《數碼照片歸檔與管理辦法》解讀

隨著計算機和數碼相機的普及，各單位形成的數碼照片越來越多。數碼照片已經逐漸取代傳統的銀鹽感光材料照片，成為國家機構、社會團體和個人社會活動的重要記錄。數碼照片應該如何歸檔和管理，是檔案部門當前急需解決的問題之一。針對這一情況，北京市檔案局于2010年7月1日頒布施行了《北京市數碼照片歸檔與管理辦法》（以下簡稱《辦法》），對數碼照片檔案管理提出了要求，本文就實際工作中如何理解和使用《辦法》談一點個人看法。

一、《辦法》的管理對象和適用范圍

《辦法》的第一條和第二條規定，是為了加強和規范數碼照片的歸檔與管理，確保數碼照片檔案的真實、完整、可用和安全而制定的。適用于本市各級黨政機關、人民團體、國有企業、事業單位，其他單位可參照執行。

《辦法》中定義了數碼照片和數碼照片檔案兩個概念，我們不必讀具體內容就可以知道，這種定義方式說明了數碼照片和數碼照片檔案是兩回事。換句話說，它們的關系就像文件和檔案的關系一樣，并非所有的文件都能成為檔案，只有部分具有保存價值的文件才能成為檔案。數碼照片也是如此，只有“國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成，具有保存價值的數碼照片”才能成為檔案。同時，正如照片檔案要包括底片、照片和說明一樣，單張的數碼照片也不構成完整的數碼照片檔案。《辦法》第四條規定，數碼照片檔案由數碼照片和元數據兩部分構成。因此，《辦法》的管理對象不是一個單位內部產生的所有的數碼照片，而是其中具有保存價值的一部分，而且《辦法》所要管理的并非僅僅是這一部分數碼照片本身，而是包括元數據在內完整的數碼照片檔案。

二、管理數碼照片檔案還需要依據哪些文件

《辦法》雖然規定了數碼照片歸檔、收集、整理、存儲、利用等各個環節的要求，但它不是孤立的，而是檔案標準規范體系中的一部分，因此在使用中必須參照其他有關的標準規范。嚴格來說，單純依靠《辦法》是無法管理好數碼照片檔案的。

數碼照片首先是照片檔案的一種。根據《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002），照片檔案是“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。”數碼照片檔案同樣是“靜止攝影影像”，而且具有保存價值。雖然GB/T11821-2002規定的是傳統照片檔案，即銀鹽感光材料照片檔案的管理要求，但是正如電子文件和電子檔案管理借鑒了大量紙質文件、紙質檔案的管理方法一樣，數碼照片檔案的管理也可以參考傳統照片的管理方法。

同時，數碼照片也是一種電子文件，而且是重要的、原生性電子文件，因此數碼照片的管理還必須依據電子文件管理的有關規定。北京市目前關于電子文件的管理規定有4個，除了《辦法》之外還包括《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》、《北京市國家機關電子文件歸檔工作規定（試行）》和《北京市檔案館電子文件接收管理辦法》等，這幾個文件中的原則和方法在管理數碼照片檔案時也是必須遵照執行的。

三、數碼照片檔案管理方法

數碼照片檔案作為一種電子文件，最好的管理方法是依據《辦法》和相關標準規范開發一個計算機管理系統來進行自動化管理。為了方便開發系統時規范設計，《辦法》規定了保管期限、年度、組號、張號等內容的長度和取值范圍，在附件中還給出了目錄數據庫的結構和字段表，系統分析師和程序員不難根據《辦法》設計開發出一套數碼照片檔案管理系統。

與此同時，《辦法》在制定的時候也考慮到“手工”管理的需求，當然這里的“手工”指的是使用word、excel等常用辦公軟件來管理數碼照片。比如《辦法》中元數據的定義方式在很大程度上就是為了照顧“手工”管理，嚴謹的元數據描述應該按照去年發布的檔案行業標準《文書類電子文件元數據方案》DA/T46-2009的方式來進行，給出元數據元素的確定數量，并且對每一個元素進行詳細定義，而不是用“EXIF信息+文字說明”這種通俗的方式。另外，《辦法》中提出的“數碼照片檔案應該在計算機中建立層級文件夾進行分類存儲”的方法，也完全是為了“手工”管理設計的，開發計算機系統完全可以采用其他的存儲方式。

四、如何“手工”管理數碼照片檔案

目前絕大多數單位是在“手工”管理數碼照片檔案的，即便馬上進行數碼照片管理系統的研發，也需要一個周期，在這段時間內依然要用“手工”方式管理，因此本文著重討論如何依據《辦法》“手工”管理數碼照片檔案。

（一） 哪些數碼照片應該歸檔

數碼照片檔案是照片檔案的一種，雖然形態和傳統照片有很大的差異，但在檔案的基本屬性上與傳統照片并無區別。依據《照片檔案管理規范》GB/T11821-2002的規定，下列照片應該列入收集范圍：

1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。

（1）領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片。

（2）本單位組織或參加的重要外事活動的照片。

（3）記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。

2、記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。

3、其他具有保存價植的照片。

這個范圍在分類和表述上面或許有值得商榷的地方，但是作為檔案行業標準已經執行了20年，檔案工作者對它應該不陌生，數碼照片檔案的收集范圍完全可以按這個標準執行。

數碼照片和傳統照片在收集范圍上唯一的區別可能就是數碼照片的數量要遠遠大于傳統照片。數碼照片獲得的成本相對傳統照片要低廉的多，因此記錄一次活動，傳統照片可能只有幾張，而數碼照片會有幾十張、上百張。針對這一情況，《辦法》第一條特別規定，“反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔”，“反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張”。

（二） 數碼照片的歸檔要求

1、 原始性要求

數碼照片作為檔案，原始性是其基本要求。《辦法》第十條對此有明確規定，“歸檔的數碼照片應是用數字照相機直接拍攝形成的原始圖像文件，一般不能進行修改，為提高畫面質量、增強畫面效果的后期處理除外”。

以往關于數碼照片管理的討論，在涉及數碼照片的原始性時都強調數碼照片不能進行任何后期處理。但在實際工作中，數碼照片的后期處理已經成為數碼照片形成過程的一部分，就像傳統照片的暗房技術一樣，不加區別地一味禁止很難實現。因此在《辦法》中允許“為提高畫面質量、增強畫面效果”而進行一定后期處理，同時以排除法禁止了“添加、合成、挖補”等影響照片內容的修改方式。

2、 完整性要求

《辦法》第四條規定，“數碼照片檔案由數碼照片和元數據兩部分組成，元數據一般包括該照片的文字說明與EXIF信息”。簡單地說，完整的數碼照片檔案應該是：

數碼照片檔案 = 數碼照片 + 文字說明 + EXIF信息

只有把這三部分收集齊全，我們才能說數碼照片檔案完整了。

文字說明很容易理解，它的編寫方法在《照片檔案管理規范》GB/T11821-2002有詳細的規定，這里就不重復了。EXIF是英文ExchangeableImageFile(可交換圖像文件)的縮寫，最初是由日本電子工業發展協會(JEIDA)制訂的一個工業標準，它記錄了數碼照片拍攝時的各種參數，如光圈、快門、ISO、日期時間等各種與當時攝影條件相關的訊息、相機品牌型號、色彩編碼，甚至還包括拍攝時錄制的聲音以及全球定位系統（GPS）等信息。EXIF信息是由數碼相機在拍攝過程中自動采集的，并且和數碼照片綁定在一起，只有在圖像處理和格式轉換的時候才有可能丟失。因此，收集EXIF信息并不難，沒有經過后期處理和格式轉換的數碼照片，EXIF信息自然包含在照片中，而進行后期處理和格式轉換的時候只要操作得當，EXIF信息也不會丟失。

3、可用性要求

（1）歸檔格式

現在數碼相機拍攝時記錄的照片格式其實并不多，主要有RAW、JEPG、TIFF等幾種。其中RAW格式主要是為了后期處理而使用的，最終得到的數碼照片一般都是JEPG或TIFF格式，因此《辦法》把這兩種常見的格式規定為數碼照片檔案的存儲格式，其他格式“應在保證分辨率不變和EXIF信息不丟失的前提下”轉換為JEPG或TIFF格式。

（2）照片質量

過去談及數碼照片質量時通常以像素作為衡量指標，但是這種方法并不科學。決定數碼照片質量的因素很多，鏡頭的大小、感光材料的面積甚至數碼相機的性能等對數碼照片質量的影響都遠遠大于像素一個指標。比如一架600萬像素的單反相機拍出的照片質量遠遠好于千萬像素的手機。綜合各種因素給出一個數碼照片質量的定量描述過于復雜，而且現在的技術和經濟條件已經不需要對數碼照片質量提出細致的要求。因此在《辦法》中對照片質量僅僅做了定性的描述，即“主題鮮明、影像清晰、畫面完整”。

（三）歸檔后的數碼照片應該如何整理

數碼照片檔案的分類方法、數碼照片文件的命名和存儲方式以及數碼照片檔案機讀目錄的著錄要求，《辦法》中都有相應的規定，這里用一個例子來說明。

A單位2010年共形成了8張數碼照片檔案，保管期限都定為永久，分別記錄了3項活動，分別是機關運動會、消防演習和年度工作會。這些照片都齊全完整地收集上來了，那么經過整理，在A單位檔案室的計算機中，這些照片檔案最終呈現的形態是什么呢？

下圖顯示了建立層級文件夾進行分類存儲的示例：在“數碼照片檔案”總文件夾下是“永久”和“定期”兩個分文件夾，在這兩個文件夾內另建有“年度”文件夾。在“2010”年度文件夾內我們可以看到以活動劃分的組文件夾和一個年度照片檔案組目錄。在最底層的“0001機關運動會”文件夾內則存儲著數碼照片和目錄。

組是指“由密切聯系的若干張數碼照片的集合，如一次會議、一項活動、一個項目、反映同一問題或事由等形成的若干張照片為一組”。數碼照片組的概念類似于紙質檔案的卷，年度文件夾內的組目錄可以理解為年度案卷目錄。而每一張數碼照片可以理解為紙質檔案中的卷內文件，最底層文件夾內的目錄則可以理解為卷內目錄。

我們來看看構成數碼照片檔案的各部分內容都在哪里？在圖中可以看出，數碼照片存在最底層的文件夾內。EXIF信息則與數碼照片綁定在一起，存在于數碼照片JPEG文件內部。那么文字說明存儲在哪里呢？如果是一個數碼照片管理系統，文字說明可以和EXIF信息一起以數據包的形式與數碼照片綁定在一起，但是在“手工”管理的狀態下，建議把文字說明存放在照片目錄之中，《辦法》附錄中規定的數碼照片目錄數據庫結構中就包括文字說明字段。

需要說明的是，示例中數碼照片文件的命名方式是《辦法》規定必須要遵守的，即采用“保管期限-年度-組號-張號”并且每一部分都規定了長度和取值范圍。而建立層級文件夾的方式僅僅是推薦的，各單位在執行過程中可以根據實際情況確定，但同一單位應該保持一致。因為“手工”管理畢竟是一種過渡性的措施，最終數碼照片檔案和其他所有的電子文件一樣，都必須采用相應的計算機系統進行管理，而一個規范的文件存儲結構可以在需要的時候方便地導入計算機系統。

數碼照片檔案管理涉及的內容還有很多，限于篇幅不能一一討論。但解決了以上幾個關鍵問題，其他的都可以比較容易地參照《辦法》執行。同時，數碼照片檔案作為電子文件的一種，在管理中依然存在很多問題，如光盤定期抽檢的方法、數據遷移的流程等，這些內容需要隨著電子文件管理的不斷深入，在國家和北京市后續出臺的標準規范中加以解決。

作者單位：北京市檔案局