建設數字化檔案管理系統的實踐和體會

摘要：本文以燕山石化建設數字化檔案管理系統的實踐為基礎，介紹了燕山石化檔案工作實現跨越式發展的兩個基礎，即專業化重組與數字化檔案管理系統的建設，同時也展望了未來的發展趨勢——知識管理，希望能為檔案同仁提供借鑒。

關鍵詞：專業化重組 數字化 檔案管理系統 知識管理

一、專業化重組，為檔案工作跨越式發展提供機制保障

作為一個國有特大型企業，燕山石化公司自1971年成立之初就建立了檔案管理機構，到2009年之前，公司下屬21個主要生產單位和大部分二級單位均設置有檔案資料管理部門。為了適應企業發展變革的需要，2009年2月25日，燕山石化公司進行專業化重組，與其他專業管理單位一起，檔案管理中心應運而生，原屬公司機關和二級單位的165人按從事的專業被統一劃轉，負責公司檔案、計算機信息和圖書報刊資料管理。2009年10月1日，檔案管理中心進駐投用檔案館，對館內建筑面積的使用進行了詳細的功能劃分，并以檔案館為核心，利用資金、人員隊伍和技術優勢，從檔案、圖書和計算機信息三個方面的資源建設投入力量。

因此，燕山石化檔案館是集檔案安全保管、檔案圖書資源開發利用及計算機信息資源服務為一體的現代化檔案館。如果說專業化重組為檔案事業發展掃清了體制上的阻礙，那么檔案館的建成和投用為檔案工作的跨越式發展搭建了平臺。

二、系統整合，為檔案工作跨越式發展搭建系統平臺

數字化檔案管理系統不是一個單獨的系統管理軟件，從功能上實際上體現了燕山石化公司建設知識資源管理系統的指導思想：對檔案、圖書資源進行統一數字化管理，以重要紙質檔案數字化為基礎，匯集企業業務系統歸檔數據，形成企業知識資源平臺，實現檔案、圖書管理流程規范化、信息化，提高檔案、圖書管理工作的效率，提升檔案、圖書的服務利用水平，為領導、專家、專業技術人員等用戶提供個性化服務。深入挖掘、整合檔案和圖書中的知識資源，達到知識化管理水平。

目前投入使用的該系統已經實現對燕山石化公司檔案、圖書資源進行初步整合的目標， 其主要功能有：

1.企業知識資源的統一管理利用：利用知識資源采集平臺匯集企業知識資源，利用知識資源管理平臺對檔案、圖書資源進行統一的管理，知識資源利用平臺實現用戶對檔案、圖書資源的統一檢索和利用。

2.資源管理視圖：資源管理視圖是將數字檔案館里全部的電子原文采用類似于WINDOWS資源管理器分層顯示的方式來展現。該平臺使檔案管理員就像管理紙質檔案一樣，脫離應用軟件與數據庫仍然可以管理電子檔案原文。

3.庫房視圖：將實體檔案存放的物理位置以視圖方式顯示，檔案管理員還可利用庫房視圖功能查看每卷檔案的案卷目錄和卷內目錄。

4.目錄自動化導入：實現WORD、EXCEL格式電子目錄自動解讀導入系統功能，節省了大量人力。

5.自動組卷及報表批量打印：系統可以將業務流程中可能進行的下一步工作提示給用戶，比如用戶進行數據錄入工作后，可以利用自動組卷及報表批量打印功能直接進行數據的批量整編、自動或手動組卷、報表批量打印等功能，而不需再進入其他管理模塊進行操作。

6.電子憑證中心：業務人員從業務鏈條的任意節點開始檢索，都可以查詢到每筆業務的電子憑證原文。

7.設備資產知識庫：管理人員利用設備資產知識庫可以對設備采購、分配、使用、運營維護、維修直至報廢進行全生命周期的管理。設備資產知識庫中的資源包括：設備設計與建設文檔，設備維修維護文檔，設備營運與變更文檔，技術標準規范、相關產品質量標準、專利、操作規程文檔，參考文獻、技術參考、攻關研發參考文檔等，其中設備設計與建設文檔來源于基建檔案，維修維護文檔一部分來源于企業ERP歸檔數據，參考資料、技術規范標準專利等來源于數字圖書資源。

該系統針對燕山石化公司的實際情況，完全圍繞人的使用，并以“是否方便”為標準，真正體現“以人為本”的設計思想。在設計之初就已經充分考慮到了本系統的管理者、使用者、其他應用系統的歸檔需要，以及使用者的不同層次需要。作為企業知識資源管理平臺，該系統用模塊化設計來實現資源庫、元數據庫、實體資源、數字資源等管理與維護各項功能。作為企業知識資源收集平臺，該系統首先設計了紙質檔案數字化加工和批量掛接、ERP系統數據在線歸檔、OA系統文件自動歸檔、移動載體檔案自動歸檔、多媒體檔案歸檔等，確保燕山石化公司現有的信息資源能夠方便快速獲得。該系統要求在燕山石化在用和開發的各個系統中預留檔案歸檔接口，形成系統實時信息與檔案互動。比如正在開發的“3D”工廠項目，系統用“3D”模擬出工廠裝置實際操作情景，當操作者指向某一裝置或設備時，系統不僅可以自動出現各種運行參數，同時可把裝置或設備在數字化檔案系統中的圖紙和相關資料調閱出來，供操作者使用參考。

三、展望未來，實現檔案的知識化管理

作為企業知識資源利用平臺，企業內部每一位職工（用戶）都可以根據自己的需要使用數字化檔案管理系統深度開發的功能：采集發布資源、統一檢索；根據興趣和愛好建立專題推送和我的知識庫，收看視頻講堂等。

1.資源統一檢索平臺

利用資源統一檢索功能授權用戶可以在統一平臺內實現對檔案、圖書目錄信息、電子圖書全文、電子憑證、設備資產等知識資源的檢索。實現檢索詞一次提交，多庫并行檢索，統一返回檢索結果，并顯示資源的形態、閱讀權限、館藏數量等信息。

2.專題推送

系統可以根據用戶輸入的關鍵詞（如“催化裂化”）將相關資源自動推送到用戶的“我的知識資源庫”中，推送的資源包括與“催化裂化”相關的檔案和圖書資源。如果檔案的電子原文是不開放的，用戶可以向管理員提出專題推送申請，經過相關領導審批后，管理員將電子原文推送給用戶。

3.我的知識庫

知識資源利用平臺中“我的知識庫”是為用戶提供個性化服務的入口。用戶登陸知識資源平臺后，可以看到自己定制的個性化工作區。用戶可以在“我的知識庫”中自己定制自己專業的資源，提交后系統會定期將該類資源推送到用戶的“我的知識庫”中。管理員可以利用專題推送工具將數字檔案、圖書、期刊等資源推送到企業領導的知識庫中。

從資源管理角度看，該系統為資源管理提供了先進的技術手段，能夠實現企業資源的長期保存和規范化管理，為知識資源的深入開發利用奠定基礎，使企業資源發揮更大的價值。

從資源利用角度看，該系統可以為燕山石化公司廣大職工的教育、培訓提供有力的知識資源支撐；為專業技術人員提供相關的信息服務基礎平臺；為各級領導和有關部門決策提供參考咨詢服務；為廣大離退休職工提供學習、交流的服務平臺，從而提高館藏檔案和圖書的利用效率。

從業務系統角度看，將各類業務系統形成的電子文件導入本系統進行統一的管理和開發，在方便各專業用戶利用的同時，還可以減輕各類業務系統的數據負荷，提高它們的運行效率。

從企業管理角度看，按照先進的資源管理方法建設知識資源庫，把相關的知識信息推送到企業管理的各個環節，讓企業管理者能夠快速、準確地獲取需要的信息，可以有效提高企業的管理水平。

通過系統功能的實現，燕山石化公司檔案管理工作不僅實現了跨越式發展，而且其中一部分工作已經進入知識管理階段。

在建立和完善數字化檔案管理系統的過程中，我們深深體會到，檔案知識化管理是檔案管理發展的新階段。它不僅注重對顯性知識的管理，更加注重對隱性知識的管理；深化了對信息技術的要求，信息技術由對檔案信息的處理轉變為對知識的識別、挖掘和重組，檔案知識管理的目的是在檔案信息管理的基礎上，通過對知識的挖掘和重組，實現知識的創新和共享，從而提高企業的創新能力、反應能力和技術技能。檔案知識化管理在管理對象、管理方式、管理技術、管理目的等方面都對傳統的檔案信息管理進行了拓展和深化。

作者單位：燕山石化公司