淺議高職院校教學檔案管理

鄧曉珺

（廣西職業技術學院 廣西 南寧530226）

淺議高職院校教學檔案管理

鄧曉珺

（廣西職業技術學院 廣西 南寧530226）

高職院校的教學檔案管理工作是一項基礎性工作，是高職院校教學管理不可缺少的重要環節，是衡量高職院校教學管理水平和教育水平高低的重要標志。該文闡述了高職院校教學檔案管理的內容及特點，分析了教學檔案管理中存在的問題，提出了進一步規范教學檔案管理的措施。

高職院校；教學檔案；管理

教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體材料等。它是各高職院校檔案的主體、核心、重點，也是高職院校整體工作的記錄和總結。完整的教學檔案能夠準確、真實地反映教學管理的全過程，是反映教學運行、教學管理和教學建設的標志性材料。高職院校的教學檔案管理是教學管理工作中不可缺少的重要環節，也是衡量高職院校教學管理水平的重要標志。

高職院校教學檔案管理的內容及特點

教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統而完整的歷史資料，是進行教學改革和科研活動的基礎資料，也是研究和處理問題的原始證據。因此，加強教學檔案管理，建立健全教學檔案，充分開發教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質量具有十分重要的作用。

高職院校教學檔案的內容 教學檔案具有來源渠道多、涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性文件、指導性文件；學校改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、規定、辦法；學校規劃、實施計劃、有關教學的規章制度、會議記錄、調研報告、總結；教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料、學生運動會等。（2）學科與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料；學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料；重點學科、專業、實驗室建設材料及計劃、簡報、總結和實驗室建設統計報表。（3）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的申報材料、新生錄取材料及名單、年度招生的總結材料等；（4）學籍管理類。新生入學登記表、學生學籍卡片、學生成績總冊、在校學生名冊、學生學籍變更材料、學生獎勵和處分材料；（5）課堂教學與教學實踐類。專業教學計劃、教學大綱、課程建設要求及安排、校歷表、課表、專業課程試題庫、典型教材、重要備課記錄、教學實習、生產實習計劃、總結及其有關材料、社會調查、社會實踐計劃、總結及有關材料；（6）畢業生類。上級有關畢業生的文件、計劃、總結、簡報、合同、畢業生正式分配方案及調配派遣名冊、畢業證、派遣證存根領取簽收冊、畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料。（7）教材類。自編或主編的教材、各系各專業目錄、自編或主編教學指導書、實習指導書和習題冊、其他有保存價值的自編參考資料等。

高職院校教學檔案管理的特點 （1）分散性。高職院校教學檔案主要是由教與學兩方面的材料轉化而來。教的方面來自于一線教師的講義、輔導材料、資料、教師教學效果評價、教師考核情況、教師受獎勵或處分的材料、教師科研成果、講座、學術專著、教學研究報告等；學的方面來自于學生管理方面的有關規章制度、學生手冊、學籍管理材料、學生成績、實習報告、畢業設計、論文以及其他與教學有關的錄像、光盤、課件、照片等有關資料。其中，許多材料分散在各個教學部門及教師、學生或管理者手中，它們往往是分散的、不集中的。（2）復雜性。高職院校教學檔案的內容十分廣泛，包括自然科學、社會科學和新興的邊緣科學，也有招生計劃、分配措施、專業設置、教學安排、教師管理工作、學生管理工作等內容。涉及的范圍十分廣泛，包括學院教學管理工作的方方面面。（3）周期性。高職院校教學活動是一種以培養學生為目標的周期性活動，每屆學生的培養過程就是一個教學周期，教學活動的周期性決定了教學檔案的周期性特點。因此，教學檔案在年度劃分上與其他檔案不同，它是以教學年度和學制管理加以區分的，而非傳統意義上的以年為周期。

高職院校教學檔案管理中存在的問題

教學檔案收集困難 大多數教學、科研人員對教學檔案管理工作認識不足。有的教師認為，教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己保管；有的教師唯恐材料移交給檔案部門立卷、歸檔后便被充公，給自己使用帶來不便。在教學檔案收集方面，檔案部門始終處于被動地位，教學部門移交什么就接收什么，有些應該歸檔的珍貴資料散失在個人手中，以致教學檔案難以發揮應有的作用。

教學部門與檔案管理部門缺乏溝通與協調 很多單位認為教學部門的主要工作是教學，至于檔案收集、管理是檔案部門的工作，因此，在部門規劃和工作制度中很少涉及這方面內容，即使收集到部分材料，也會因為缺乏統一的可執行標準而使教學檔案的整理、分類缺乏系統性、關聯性。

檔案載體結構單一，管理方式落后 目前，高職院校檔案室收集的主要是紙質檔案，光盤、錄音、錄像和照片載體的檔案僅占極少部分，不少檔案室的聲像檔案還呈現空白狀態。現在的高職院校中，音、像等特殊載體的檔案數量是相當多的，教師自己制作的教學課件、學校各項活動錄音和錄像資料等不能按時、完整地移交給檔案館（室），即使給了檔案館（室）也沒有設備播放。檔案載體的單一化與利用需求產生了較大矛盾。檔案管理方式主要是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工、調整和編目。這種機械的手工抄寫，重復性勞動量大，時間長，速度慢，極大地限制了檔案處理的速度和效率。

資金缺乏 輿論宣傳和管理難以到位，教學檔案收集、整理、歸檔、保管和提供利用等工作無法有效開展。

推進高職院校教學檔案管理工作的措施

規范和完善教學檔案管理制度 健全的制度是做好教學檔案管理工作的保障，高職院校應根據教學檔案的內容、特點以及本校的實際情況，制定和完善教學檔案管理的各項規章制度，明確教學檔案管理人員的任務和職責，把教學檔案管理工作納入教學計劃，作為教學管理工作的一項重要內容來抓，使教學檔案工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

加強宣傳，不斷強化檔案意識 檔案意識指人們在實際工作中對檔案資料的認知性，包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的積極主動意識和保密意識。教學檔案是由教學管理、教學實踐、教學研究和教學改革等多方面的文件材料組成，它不僅形成于學校的教學管理各職能處室、各教學系部，還形成于各專業教研室、各教學輔助科室，甚至教師個人，他們都是教學檔案的“供應商”。但在具體的教學文件材料收集過程中，常常遇到有些教師存在著自存自用的想法，不愿將在日常工作中所形成的文件材料拿出來歸檔，或者不知道那些材料應該歸檔，檔案管理人員往往要催交。為此，高職院校應加強宣傳，不斷增強全體教師的檔案意識。可以采用會議、櫥窗展覽、參觀學習、檔案利用等多種形式，宣傳《檔案法》和教學檔案管理規章制度，宣傳教學檔案的重要性及作用。同時，必須深入開發與利用教學檔案的實際效用，加強教學檔案工作人員、教師、教學管理人員的檔案意識，進而調動教師與教學管理人員主動提供教學管理資料的積極性。

提高教學檔案管理人員的業務水平 教學檔案管理工作平凡而具體，工作內容繁雜而瑣碎，但工作崗位至關重要，因此，要提高教學檔案人員的業務水平。一方面，高職院校應創造機會組織教學檔案管理人員積極參加檔案業務培訓，學習教學檔案專業知識理論；另一方面，教學檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，要注重辦公自動化的應用知識，注重對信息技術的學習和掌握，不斷提高教學檔案的管理水平，確保教學管理工作的規范化和現代化，努力成為綜合型教學檔案管理人才。高職院校教學檔案是衡量高職院校教學管理水平、教學水平和教育質量的重要標志之一，只有科學規范地管理教學檔案，才能適應高職院校教育發展的需要，使教學檔案在高職院校建設發展中充分發揮獨特的作用和價值，服務師生，服務社會。

綜上所述，教學檔案管理工作是高職院校管理工作的重要構成部分，是一項關系到學校能否正常運轉的基石性任務，因此，必須認真對待。通過分析高職院校檔案管理中存在的各類問題及相應的對策，可以為我們的檔案管理提供一些參考，從而改進檔案管理現狀。筆者認為，高職院校的領導干部應加大對檔案管理的重視及投入力度，改變傳統的觀念及看法，樹立正確的思想認識，從而使檔案管理工作更專業，管理更科學，方法更有效，最終實現檔案的最優化管理，為高職院校的廣大師生員工提供最優化的服務，進而為高職院校的改革與發展做出自己應有的貢獻。

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[3]趙連強.淺析檔案管理工作的創新[J].科技資訊，2007，（25）.

G717文獻標識碼：A文章編號：1672-5727（2011）11-0060-02

鄧曉珺（1968—），女，廣東五華人，廣西職業技術學院副研究館員，研究方向為高職院校檔案管理。