如何實現企業檔案管理中小庫房與大收藏的和諧統一

摘要：本文針對檔案部門要增加庫房面積存在很大困難的現狀，探討如何在有限的存儲條件下，實現企業各門類檔案的集中統一管理。提出了短期檔案不入庫、為實物檔案找出路、收集檔案以“我”為主、及時釋放庫房壓力等4條途徑，利用檔案庫房有限的資源，保存精品檔案，同時，論述了檔案收集、存放的方法和安全保管的措施。

關鍵詞：企業 檔案 收藏

目前的高房價，令普通百姓望房興嘆。雖然中央一再強調要抑制高房價，但只能說是抑制，要在短時間內，使房價有較大幅度下跌，感覺很難。在這種情況下，檔案部門要申請更大面積的檔案庫房也同樣很難。那么，如何解決檔案庫房的有限空間和日益增長的檔案數量之間的矛盾，是一個值得探討的問題。如果這個問題不解決，收來的檔案，無處可放，檔案的收集就會受到影響，檔案資源建設也就失去了最基本的條件。如果不能及時將生成的檔案收集起來，檔案散失就不可避免。筆者了解到有些單位，因為檔案庫房小，就只收集文書檔案和會計檔案，致使其他門類的檔案長期散存在各部門，其中還有很重要的工程檔案等，由于各部門管理檔案的意識和條件相對較差，使得這些檔案的保管存在很大的安全隱患。那么，如何在庫房面積無法改變的情況下，實現“大收藏”，即集中統一管理本單位產生的各門類檔案，使歸檔門類不出現缺失，使散存在各部門的檔案擺脫無序狀況，在此筆者提出拙見供同行參考。

一、短期檔案不入庫

短期檔案的保存期限少則三、五年，最多十五年。日月如梭，光陰似箭，十年彈指一揮間，三、五年時間更是稍縱即逝。若不對到期的短期檔案進行鑒定銷毀，這些檔案就會占據庫房寶貴的空間，并且沒有多少利用價值；若做鑒定銷毀，還要根據制度組成鑒定銷毀領導小組和工作小組，最起碼檔案部門也要起草一份鑒定銷毀意見，待有關部門和領導審批后，再組織人員到指定地點銷毀，同時，檔案目錄和柜架都要有所變動，其繁瑣程度足以讓檔案員大干一段時間。若遇到領導和相關人員工作繁忙，這項工作還會被拖延很長時間，牽扯檔案員的精力會更多。如果讓保存價值相對較小的短期檔案占據檔案員的時間和精力，不如讓檔案員省出更多的時間和精力從事檔案的開發利用工作，在更大程度上達到保存檔案的目的。筆者認為將短期檔案保存在相關部門是一個不錯的選擇，不僅可以減輕檔案庫房的壓力，還可以減輕檔案員從事基礎工作的壓力，有利于檔案利用工作的開展。利用工作搞得好，利用者才能得到更便利、更快捷、更有效的服務，從而促進生產經營、科學研究等各項工作順利開展。因此，短期檔案不入庫是解決檔案庫房緊張狀況的有效和可行的途徑。

短期檔案對溫濕度等環境要求相對較低，保存在相關部門，指定專人管理，設專柜保存，注意防火、防盜，完全可以使短期檔案得到安全保管。同時，文書檔案采取不立卷的方式保存，降低了歸檔難度，在專職檔案員的指導下，各部門的兼職檔案員完全可以達到業務要求。各部門要將檔案目錄移交檔案部門一份，要建立檔案保管制度、借閱制度、歸檔制度、鑒定銷毀制度和兼職檔案員職責等規章制度，檔案部門要加強對各部門檔案工作的監督指導，建立考核機制，確保短期檔案的及時歸檔、安全保管和有效利用。這些工作的開展也有利于普及檔案知識，提高全員檔案意識，有利于專職檔案員了解各部門業務開展情況以及對檔案和編研資料的需求情況，鍛煉專職檔案員和各部門的溝通能力。

保存在各部門的檔案期限可根據本單位的具體情況，定為3年、5年或10年等不同期限，可以是全部短期檔案都不進入檔案庫房，也可以是保管期限在3年或5年以下的短期檔案不進入檔案庫房，前提是能適度減輕檔案庫房的壓力，保證永久、長期檔案順利入庫。

在具體操作中需要注意的是如果有些檔案的成套性很強，把短期檔案抽出來單獨保存，則會影響永久、長期檔案的利用，這時，就要將短期檔案與永久、長期檔案一并入庫保存。

二、為實物檔案找出路

實物檔案因其體積較大，相對于其他門類的檔案更占據檔案庫房的空間，有些單位因庫房面積小，造成檔案全宗中缺少實物檔案這個門類，或者即使收也很有限。筆者在對實物檔案的研究中發現，有些學者不同意將實物納入檔案的范疇，認為實物照片可以算檔案。無論學者間如何爭論，實物在直觀、形象地反映企業發展的歷史以及企業文化建設等諸多方面所起的作用是不容置疑的。看一盞燃氣燈的實物和看它的照片，給人的視覺感受肯定是不同的，其價值也有天壤之別。也有學者認為實物應該算文物，不應作為檔案保管。這種說法即使有道理，但是，有幾個單位設有文物部門專門負責保管這些實物呢？因此，在有條件的情況下，檔案部門還是應該將企業發展過程中產生的具有保存價值的實物完整地收集起來。那么，如何解決因庫房小而帶來的實物檔案收集方面的困難，筆者認為：

出路一：企業領導的辦公室。企業領導的辦公室一般相對較大，如果將一些漂亮的實物檔案擺放其間，既可以起到裝飾作用，也可以讓到訪者從某個側面了解領導的政績、企業發展的狀況和領導的人脈關系等信息，無庸領導贅言，這些實物檔案已經將信息傳達給到訪者。

出路二：會議室。在會議室擺放實物檔案，參會者在開會前或中間休息時隨便看看，既排遣了無聊和寂寞，也對企業有了更深的了解。

出路三：大廳空曠處。在辦公樓大廳空曠處擺放實物檔案，既可以填補大廳的空白，更可以使每一個進入辦公樓的人都看到，大大提高了實物檔案的利用效率。

總之，檔案部門要根據本單位的具體情況，積極為實物檔案尋找出路，同時檔案部門要對各個區域內的實物檔案進行規范化管理。雖然這些實物檔案沒有入庫，但仍屬于本單位全宗的一部分，所以，還要按照檔案管理的要求去做，每一件實物檔案都要配有文字說明，要對所有實物檔案進行登記造冊，要注明存放地點，并定期對實物檔案的保存情況進行檢查，每一區域內的實物檔案都要有專人負責保管，確保實物檔案的潔凈和安全。

三、收集檔案要以“我”為主，減少檔案入庫數量

在制定本單位各門類檔案的歸檔范圍時，要注意以“我”為主，筆者認為凡是反映本單位主管業務和歷史面貌的檔案，一定要注意收集，凡是其他單位產生的不是反映本單位主管業務的文件，要謹慎收集。

為優化館室藏結構，很多專家學者都提出過“收集檔案，以‘我’為主”的檔案收集理念，有論文在描述這里的“我”時，是這樣概括的：一是指本機關，包括本機關各部門、直屬機關等；二是指本系統，指本機關同一系統或同一系統的上級機關，尤其指具有垂直領導關系的機關。三是指與本機關密切相關的機關。這里闡明了應歸檔文件材料產生的部門和單位，那么，這些部門和單位產生的文件材料是否全部歸檔呢？答案當然是否定的，還要從檔案內容、查詢渠道等方面對其進行鑒定。例如，上級機關印發的非本單位人員任免的文件，就不必歸檔。又如，上級或業務主管單位的普發性文件，雖然具有查考價值，但在網上可以查詢，或有相關的文件匯編，也不必收集入庫。對于本系統各個單位產生的文件，要充分利用網絡，實現網上檔案資源共享，避免讓同一份檔案在同一系統不同單位重復歸檔，例如，燃氣集團總部印發給所屬單位一份規定性文件，如果所有單位都歸檔，該份文件就被歸檔30余次，如果本著“誰產生、誰歸檔”的原則，只有燃氣集團總部對該份文件進行歸檔，其他所屬單位都在網上查詢，就會在一定程度上減少檔案入庫數量。因此，在制定歸檔范圍時，一定要避免踏入“凡是紅頭文件都要歸檔”或“只要對本單位日后工作具有查考價值的文件都要歸檔”的誤區。

四、及時釋放檔案庫房的壓力

及時對到期檔案進行鑒定銷毀，對滿足移交進館條件的檔案，要及時與相關檔案館聯系，盡快移交進館，這是釋放企業檔案庫房壓力的有效途徑。

對到期檔案進行鑒定銷毀時，必須克服一些不該有的心理障礙，才能使鑒定銷毀工作順利進行。例如，檔案一旦被銷毀，就不能“死而復生”，為避免錯銷檔案，不對到期檔案進行鑒定銷毀，人為使檔案工作減少一個環節。檔案只入不出，再大的庫房也有裝滿的一天，所以，這種心理必須克服，要采取相應措施，避免錯銷檔案。一是要認真學習國家檔案局有關檔案保管期限的規定和有關鑒定銷毀工作的基本原則，認真領會其精髓；二是認真學習本單位的業務知識，不斷提高鑒定工作水平；三是銷毀檔案時要履行報批手續，一定要征求主管領導和相關部門的意見，對經鑒定仍有保存價值的檔案要繼續保存，不能盲目銷毀，但也不能無限延長其保管期限，待其失去保存價值時要及時銷毀。

在準備移交進館的檔案中，若有在將來工作中需要經常查考的檔案，或對本單位來說是非常珍貴的檔案，在移交進館前，應復印、拍照或復制備份，作為資料另柜保存，并對其進行造冊登記，填寫有關說明，以免日后利用者還要經常跑到檔案館查檔，這樣可以節省查檔時間，提高工作效率。總之，在想方設法釋放檔案庫房壓力的同時，還要兼顧其他因素，不能一味追求釋放檔案庫房壓力，不能一刀切，避免產生不利后果。

五、集中利用檔案庫房的優勢條件，保管好精品檔案

如果企業沒有條件為檔案部門提供更大的庫房，那么，應該不斷改善檔案庫房“八防”的設備設施，確保入庫檔案安全，避免需要永久、長期保存的檔案由于長時間處于不適宜的環境中，出現紙張變脆等狀況。

檔案部門應主動向領導或有關主管部門申請資金，以改善檔案庫房的設備設施，出現安全隱患時，一定要及時整改。各單位應設立專項資金，為檔案部門改善庫房的設備設施提供方便。

既然企業為檔案庫房投入了管理成本，那么，如何利用有限的檔案庫房的優勢條件，保管好精品檔案是檔案部門應該統籌思考的問題。首先要制定好檔案的入庫范圍，既要全盤考慮，又要長遠考慮。全盤考慮是在保證本單位產生的檔案不散失、檔案門類不缺失的前提下，在合理分散庫房壓力的同時，讓盡可能多的檔案入庫保存。長遠考慮是要制定好接收檔案入庫的長遠規劃，保證日后產生的重要檔案順利入庫。其次，要使檔案保管制度真正得到落實，避免出現溫濕度無人記錄，或即使有人記錄，當溫濕度出現偏差時，也不及時采取措施等現象。如果檔案保管制度得不到落實，短期內也許看不出太大問題，但長此以往，問題就會暴露出來，到那時，再采取措施，為時已晚，變脆發霉的檔案無法再恢復原狀。所以，平時就要將責任落實到人，要防微杜漸，確保入庫檔案安全。

總之，不能因為檔案庫房小而影響檔案的正常收集，只要合理分散庫房壓力，就能大大解決檔案庫房緊張的問題，就能使檔案資源建設免受檔案庫房面積不足所帶來的不利影響。當然，要使這些設想得以實現，還要靠領導重視。領導重視是解決任何問題的關鍵，沒有領導的支持，任何工作都很難開展。要取得領導的重視，檔案部門也要付出相應的努力，要做出具有說服力和可操作性的實施方案，要用數字說話，要把利弊分析清楚。同時，要使方案能順利實施，檔案員還要不斷增強與領導和各部門的溝通能力，遇到困難和阻力時，要善于爭取主管領導的支持，讓領導幫助協調解決。檔案員要以檔案管理的大局為重，不能一遇困難和阻力就停止不前，要想方設法克服困難，排除阻力，用工作成績取得領導的支持，努力建立起門類齊全、結構合理的檔案資源體系，即使只有小庫房，也要努力實現“大收藏”，讓齊全完整的檔案取得更大的經濟效益和社會效益。

作者單位：北京市燃氣集團有限責任公司檔案館