探析檔案行政職能弱化的成因及應對策略

摘要：管理和服務是檔案工作的兩個方面，缺一不可。如果在實際工作中，重服務，輕管理，勢必弱化了檔案的行政職能，必然會對檔案工作造成不利影響。筆者對本地區部分高校檔案機構的設置進行了調查研究，對于如何加強檔案的管理和服務雙重職能在理論和實踐上進行了探討。

關鍵詞：檔案 雙重職能 行政職能

檔案工作的雙重職能——檔案的行政職能和檔案的保管利用職能是《檔案法》明確規定的，檔案行政職能為管理職能，檔案的保管利用職能為服務職能。我們對本市部分高校檔案工作雙重職能的執行情況作了調查，其結果參差不齊。為了健康、有序地開展檔案工作，筆者在探討檔案管理職能弱化對檔案工作的影響以及采取什么措施加以解決等問題有一定的體會，與大家一起分享。

一、貫徹落實國家對檔案工作雙重職能的規定，使檔案工作有法可依，有章可循

檔案工作內容包括6個方面：檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作。在檔案工作的內容中，檔案行政管理工作是其中的一項，這項工作在檔案管理工作中，有著舉足輕重的地位。檔案行政管理工作是對國家、地方以及單位進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動。通過調查研究和加強管理，不斷調節檔案事業系統的內部和外部關系，提高檔案的行政效率，從而促進檔案事業整體水平的提高。

《檔案法》第7條明確規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”。從《檔案法》中可看出，檔案工作既有保管利用檔案的職能，又有指導、監督、檢查本單位檔案的職能。

1989年，《普通高等學校檔案管理辦法》（簡稱6號令）第6條規定：“高等學校檔案館屬事業單位檔案館。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構”。6號令賦予了高校檔案工作管理和服務的雙重職能。2008年，《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27號令）第7條規定：“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構”。27號令只強調了檔案的保管利用職能，弱化了檔案的行政管理職能。

無論是6號令、27號令都具有法規性質，它們都要服從于《檔案法》。顯然27號令對于單位檔案行政管理沒有專門提及，實際是弱化了檔案的行政管理工作，與《檔案法》要求加強檔案的雙重職能是相違背的，對于基層做具體工作的影響較大，對檔案工作的推動有很大的負面影響。

二、分析本市高校檔案管理部門機構設置現狀

目前本市有高等學校60多所，筆者對本市30所高校檔案機構的設置進行了調研。建立檔案館，由學校校級領導分管檔案工作，為正處級建制的占13％；檔案館為副處級建制的占20％；建立檔案室，為科級建制的占33％；沒有單獨設立檔案機構，在校長辦公室下抽人兼職做檔案工作的占34％。

由此可以看出，本市高校的檔案部門大部分是科級建制和沒有建制的檔案部門。從這一點我們可以看出本市高校的檔案工作從單位層面重視程度不容樂觀，實際上也是檔案行政管理職能弱化的一種體現。不少學校在機構設置時把檔案館確定為校部機關，從形式上確認了檔案的行政職能，但在實際工作中或多或少淡化檔案的管理職能。有些學校為了精簡機構，把檔案館劃為圖書館或校辦下的一個內部機構，把工作內容完全不同的部門合并在一起，在精簡部門的同時，也就精簡、弱化了檔案的管理職能。

三、剖析檔案機構設置不到位，檔案工作管理職能弱化的原因

（一）從管理層面看

1.全國檔案管理的最高管理機構，在制定檔案法規、辦法中，如果弱化檔案的管理職能，勢必帶來基層檔案工作管理的困難。作為國家在制定政策的時候，要從宏觀的層面，全面解讀檔案管理工作，支持地方、單位搞好檔案管理工作。

2.單位領導對檔案工作認識不夠，《檔案法》從法的角度，賦予檔案工作的檔案行政管理職能和檔案的保管利用職能，但有些單位領導卻把檔案部門看成是純業務部門，要求檔案工作者只做業務，不監督、指導各二級部門的歸檔工作。

（二）檔案管理部門自身層面的問題

1.由于檔案管理者自身對檔案工作的認識不夠，一些檔案管理部門僅限于檔案的收集、查閱等，忽略了檔案的宣傳、指導、監督等工作，把自己定位為保管者，而不是管理者。

2.由于檔案人自身素質的限制，有些單位的檔案工作者無法指導、監督檔案工作，難以擔負檔案工作雙重職能的重任。

四、加強檔案工作管理與服務的雙重職能建設，推動檔案工作向前發展

（一）檔案機構的設置要和學校發展規模、檔案工作的內容相匹配

作為基層高校檔案管理單位，要使檔案的雙重職能得以良好的運行，要處理好檔案的行政職能和檔案的保管利用職能的關系。在此基礎上，要科學、合理地設置檔案機構。檔案的工作內容是檔案機構設置的前提，要根據檔案工作內容的多少以及學校發展規模來確定檔案工作的機構。

（二）國家層面管理檔案工作要從頂層準確設計檔案工作的宏偉藍圖，充分認識檔案的行政職能和保管利用職能同樣重要，在制定檔案法規等文件時，重服務，也重檔案管理，齊頭并進，推動檔案工作的發展。

（三）檔案工作者自身要加強檔案宣傳，他們不僅是檔案保管者而且也是檔案管理者，根據單位發展規模以及檔案工作內容的發展要求，建立合適的檔案機構。如果不建立檔案管理機構或是建立了檔案管理機構，但遠遠不能適應單位的發展，會極大挫傷檔案工作者的積極性，阻礙檔案工作的發展。

（四）檔案人要有為才能有位，要在自己的崗位上做出成績，檔案機構的建立和檔案人才的培養才能提上單位議事日程，檔案工作才能健康向前發展。

參考文獻：

1.馮惠玲，張輯哲.檔案學概論.中國人民大學出版社.

2.黃強，林平國.現代進程中的行政管理.

3.楊艷.管理先行 服務同步.重慶大學檔案館.

作者單位：重慶工商大學檔案館