一部署，分工協作，保證館藏檔案信息資源共享機制建設的有序進行。

2.建立館藏檔案信息資源共享機制的標準保障體系

標準化是自動化、網絡化的基礎，是信息交流、資源共享的必備條件，資源共享必須統一規劃、統一技術標準、統一運行規則，要不斷健全和完善標準保障體系，對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、檢索和利用等各個方面制定統一的制度與標準，避免出現各自為政、互不兼容的現象。標準化是檔案信息資源共享機制建設的生命所在，是實現資源共享的最實質保障。

3.建立館藏檔案信息資源共享機制的安全防范體系

檔案信息資源安全防范體系是一個動態的、長期的、系統的工程，應著眼于全局和長遠，綜合考慮管理、技術和法制等各方面的因素，從整體上提升安全防范效能，以達到良性互動和可持續發展的目標。應根據檔案信息自身的特點與網絡環境下檔案信息資源整合利用的實際需要，健全相關的防火墻技術、加密技術、網絡病毒防范技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息資源備災基地建設等，以切實保障網絡環境下檔案信息資源優化整合與開發利用的安全。

三、館藏檔案信息資源共享機制建設的立足點

在國家信息化建設“統籌規劃、國家主導；統一標準、聯合建設；互聯互通、資源共享”的戰略原則基礎上，北京市國家綜合檔案館館藏檔案信息資源共享機制必須立足于 “兩個體系”和“兩個支撐點”的建設，找準切入點，加大檔案信息資源開發力度，分批分階段實現館藏檔案信息資源共享。“兩個體系”即檔案信息資源數據整合體系與利用體系，“兩個支撐點”即檔案資料目錄中心建設和檔案網站建設。

（一）“兩個體系”是館藏檔案信息資源共享機制建設的基石

檔案信息資源數據整合體系與利用體系是強化全市國家綜合檔案館館藏檔案信息資源共享功能的重要手段和關鍵環節。檔案信息資源整合體系包括微觀層面的整理和宏觀層面的組合。微觀層面上的整理，是指通過檔案的整理編目、鑒定、檢索體系建設，使原始狀態的檔案材料轉化為“有序、有用、有效”的檔案信息資源。宏觀層面上的組合，重點是解決館藏結構優化問題和檔案資源配置合理問題，進一步完善集中統一的檔案管理體制。檔案信息資源整合的最終目的是提供利用，必須轉變觀念，創新服務機制，擴大檔案利用覆蓋面，建立科學的、方便社會公眾的檔案利用體系，滿足社會公眾多領域、多層次、多樣化的檔案信息需求，這是建立一個覆蓋全市檔案信息資源共享機制的重要步驟。脫離了檔案信息資源整合體系和利用體系，檔案信息資源共享就無從談起。

（二）“兩個支撐點”是館藏檔案信息資源共享機制建設的橋梁

檔案資料目錄中心建設和檔案網站建設是建立全市國家綜合檔案館館藏檔案信息資源共享機制的有效措施和工作平臺。本著“積極穩妥、先易后難、統一協調、分階段建設”的原則，做好目錄中心工作和檔案網站工作，最大限度地開發館藏檔案信息資源。以需求為導向，圍繞“保存城市記憶，服務科學發展”主題，將記錄北京發展歷程、反映北京城市文化記憶的檔案信息目錄資源有效整合，深層開發，按照一定特征、依據一定標準開發成各種有價值的檔案目錄數據，利用現代化網絡技術，提供給社會公眾利用，拓展檔案服務功能，推動社會的發展。只有這樣，才能實現檔案信息資源共享、服務社會的功能。因此，檔案資料目錄中心建設和檔案網站建設是有效整合開發館藏檔案信息資源，實現信息共享、利用的前提，是館藏檔案信息資源共享機制建設的橋梁。

北京市綜合國家檔案館館藏檔案信息資源共享機制建設具有強烈的“互動”要求，通過共建共享所形成的“互動”機制，可以增強社會參與意識，強化檔案館的業務能力，完善檔案館的服務手段。以此為契機，逐步推進全市檔案信息資源共享建設，提升檔案利用服務整體水平，促進北京市檔案事業科學健康發展，為最終實現“保存城市記憶，服務科學發展”這一主題目標奠定扎實基礎。

作者單位：北京市檔案館