談高校檔案管理質量保障體系建設

摘要：基于自組織評估的高校檔案管理質量保障體系具有全方位開放性、非線性運行機制和可持續發展性的特征。從檔案服務、保證機制及可持續發展三個方面構建了自組織評估的高校檔案管理質量保障體系。

關鍵詞：自組織評估高校檔案管理質量保障體系

高校檔案管理工作是高校事業發展的重要組成部分，是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。高校檔案管理突出實踐和實踐屬性，強調規范管理，重視管理改革，成為高校檔案管理工作發展的一種新趨勢。但本身也面臨著如何加強質量建設、更好地適應高校及社會多元化學習需求的問題。質量的改進需要制度的指導和保證。引進自組織理論，研究高校檔案管理質量評估特點，構建科學的評估指標體系和評估方法，則是開展高校檔案管理質量評估的前提。

一、高校檔案管理與自組織評估

自組織理論認為客觀世界具有復雜性，開放系統的演化是自組織的，其演化前景取決于系統內部要素間復雜的非線性關系，外在的控制力量并非決定性的因素。強調開放系統的演化動力奠基于系統內非線性自我活力之上。自組織評估指導下的高校檔案管理質量評估是一種新型的管理模式，自組織評估將整個質量評估體系看作一個復雜開放的系統，在評估實施過程中，突出高校檔案主體——學生和教師在評估中的核心地位，以更加開放和多元的視角來遴選評估客體，強調評估各要素的非線性動態運行特質。在這一核心價值觀指導下，重視高校檔案管理核心環節監控，依靠和發揮評估微觀主體能動作用，把握評估要素的非線性運行機制，實施先進的評估技術手段。

自組織評估視域下的高校檔案管理具有以下特征：

1.全方位開放性。開放性表現在兩個層面：一是整個高校檔案管理質量保障機制面向學生與教師的全過程開放，將服務師生的各環節納入整個高校檔案管理質量保障機制之內，以更加宏觀的視角來把握高校檔案管理質量保障機制建設；二是保障機制內各要素在建設發展中更加注重與其他要素的互動與關聯，要素建設的過程是開放的。

2.非線性相互作用機制。開放的高校檔案管理質量保障機制是一個復雜的系統，系統內的各要素之間密切聯系，呈現非線性相互作用機制。非線性相互作用是指系統內各要素間的作用關系是復雜的、不能用直線的簡單方式加以刻畫，也不符合疊加原理，如思維系統、教育系統、社會系統等等。高校檔案管理質量保障機制作為一個復雜的社會系統，其內部關系非常豐富，疊加原理失效，系統演進的推動力在于系統要素間復雜的非線性相互作用機制之上的自我活力。

3.可持續發展性。自組織是高校檔案管理質量保障機制的基礎，對整個系統起到全面的監控和引領作用，推動整個保障體系圍繞提高學生培養質量而展開。與自組織主體———學生和教師是質量保障機制建設的核心內容，其建設與發展必然帶動自評估體系更趨完善。

二、基于自組織評估的高校檔案管理質量保障體系的構建

1.多元化檔案服務體系

高校檔案管理的目的是緊緊圍繞學校的教學、科研等中心工作，在保存歷史的同時，不斷滿足高校和社會對檔案信息的利用需求。一要開發檔案的教育功能。例如，開發校史檔案、名人檔案、重大或突發事件檔案、教學科研成果檔案，舉辦專題展覽，逐漸把高校檔案館建設成為大學生思想政治教育、文化素質教育和愛國主義教育的基地。二要開展網上信息服務。例如，開發大學生誠信檔案、貧困生資助檔案、國家助學貸款檔案等各類民生檔案，以及名人名家檔案、科研成果檔案等，并逐步實現網上信息服務。三要加強檔案信息編研服務。檔案工作者要針對高校的科研成果和論著、博士碩士論文等檔案信息資源，加強檔案信息編研，并根據有關法規和解密時限規定利用網絡加以傳播，更好地為高校師生和社會利用者服務。

2.自組織運行的保證體系

（1）管理機制。高校成立“檔案工作領導小組”，由分管校長任組長，成員由各部門主管檔案工作的負責人和檔案部門負責人組成。同時成立綜合檔案機構，配置相應人員，作為學校檔案工作的職能管理部門，負責全校各類檔案的綜合管理。全校各部門都有專、兼職檔案員負責本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔、移交等工作，從而形成一支結構穩定、素質較高、從上到下以綜合檔案機構為中心的檔案管理網絡。在嚴格執行檔案法律、法規的基礎上，完善各項工作制度，做到責任明確、責任到人、措施到位。

（2）績效機制。對檔案管理工作績效的有效控制，是檔案管理部門的重要職能之一。績效評價是高校檔案管理根據自身設置的組織機構、所采取的服務方式及辦館效益等內容，對館員的工作業績、專業技術崗位之間相對價值等進行考察與評估。在進行績效評價前應結合本校實際情況，成立評價小組。該小組負責對館員及各部門的相關工作在服務質量、服務效果等方面給予客觀公正的評價，并設計評價指標體系，選擇評價方法，安排績效評價的間隔時間，并把評價方案公示，征求館員及用戶的意見。

3.可持續發展體系

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。高校檔案管理遵循高校檔案工作特性和發展規律，以加強宏觀管理為主導，以強化微觀建設為重點。宏觀管理方面，強化主管部門和業務指導部門的宏觀管理職能，完善規章制度，強化達標升級工作；微觀建設方面，提高檔案意識，營造重視檔案工作的氛圍；加強檔案部門自身建設，搭建檔案工作有效運作和發展的平臺；加強檔案資源體系建設，豐富和優化館藏；加強檔案信息資源的開發利用工作；增強創新能力，加快高校檔案工作發展步伐。關于宣傳推廣，廣告和展覽是宣傳檔案館及其資料的一個普通方法。例如，檔案館借助其網站采用多形式向社會展示自己的形象。檔案館只有不斷解放思想，創新服務機制，建立相應的工作制度與方法，充分挖掘和體現檔案館的文化性，檔案館才能提高社會的認可程度。因此，無論從服務主動性方面，還是社會文化性的體現方面，檔案館要想求生存、求發展、應對來自各方面的挑戰，值得反思和改進的空間還是很大的。只有做到宏觀管理與微觀建設有機結合，才能促進高校檔案管理工作穩定、健康、可持續的發展。

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作者單位：河南省南陽師范學院