企業知識的分布式特征與共享機制的構建

王國順,王景圍

(北京工商大學商學院,北京 100048)＊

企業知識的分布式特征與共享機制的構建

王國順,王景圍

(北京工商大學商學院,北京 100048)＊

知識已成為企業日益重要的生產要素,而有效的知識管理以企業知識的分享為基礎。企業知識的分布式特征帶來了企業未來知識狀態的不確定和相應的管理行為的不確定性;主體能力因素、制度文化因素和技術媒介因素能夠影響企業知識分布式共享,而企業分布式知識共享機制的建立是企業知識、企業員工、企業組織和企業技術等方面要素的系統整合過程。

知識;分布式特征;知識共享;知識管理

在激烈的市場競爭中,知識已成為企業日益重要的生產要素。通過有效的知識管理實現組織內和組織間的知識流動、共享與創新,從而建立起持續的競爭優勢,已為廣大的企業所重視和運用。然而,由于知識本身及其作用過程的復雜性,知識管理仍是一個亟待探索和完善的領域,其中如何根據知識所具有的本質特征建立起知識管理的有效機制是一個值得深入研究的主題。本文擬對企業知識的分布式特征及共享機制構建的相關問題進行討論。

一、企業知識的分布式特征

企業知識管理的目的之一是通過促進知識的積累以形成企業的知識資產增量,從而不斷增強企業的競爭優勢,實現企業的持續成長,而這一切是以企業知識的分享為基礎的。對知識特征準確認識的重要性就在于,知識自身的特性是影響知識分享效果的主要因素,知識分享和管理必須以對知識特性的準確認識和把握為基礎。

波蘭尼(Polanyi,1966)最早引入了隱性知識與顯性知識的概念[1],這實際開啟了對知識本質特征的探索。隱性知識是指那些高度個人化的,很難用系統的語言、公式來表達,往往與行為、規程、日常活動、信念、理想、情感等聯系在一起的知識;顯性知識則指可用正式的系統語言來表述,可以通過數據、科學公式、說明書和手冊形式來實現共享的知識。在后來的研究中,知識特征一直是人們關心的重點。如Zander和Kogut(1995)通過研究提出,在知識的轉移過程中,知識所具有的可成文性、可教導性、復雜性和系統依賴性等隱性和顯性特征將發揮影響作用,其中知識的顯性特征是阻礙知識轉移的重要原因[2]。Alavi和Leidner(2001)則提出,知識所具有的隱匿性、可傳授性、復雜性、系統性特征,對知識轉移的效果會有重要的影響作用[3]。肖小勇等人(2005)通過對知識轉移影響因素的研究認為,知識的模糊性、專用性和復雜性特征會通過影響知識的應用對知識轉移的難易程度發揮影響,而知識的有用性特征將通過影響知識轉移的動機對知識轉移的效率發揮影響[4]。王曉玲等人(2009)的研究認為隱性知識具有個體與非理性,穩定性與自發動,整體性與情景性等幾大特點,即隱性知識有著明顯的個體性,不易受年齡、環境的影響改變,是個體內部認知整合的結果,在特定的情景中發揮著作用[5]。

在眾多研究者當中,Tsoukas(1996)基于 Hayek (1945)對正統經濟理論有關知識認識的批判性分析,提出了具有更明確管理學意義的知識的分布式特征的概念。Tsoukas認為,企業是一個知識的系統,并且是一個分布式系統(distributed system),“沒有人事先知道知識是什么或需要是什么。企業面對固有的不確定性:它們不知道也無法知道它們需要知道什么”,“企業不僅是分布式系統,而且是非中心性系統,即它們沒有類似于‘控制室’一類的東西”[6]。

企業知識的分布式特征首先是其分散性。分散性意味著,企業知識不可能被某一個人或群體(團隊、部門)所集中擁有或控制。分散性的具體表現是:(1)主體的分散性。知識的根本來源是人——知識創造和運用的主體(以個體或集體的形式存在),每一個主體都有可能成為知識的來源;(2)載體的分散性。除了作為知識創造和運用主體的人,主體與客體(知識)發生種種聯系所依托的媒介,包括工具、制度、文化等,都是知識的有效載體;(3)范圍的分散性。就空間范圍而言,知識不僅存在和來源于企業內部,也與環境的輸入息息相關,因為企業是一個開放的系統,外部知識構成為企業知識的重要來源。就時間范圍而言,過去和將來是知識存在和更新的基礎,現有的知識只是時間坐標上的一個即時性的狀態;(4)知識的異質性和非均勻性。如果知識是同質的甚至是均勻的,除了可能存在的規模經濟意義外,對于企業戰略層面的價值將會大大降低。

知識的分布式特征與知識存在的狀態無關,無論是顯性知識還是隱性知識,在企業中都將是分布式存在的。然而,考慮到顯性知識正常表達的可能性和現有技術手段及其體系對顯性知識處理能力的不斷增強,對知識的關注重點自然地就落到了隱性知識上。造成企業未來知識狀態的不確定從而導致相應的管理行為的不確定性,是因為隱性知識作用的結果,或者說是因為隱性知識的不確定性。

企業知識依賴于企業員工的個人知識,因此個人知識如何獲得可以看作是企業知識形成的微觀基礎。根據心理學的解釋,認知是人的一切心理和行為的基礎,而最新發展起來的分布式認知(distributed cognition)理論則強調了人的認知的系統性的機制。分布式認知思想被認為發端于19世紀[7],但分布式認知這一概念是由Hutchins在上世紀80年代中明確提出的[8]。根據分布式認知理論,個人的認知不是孤立地限于自身,而是與認知環境交互作用的結果,即“分布式認知是一個包括認知主體和環境系統,是一種包括所有參與認知的事物的新的分析單元”(Salomon,1993,轉引自周國梅等,2002)。認知不僅依賴于認知主體,還依賴于與認知相關的各種因素及相互之間的關系中,即包括認知主體、認知對象、認知發生的媒介和環境、認知發生所借助的工具等。并且,認知是時間的變量,不同時點上的認知因素和結果既有繼承性也可能出現變異。分布式認知理論對個人認知過程的解釋也為企業知識所具有的分布式特征及以此為出發點建立企業知識的共享機制提供了理論支持。

二、實現企業分布式知識共享的影響因素

企業知識分布式特征概念的提出為建立有效的企業知識共享機制提供了理論支持。然而,企業知識共享機制的建立不僅與企業知識自身特征有關,還與共享實現過程中的種種因素相聯系。Eriksson和Dickson(2000)就提出,影響知識共享與創造包括四個因素:技術基礎設施,利用計算機網絡、通信技術支持知識傳遞、儲存等的工具;促進者,幫助實現知識共享的外部媒介;知識共享過程,知識共享活動及相關參與角色的關系;價值觀、規范以及程序等組織層面的因素,如企業文化等[9]。汪軼等人(2008)把影響組織成員知識分享的因素歸納為知識特性、組織、個體和技術四個方面[10]。葉璐等人(2010)基于國外文獻的述評,認為影響知識共享的因素包括組織特性、團隊特征、個人特征、文化特征、動機因素[11]。相關的文獻在表述上有所不同,但具體內容上的差別并不大。筆者認為,企業知識共享所針對的是作為行為主體的企業員工及其團隊之間知識的溝通、交流、學習與創新過程,而企業的活動又總是受到來自兩方面的制約,即源于資源的稀缺性及技術手段的有限性的制約和源于人的動機及關系上的沖突的制約[12],因此,我們把實現企業分布式知識共享的影響因素歸納為三個方面:主體能力因素、制度文化因素和技術媒介因素。

主體能力因素是指參與知識分享的人員及其關系維度。知識參與主體的能力,包括知識傳播者和接受者兩方面,它們無疑是知識轉移得以順利實現的關鍵。知識轉移是一個復雜的過程,知識主體認知結構的差異、既有的知識存量、對自身知識的認知和保護意識,以及主體間的互動方式與強度等,都會對知識共享實現和管理的效果產生影響。主體能力與主體動機和技能的關系密切,這就需要企業在建立分布式知識管理機制時充分考慮如何激發和引導主體能力的形成和發揮。

制度文化因素是指價值觀、規范程序等組織層面的相關因素。制度文化是知識管理的情境因素,對知識轉移的影響與企業組織層面各因素密切相關。具體而言,制度文化因素包括:

(1)企業文化。企業知識共享機制的建立需要有“尊重知識”的企業文化環境,一種鼓勵重視知識共享的企業文化會營造出利于知識交流的氣氛和環境,提升知識轉移和共享的效果。

(2)關系強度。企業成員之間的關系強度是影響知識轉移的重要因素,對于新知識的發現而言,弱聯系更有幫助,強聯系則更有助于知識的轉移。獨立可編碼知識的轉移在弱聯系中容易得以實現,強聯系則既有助于簡單易編碼知識的轉移,也有助于復雜隱性知識的轉移[13]。

(3)信任環境。當相互間存在信任關系時,知識源一方將可能更愿意與他人分享其知識,知識接受一方也將更愿意吸收他人的知識。Andrews等人(2000)的研究就特別強調了信任對于知識轉移的重要性,認為信任的重要性甚至超過了正式的合作程序[14]。

(4)高層管理者的推動。公司領導可以從物質、精神、事業等多個方面采取有效的組合激勵措施來調動員工積極性,鼓勵隱性知識的交流、轉化、共享和創新。精神激勵可以滿足員工的成就感和尊重感,對促進員工之間隱性知識交流與共享十分重要。

技術媒介因素是指技術基礎設施,即應用計算機網絡、通信技術支持知識傳遞、儲存等的工具,是幫助知識在不同主體之間進行傳輸,實現知識共享和管理的工具和手段性因素的總稱。隨著現代信息、傳播等領域技術的發展,技術媒介因素在知識轉移過程中發揮著越來越重要的作用。Hendriksp (1999)的研究就認為,信息和溝通技術能幫助降低知識員工間的時空障礙,從而促進知識的轉移[15]。Hooff和Ridder(2004)的研究表明,計算機中介溝通技術的利用會顯著地影響組織承諾,從而對知識轉移帶來間接的影響[16]。

三、企業分布式知識共享機制的構建

企業知識分布式特征的最基本表征是其分散性,這表明企業中不存在任何的某一主體(個人和群體)能夠擁有企業的全部知識,但這并不意味著企業的知識是完全無序的。由于企業是人工系統,是按照一定的商業、法律、社會規則建立起來的,作為企業資產的知識,必須符合和服務于企業建立的這些規則,這就使得每一企業的知識都是有“歸屬”的;游離于企業的規則之外,只可能成為企業之外社會的知識而不是企業的知識。在企業內部,不排除依附于員工及群體的無特定組織“歸屬”、以“自然狀態”存在的社會知識,但通過與企業已有知識(技術、制度、文化等)的互動、融合,最終全部或部分地“歸附”企業,打上企業的“烙印”,為企業所用。從這個意義上,企業知識的載體可能是分散的,但企業知識的作用卻是具有中心性的。只要知識與企業的存在目的、價值觀、愿景等相聯系和一致,就具有了中心性,只是不同內容的知識其中心性的強度不同。

由于企業知識具有分布式的特點,要實現企業內知識的共享,就必須建立起一套集知識檢索,知識交換和共享等功能于一體的機制;分布式知識共享機制的建立就是要通過系統的優化設計,提供一個有效的實現知識共享的管理機制。通過知識共享機制,促進員工個人的隱性知識向顯性知識轉化,并為知識共享參與者的及時交流提供便捷的渠道。即依托這一機制,知識擁有者和知識獲取者可隨時就工作內容或方案進行探討,相互交換想法和觀點,獲得對問題的共識,從而促進隱性知識在各方之間共享。

根據以上的分析,企業知識共享機制的建立是基于企業知識的分布式特征,通過充分發揮企業員工的主體能力作用,制度文化因素的激勵作用和技術媒介的支撐作用,實現企業知識的有效交流、溝通、學習和創新。這一機制的建立實際上是企業知識、企業員工、企業組織和企業技術等方面要素的系統整合過程(圖1)。

圖1 基于企業知識分布式特征的共享機制概念模型

當然,除知識的分布式特征以外,也可以從知識的其它特征如知識的自組織性、知識的相關性、知識的非對稱性、知識的開放性等特征出發設計企業知識的共享機制。從不同的特征出發所設計的機制有其共性,也有其特殊性;能建立起一個基于知識各方面特征的綜合的共享機制模型,依此深化理論研究并為企業知識管理提供理論支撐,應是下一步的研究重點。

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A Design of the Sharing Mechanism Based on the Characteristics of Distribution of Knowledge among Firms

WANG Guo-shun,WANGJing-wei

(B usiness School,Beijing Technology&B usiness University,Beijing 100048,China)

Knowledge is becoming more and more important one of production inputs of the firm,and the effective management to knowledge is based on the knowledge sharing.The distributed feature of knowledge of the firm brings uncertainty of knowledge states and management behaviors of the firm.The factors such as competence,institutions,culture and technology are related significantly with the sharing of distributed knowledge.And the establishment of the sharing mechanism can achieve the integration of knowledge,staff,structure and technology of the companies.

Knowledge;Characteristic of distribution;Knowledge sharing;Knowledge management

F273.7 文獻標識碼: A 文章編號:1003-7217(2011)03-0085-04

2010-10-12

北京市哲學社會科學規劃重點項目(10AbJ G376)、北京市屬高校人才強教深化計劃項目(PHR201007124)

王國順(1962—),男,湖南南縣人,北京工商大學商學院教授,研究方向:企業理論與戰略管理、企業成長與國際化、企業效率與績效評價。

(責任編輯:姚德權)