文書檔案的價值鑒定

檔案的價值是客觀存在的，而價值鑒定是人們對檔案價值的認識和評價，帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合實際，保證鑒定工作質量，必須建立明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特征標準、相對價值標準和效益標準。

一、檔案的來源標準

檔案的來源通常指檔案的形成者。形成者在社會上或機關中的地位、作用和職能直接影響甚至決定檔案的價值。一般情況下，形成者在社會活動中的地位越高，其形成的檔案價值越大。

對于某一特定單位，區分不同來源是鑒定工作的首要步驟。首先，本單位的檔案通常需要重點保存，外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能以及與本單位的關系具體判定其價值。通常情況下，有隸屬關系單位的來文比無隸屬關系單位的來文值得引起重視，針對本單位主管業務的、需要貫徹執行的文件比非本單位主管業務、參考性文件價值要高。其次，在本單位制成的文件中，不同的撰寫者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響。主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值要高。

二、檔案的內容標準

社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上，因此，內容標準是檔案鑒定最重要的依據。一般而言，鑒定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。

具體說，一方面檔案所記錄事實的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高，檔案的價值越大。另一方面檔案內容越新穎獨特，或者越富有本單位特色，檔案的價值越大。此外，檔案內容的時效性也會影響檔案價值的大小。文件作為處理事務、記錄事實、傳遞信息的手段，在行政上、業務上、法律上具有一定的時效性。根據文件內容的不同，其有效期長短以及對檔案價值的影響程度不同。有的因現行效用消失而改變檔案價值的形態，也有的價值量發生變化，甚至消失。例如方針政策性、法規性文件在失去現行效用后，其價值將由行政價值轉為科學價值；而契約、合同、協議等文件通常在有效期及法律規定的起訴時效期內十分重要，此后便降低以至失去保存價值。因此，鑒定檔案時要具體分析每份文件的時效性對其價值的影響。

三、檔案的形式特征標準

檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。

1.檔案的名稱，即通常所指的文種，它在一定程度上反映了檔案價值的大小。但這并不是絕對的，僅僅是影響檔案價值的一個輔助因素。

2.檔案的時間。檔案形成的時間越早，價值越大。檔案產生的歷史時期比較重要，檔案的價值相對也會高一些。

3.檔案的稿本。檔案在撰制過程中會形成各種稿本，包括草稿、定稿、正本、副本等。不同的稿本在行政效用和憑證作用上存在區別。一般正本的行政價值最大，而定稿的憑證作用最強。

4.檔案的外形特點。包括檔案的載體材料、記錄方式以及檔案上的字體、筆跡和圖案等標記或印記。如果它們具有歷史研究、科學查考、美學等方面的意義，也可以提高檔案的價值。

四、相對價值標準

相對價值是指鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值。在一定情況下，某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。一般情況下，檔案個體價值的大小與其群體的數量和完整程度成反比，也就是說某一全宗的檔案數量越多、完整程度越高，檔案個體的價值相對越低。因此，根據這一規律，檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身，還應綜合考慮全宗的完整程度。

五、效益標準

這是近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為，鑒定檔案的價值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案的產出之間的比率。只有當檔案發揮作用，包括利用檔案產生的經濟效益和社會效益，可能超過因保存它所付出的代價時，才判定檔案具有保存價值。