如何提高醫院科研檔案質量

◆杜為紅

解放軍第307醫院醫務部信息中心資料室 北京 100071

醫院科研檔案是指醫院科研人員在從事科學研究過程中產生的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料。它記載了科學研究的詳細過程，是醫院科研管理工作的重要組成部分［1］。只有科學、合理地管理科研檔案，確保其質量，才能充分發揮其所蘊藏的價值［2］，進而提升醫院科研水平，提高醫院核心競爭力。

1 醫院科研檔案特點

(1)形成周期長，連續性強。檔案形成周期與科研周期密切相關。科研課題的完成從項目立項到結題要經歷較長的周期，涉及資料相對復雜且具有連續性。如一般項目的研究年限為2～3年，重大專項項目通常需要3～5年［3］。因此，科研檔案形成時間跨度大，周期長，且具有連續性。

(2)專題突出，成套性強。醫學研究均以一個專題為研究對象，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案專題性強。

(3)學科突出，專業性強。醫院科室的設置是按學科專業劃分的，不同科室專業內容、規模大小雖有所不同，卻都是進行科研活動的基本單位，且具有各自不同的學科專業特點，因而科研檔案也體現出較明顯的專業特征。

(4)學科綜合性強，項目協作多。隨著醫學科學的快速發展，許多重大研究課題不再是少數人、一個專業、一個學科所能完成的，必須匯集多個學科綜合研究、聯合攻關。因此，協作項目較多，檔案內容的學科綜合性較強。

(5)載體形式多樣化。由于醫學研究的復雜性，不同學科研究方法不同，同一學科中不同科研課題所使用的技術方法也不相同，因而科研檔案載體也多種多樣，如病歷、化驗單、標本、儀器檢測結果、照片、錄像帶等。

2 存在問題

2.1 資料殘缺，完整性、系統性無法保證

這是影響科研檔案質量最普遍、最突出的問題。究其原因有三:第一，科研檔案自身特點導致檔案收集工作難度高，數據資料不夠齊全、完整、詳實，造成檔案管理工作量大，檔案完整性、系統性難以保證;第二，科研人員檔案管理意識淡薄，檔案基本管理知識欠缺，不了解檔案材料的歸檔范圍及相關規定，導致檔案材料在收集過程中隨意性強、保存不完整，嚴重影響了檔案質量;第三，多數醫院只注重科研進展情況和研究成果，沒有真正將科研檔案工作納入科研管理工作中，使檔案工作與科研管理脫節，導致許多寶貴的科研材料無法收集完整，檔案質量無法保證。

2.2 規范化程度不高，客觀性、真實性、可靠性不強

一方面是原始文件材料不夠嚴謹、規范。如沒有交代詳細的科研背景;某些重要內容和技術細節記錄不夠完整、詳實;科研數據遺漏或不準確;不同形式載體的實驗結果保存不規范;僅記錄陽性結果或僅保留符合主觀想象的內容;數據修改隨意性強;沒有嚴格執行實驗記錄規范要求等。另一方面，對科研文件材料的整理加工水平也是影響檔案規范化程度的重要因素之一。如材料內容重復冗余、分類不合理、立卷方法不規范、案卷裝訂質量欠佳等，導致檔案不科學、不合理、不規范，憑證及參考價值得不到充分發揮。

2.3 信息化程度低

近年來，醫院信息化建設取得了突飛猛進地發展，信息技術應用越來越廣泛，但科研檔案普遍存在信息化程度偏低的現象。一方面，多數醫院的科研檔案難以實現大范圍的數字化，無法真正發揮信息技術的作用;另一方面，受傳統習慣的影響，即便使用了管理軟件，實際上也未真正發揮作用，極大地影響了檔案信息資源快速、有效的利用。這與醫院信息化水平極不相稱，制約了醫院科研及科研管理水平的提升。

3 建議

3.1 加大科研人員培訓力度，提高檔案規范化管理意識

科研人員具有良好的科研作風是形成高質量科研檔案的前提條件［4］。一是應定期以不同形式針對不同科研人員進行相關主題的培訓，如科研規范化及實驗記錄規范化培訓、科研誠信培訓、檔案法律法規培訓、科研管理制度及檔案管理制度培訓、檔案基本知識培訓等，并將培訓納入醫院各部門工作范圍。只有培訓常規化，才能逐步培養并不斷提高科研人員的檔案規范化管理意識，杜絕科研不端行為，明確檔案管理的責任與義務，從而使科研人員主動配合檔案管理部門做好科研材料歸檔工作，保證科研檔案的完整性、客觀性、真實性。二是應建立健全科研作風考核機制，將科研規范化檢查及信用評比常態化，并將檢查評比情況與科研人員年度績效考核掛鉤，從而提高其對檔案管理的主動性與積極性。

3.2 健全科研檔案管理機制

一家醫院若沒有完善的科研檔案管理機制，沒有科學、規范的科研檔案管理制度，要實現科研檔案的集中、統一管理是十分困難的。首先，健全科研檔案管理機制，把科研檔案管理納入日常管理議事日程，明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門的職責，自上而下地形成檔案管理網絡。其次，轉變管理模式，變被動為主動，深入各課題組協助、指導建檔，實行課題全程監管，使科研檔案管理步入規范化、制度化軌道。第三，制定和完善科研檔案管理制度，包括文件材料的歸檔要求、保管期限及檔案的接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀等相關環節的制度。第四，制定并完善科研人員培訓、檢查、獎懲等制度，將科研人員參加培訓情況、檔案質量檢查情況、歸檔情況等納入個人績效考核，并與獎金發放掛鉤，從而確保制度有效落實。

3.3 狠抓制度落實，確保檔案質量

制度的落實是實現檔案規范化、提高檔案質量的關鍵，也是檔案管理工作的重點和難點。各級主管部門應改變過去被動的管理方式，切實把科研檔案管理納入科研管理體系中，與計劃管理、課題管理、成果管理等緊密結合，實現科研和建檔的同步管理，保證檔案材料齊全、完整。對科研檔案材料的形成，必須做到提前把關，即從項目一開始就著手抓科研材料的收集，使科研檔案管理成為日常科研的一部分。一是要做到在下達科研工作計劃任務的同時，明確文件材料的歸檔范圍及要求，發放統一的實驗記錄本、歸檔說明書和檔案移交清單，實行全程跟蹤管理;二是要做到在檢查課題計劃執行情況的同時，檢查文件材料的形成情況;三是要在課題結束時，由課題負責人主持立卷，將積累的有關材料按要求歸檔;四是要做到在評審鑒定成果時嚴格把關，驗收并鑒定檔案材料的完整性、準確性;五是要落實獎懲，獎罰分明。未按要求歸檔的，不予辦理申報成果手續，也不再予以申報新課題;能按時、保質歸檔的，則進行表彰，并給予一定物質獎勵。

3.4 加強科研檔案管理人員培訓，提高綜合素質

高素質的檔案管理人員，是科研檔案質量管理的主力軍。提高科研檔案管理人員的綜合素質可從2方面著手:一方面，對現有管理人員進行檔案學、科研管理學、信息技術等相關專業知識的崗位培訓，針對存在問題設置培訓內容，從而有針對性地提升其檔案加工整理水平，提高檔案質量;另一方面，有目的地吸收醫學、信息技術等專業人才補充到科研檔案管理隊伍中，對其進行檔案管理知識系統培訓，從而提高科研檔案管理人員整體素質，使人才隊伍知識結構趨于合理，以促進檔案質量的進一步提高。

3.5 推動檔案管理數字化進程，實現檔案管理信息化

隨著信息化的不斷普及，以電子文件為代表的數字化檔案成為醫院科研檔案的主體。為進一步明確電子文件涉及范圍，完善相關功能，建議醫院檔案管理部門引進一套功能強大且規范的科研檔案管理系統軟件，建立各類科研檔案數據庫，依靠該系統及醫院內部局域網實現遠程信息的錄入、更新、檢索、瀏覽、下載和傳輸，最終實現信息資源共享［5］。

［1］王淑華，劉 燕，董 恒，等.運用科學的方法提高醫院科研檔案管理質量［J］.醫學信息，2009 ，22(11):2359－2361.

［2］王愛平，李海艷，包 捷.GLP實驗室資料檔案的管理［J］.中國衛生質量管理，2005，12(5):45 －48，61.

［3］周毅斌.醫學科研檔案特點及其作用［J］.廣州醫藥，2010，41(2):72 －74.

［4］徐水珠，姚登福，倪啟超，等.醫院科研檔案的管理［J］.解放軍醫院管理雜志，2008 ，15(14):354，357.

［5］梅 虹，王力寧，韋艾凌，等.加強醫院科研檔案管理促進科研信息利用［J］.中醫藥管理雜志，2010 ，18(1):32 －34.