淺談公安消防部隊在文書檔案管理工作中存在的不足及對策

摘要：快速發展的計算機及網絡技術，為消防文書檔案的自動化管理實現提供了良好的環境。本文嘗試并結合工作中出現的新需求、新特點，對如何解決我國公安消防部隊當前文書檔案管理工作中存在的不足，進一步推動檔案管理的自動化建設提出了具體對策。

關鍵詞：消防 文書檔案管理

近年來，隨著計算機及網絡的快速發展，公安消防部隊的文書檔案管理工作獲得了快速發展，在檔案管理工作的網絡化和現代化建設等方面取得歷史性成就。基于C/S（客戶端/服務器）、B/S（瀏覽器/服務器）模式的各種文書檔案管理系統被廣泛地應用到各級消防部隊的日常工作中，檔案的內容和表現形式更加豐富，電子檔案所占的比重日益增大，檔案管理的業務領域更加廣泛，檔案利用的對象正由專業檔案隊伍向普通的官兵和工作人員拓展。

但從目前我國公安消防部隊的檔案管理建設的實際發展水平和使用情況來看，作為公安文書檔案工作的重要組成部分，消防部隊的文書檔案管理水平與我們所期望實現的自動化管理和利用的目標、要求還有很大的差距，工作中尚有諸多不足和薄弱環節亟待解決。

一、現階段公安消防部隊在文書檔案管理工作中存在的不足

1.消防文書檔案管理軟件還不能完全符合公安消防部隊的實際需要，軟件標準急需統一，系統功能有待進一步增強。我國現行的公安消防部隊體制及職責，決定了消防文書檔案與地方的機關、團體、企事業單位的文書檔案都不相同，它兼具公安和部隊文書檔案管理的雙重特點，特別是在檔案的生成和管理流程、利用對象和范圍等方面具有獨特之處。這既體現了消防文書檔案的特殊性，也給消防文書檔案的管理帶來了一定的困難，現行的一些文書檔案管理軟件，并不能很好解決這一問題。

2.檔案軟件的數據功能和利用深度還有待進一步增強。檔案管理工作重在兩個方面，一是“管”，要對各類資料進行規范地保管、留存；二是“理”，要通過所保存的資料，對資料的信息、內容進行分類、整理、歸納，讓檔案所記載的信息，為當前和今后的工作決策服務。目前所應用的檔案管理軟件，其功能還只局限于“管”，所保存的資料和數據都是以“點”的形式獨立存在的，相互間缺乏有效聯系，這就給檔案的科學利用增添了困難，導致很多檔案利用率不高，實際利用價值大打折扣。

3.檔案的質量和管理水平有待于進一步增強。部分單位對檔案管理工作重視程度不夠、檔案管理人員的業務水平較低，日常的辦公及文書工作與檔案管理工作脫節，檔案收集內容不全面、管理工作不規范等現象還普遍存在。

二、關于加強公安消防部隊文書檔案管理工作的建議和對策

（一）提高重視程度，對檔案工作實施“質量管理”

這里所謂的質量管理，包括了檔案卷宗實體本身的質量，也包括檔案管理人才的隊伍建設、檔案庫室硬件建設等諸多方面。要在人員配備、思想教育、財物供給等各方面加大力度，實施質量工程建設，促使從部隊領導到基層官兵，每個人都牢固樹立“檔案意識”，從工作伊始就要想到如何為該項工作建立檔案、辦結移交，要對每個人在立檔工作中的職責進行明確，特別是要加強文書處理和立檔之間的聯系，做到無縫對接。同時在硬件設施的配備上要做到保障到位、快速跟進。檔案工作也要講求時效性，最怕的就是“拖”、“等”二字，時間一久，很多資料就會因遺忘、丟失或損壞而無法順利歸檔，給檔案工作帶來無法彌補的遺憾。

（二）充分利用計算機及網絡技術，對檔案實行自動化管理和應用

自動化管理是介于計算機化管理和智能化管理之間的發展階段。當前，我國消防部隊的文書檔案管理工作正處在計算機化管理階段，要提高檔案的利用價值和效率，我們就必須要充分利用當前的計算機及網絡技術，推進消防文書檔案管理工作向更深層次的自動化管理和應用方向邁進。然而，目前現有的各類檔案管理系統，在資料的保管方面雖然做到了有條有據，資料的查詢速度也極大提高，但它還不具備完善的、對資料、數據的計算機自動分析能力，從相對抽象的計算機硬盤上去找資料，并不比從厚厚的案卷里翻閱資料更輕松。為解決這一問題，充分提高檔案的利用率，實現檔案資料利用價值的最大化，我們就必須要充分整合資源，根據實際需要，開發一套統一的、適合我國公安消防部隊實際需求的消防文書檔案管理系統。

1.要從促進全國公安消防部隊文書檔案管理工作的角度出發，建立一個統一的、全國規模的消防文書檔案數據庫系統。該數據庫的結構，可以根據各地的實際需要，實時進行擴充。公安消防部隊要出臺專門的數據庫管理規則，對該數據庫進行統一管理。

2.要充分整合全國公安消防部隊的計算機及網絡資源，開發適合消防工作實際需要的檔案管理系統。對于該系統，要強調其交互性和實用性，充分實現檔案生成與文件流轉之間的緊密關聯，在檔案生成和利用查詢方面，力求做到簡單、實用、高效，具備良好的人機交互界面和完備的查詢利用功能。因為未來的檔案管理系統直接面對的利用對象是各級行政領導和全體官兵，過于繁瑣、復雜的操作界面，對于系統的使用和功效的發揮十分不利。

3.要充分利用數據挖掘技術，加強檔案“點”與“點”之間的聯系，充分利用計算機的計算速度快、搜索范圍廣、關聯能力強的優勢，將獨立的案卷，通過設定的關聯條件，編織成一張有著緊密聯系的檔案信息“網”，切實提高檔案資料的利用率，為我們的消防工作提供準確、及時、科學、高效、實用的決策依據。

總之，只有立足當前快速發展的計算機及網絡技術，根據當前消防工作的實際需要，推進消防文書檔案管理工作的改革，強化檔案信息處理系統的自動化處理和分析功能，擴大檔案管理隊伍的結構和范圍，實施消防文書檔案的自動化、科學化、質量化管理，才能充分發揮消防文書檔案的歷史和現實作用，進而實現建設節能高效型機關、引領消防事業快速發展的工作目標。

作者單位：北京市昌平區公安消防支隊司令部