談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)

摘要：基于自組織評估的高校檔案管理質(zhì)量保障體系具有全方位開放性、非線性運行機制和可持續(xù)發(fā)展性的特征。從檔案服務、保證機制及可持續(xù)發(fā)展三個方面構(gòu)建了自組織評估的高校檔案管理質(zhì)量保障體系。

關(guān)鍵詞：自組織評估高校檔案管理質(zhì)量保障體系

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。高校檔案管理突出實踐和實踐屬性，強調(diào)規(guī)范管理，重視管理改革，成為高校檔案管理工作發(fā)展的一種新趨勢。但本身也面臨著如何加強質(zhì)量建設(shè)、更好地適應高校及社會多元化學習需求的問題。質(zhì)量的改進需要制度的指導和保證。引進自組織理論，研究高校檔案管理質(zhì)量評估特點，構(gòu)建科學的評估指標體系和評估方法，則是開展高校檔案管理質(zhì)量評估的前提。

一、高校檔案管理與自組織評估

自組織理論認為客觀世界具有復雜性，開放系統(tǒng)的演化是自組織的，其演化前景取決于系統(tǒng)內(nèi)部要素間復雜的非線性關(guān)系，外在的控制力量并非決定性的因素。強調(diào)開放系統(tǒng)的演化動力奠基于系統(tǒng)內(nèi)非線性自我活力之上。自組織評估指導下的高校檔案管理質(zhì)量評估是一種新型的管理模式，自組織評估將整個質(zhì)量評估體系看作一個復雜開放的系統(tǒng)，在評估實施過程中，突出高校檔案主體——學生和教師在評估中的核心地位，以更加開放和多元的視角來遴選評估客體，強調(diào)評估各要素的非線性動態(tài)運行特質(zhì)。在這一核心價值觀指導下，重視高校檔案管理核心環(huán)節(jié)監(jiān)控，依靠和發(fā)揮評估微觀主體能動作用，把握評估要素的非線性運行機制，實施先進的評估技術(shù)手段。

自組織評估視域下的高校檔案管理具有以下特征：

1.全方位開放性。開放性表現(xiàn)在兩個層面：一是整個高校檔案管理質(zhì)量保障機制面向?qū)W生與教師的全過程開放，將服務師生的各環(huán)節(jié)納入整個高校檔案管理質(zhì)量保障機制之內(nèi)，以更加宏觀的視角來把握高校檔案管理質(zhì)量保障機制建設(shè)；二是保障機制內(nèi)各要素在建設(shè)發(fā)展中更加注重與其他要素的互動與關(guān)聯(lián)，要素建設(shè)的過程是開放的。

2.非線性相互作用機制。開放的高校檔案管理質(zhì)量保障機制是一個復雜的系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)的各要素之間密切聯(lián)系，呈現(xiàn)非線性相互作用機制。非線性相互作用是指系統(tǒng)內(nèi)各要素間的作用關(guān)系是復雜的、不能用直線的簡單方式加以刻畫，也不符合疊加原理，如思維系統(tǒng)、教育系統(tǒng)、社會系統(tǒng)等等。高校檔案管理質(zhì)量保障機制作為一個復雜的社會系統(tǒng)，其內(nèi)部關(guān)系非常豐富，疊加原理失效，系統(tǒng)演進的推動力在于系統(tǒng)要素間復雜的非線性相互作用機制之上的自我活力。

3.可持續(xù)發(fā)展性。自組織是高校檔案管理質(zhì)量保障機制的基礎(chǔ)，對整個系統(tǒng)起到全面的監(jiān)控和引領(lǐng)作用，推動整個保障體系圍繞提高學生培養(yǎng)質(zhì)量而展開。與自組織主體———學生和教師是質(zhì)量保障機制建設(shè)的核心內(nèi)容，其建設(shè)與發(fā)展必然帶動自評估體系更趨完善。

二、基于自組織評估的高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

1.多元化檔案服務體系

高校檔案管理的目的是緊緊圍繞學校的教學、科研等中心工作，在保存歷史的同時，不斷滿足高校和社會對檔案信息的利用需求。一要開發(fā)檔案的教育功能。例如，開發(fā)校史檔案、名人檔案、重大或突發(fā)事件檔案、教學科研成果檔案，舉辦專題展覽，逐漸把高校檔案館建設(shè)成為大學生思想政治教育、文化素質(zhì)教育和愛國主義教育的基地。二要開展網(wǎng)上信息服務。例如，開發(fā)大學生誠信檔案、貧困生資助檔案、國家助學貸款檔案等各類民生檔案，以及名人名家檔案、科研成果檔案等，并逐步實現(xiàn)網(wǎng)上信息服務。三要加強檔案信息編研服務。檔案工作者要針對高校的科研成果和論著、博士碩士論文等檔案信息資源，加強檔案信息編研，并根據(jù)有關(guān)法規(guī)和解密時限規(guī)定利用網(wǎng)絡(luò)加以傳播，更好地為高校師生和社會利用者服務。

2.自組織運行的保證體系

（1）管理機制。高校成立“檔案工作領(lǐng)導小組”，由分管校長任組長，成員由各部門主管檔案工作的負責人和檔案部門負責人組成。同時成立綜合檔案機構(gòu)，配置相應人員，作為學校檔案工作的職能管理部門，負責全校各類檔案的綜合管理。全校各部門都有專、兼職檔案員負責本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔、移交等工作，從而形成一支結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、素質(zhì)較高、從上到下以綜合檔案機構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在嚴格執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，完善各項工作制度，做到責任明確、責任到人、措施到位。

（2）績效機制。對檔案管理工作績效的有效控制，是檔案管理部門的重要職能之一?？冃гu價是高校檔案管理根據(jù)自身設(shè)置的組織機構(gòu)、所采取的服務方式及辦館效益等內(nèi)容，對館員的工作業(yè)績、專業(yè)技術(shù)崗位之間相對價值等進行考察與評估。在進行績效評價前應結(jié)合本校實際情況，成立評價小組。該小組負責對館員及各部門的相關(guān)工作在服務質(zhì)量、服務效果等方面給予客觀公正的評價，并設(shè)計評價指標體系，選擇評價方法，安排績效評價的間隔時間，并把評價方案公示，征求館員及用戶的意見。

3.可持續(xù)發(fā)展體系

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。高校檔案管理遵循高校檔案工作特性和發(fā)展規(guī)律，以加強宏觀管理為主導，以強化微觀建設(shè)為重點。宏觀管理方面，強化主管部門和業(yè)務指導部門的宏觀管理職能，完善規(guī)章制度，強化達標升級工作；微觀建設(shè)方面，提高檔案意識，營造重視檔案工作的氛圍；加強檔案部門自身建設(shè)，搭建檔案工作有效運作和發(fā)展的平臺；加強檔案資源體系建設(shè)，豐富和優(yōu)化館藏；加強檔案信息資源的開發(fā)利用工作；增強創(chuàng)新能力，加快高校檔案工作發(fā)展步伐。關(guān)于宣傳推廣，廣告和展覽是宣傳檔案館及其資料的一個普通方法。例如，檔案館借助其網(wǎng)站采用多形式向社會展示自己的形象。檔案館只有不斷解放思想，創(chuàng)新服務機制，建立相應的工作制度與方法，充分挖掘和體現(xiàn)檔案館的文化性，檔案館才能提高社會的認可程度。因此，無論從服務主動性方面，還是社會文化性的體現(xiàn)方面，檔案館要想求生存、求發(fā)展、應對來自各方面的挑戰(zhàn)，值得反思和改進的空間還是很大的。只有做到宏觀管理與微觀建設(shè)有機結(jié)合，才能促進高校檔案管理工作穩(wěn)定、健康、可持續(xù)的發(fā)展。

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作者單位：河南省南陽師范學院