高校圖書館期刊采購合同的精細化約定

王靜君

（無錫商業職業技術學院圖書館，江蘇 無錫 214153）

1 引言

高校圖書館期刊室為全院師生提供期刊閱讀服務，由于期刊的獨特優勢，為師生的科研學習提供了極大的幫助。但由于期刊作為連續出版物本身的特點，服務時限長，過程復雜，如果稍加疏忽，造成期刊延遲到館、缺刊等后果，將影響期刊作用的發揮，影響師生對期刊的充分利用。因此，圖書館在每年完成招標工作，簽訂期刊采購合同時，要細化各項條目，考慮周到，對各種有可能發生的情況進行預見，提出解決辦法，才能督促期刊商更好地履行采購合同，加快期刊到刊速度，提高到刊率，做好期刊全年的采購和售后服務。

期刊采購合同具有以下特點：標的物種類多、復本少、履約持續時間長、次數多、標的物在周期內存在一定變化，如停休刊、改刊名、改出版頻率等，而且大多數高校圖書館采用信息自動化管理系統，期刊管理實現了數字化[1]。這些特點客觀上造成了期刊采購的復雜性，對期刊供應商提出了更高的要求，也使得期刊合同管理工作非常復雜，更加需要對期刊合同條款進行精細化約定。

期刊采購合同的簽訂是在完成招投標工作，確定期刊商后的一項工作。招標采購后以合同的方式規范中標人，違反合同可以通過法律手段追究期刊發行商的法律責任，條款要詳細、科學、嚴謹，符合經濟合同法，防止以后發生糾紛[2]。目前對圖書館在期刊招投標完成后如何簽訂采購合同這一方面進行相關研究的論文極少，有必要進行探討，以供同行借鑒和共商。

2 期刊采購合同精細化約定的必要性

目前期刊供應商在中標并簽訂采購合同后，在具體實施合同提供服務的過程中，為了節約成本，往往會出現各種各樣的問題。主要有：

無法提供標準的CNMARC數據。期刊商一般不愿購買國家標準的CNMARC數據，而是自行編目，其中一些期刊商由于技術能力差，缺乏管理，加之人員流動性大，期刊著錄及編目的質量難以保證。他們或無法提供編目數據，或提供東拼西湊的編目數據，這些數據常常很不規范，無法利用[3]。

期刊前期加工、到刊質量不合格、到刊速度慢。在期刊商送來的期刊中，經常會出現磁條質量和數量不符合要求、館藏章不按要求蓋、沒有按合同規定的時間進行送刊，造成送刊延誤，讀者無法及時看到最新的期刊。

另外還有缺刊、無法保證訂到率等問題。為防止在期刊供貨過程中出現以上情況，圖書館在與期刊商簽訂采購合同時就要考慮周到，盡量將后期可能出現的問題反映在合同中，并提出具體的解決辦法，進行精細化約定。

3 期刊采購合同精細化約定的內容

期刊采購合同主要包括采購項目、結算價格、履約保證金、甲乙雙方責任等項，其中關鍵在于甲乙雙方責任的約定。甲方指期刊采購方，即圖書館，乙方是指期刊發行商。甲方責任主要包括提供訂刊目錄、收件地址和收件人、及時驗刊和按約定方式付款等常規項目，這里不再贅述。乙方責任的約定是整份采購合同的關鍵所在，所以必須仔細斟酌，考慮全面，并在此基礎上進行詳細約定。

3.1 期刊訂購系統的約定

在簽訂完期刊訂購合同后，就要進行新一年度的期刊訂購，為能及時準確地將館方所訂購的期刊目錄發給期刊發行商，履行甲方需向乙方提供訂刊目錄的責任，要求乙方提供相應的訂購系統。以前期刊發行商一般只提供紙本目錄，但隨著圖書館自動化管理的發展，期刊訂購任務都需要在圖書館系統中加以實現，紙本目錄已不能滿足要求，需要有電子目錄和相應的訂購系統，但有的期刊發行商不一定有能力提供，所以需要在合同中進行事先約定，可約定“乙方免費向甲方提供訂購軟件及目錄，必須與甲方使用的期刊管理系統兼容”。這樣可有效防止因期刊商無法提供訂購系統，造成圖書館無法及時提供訂刊目錄，甚而導致錯過訂購時間，影響新一年度前幾期的到刊情況。

3.2 MARC數據的約定

期刊因其形式、刊期、價格等經常變化的特征，需要在期刊系統中及時更新原來的MARC數據，反映期刊的最新形態。另外，每年訂購的期刊會根據學院專業設置和讀者需求等情況有所變動，需要對新增刊進行編目。為了提高工作效率，節約人力物力，需要期刊商提供所訂期刊的MARC數據，方便圖書館及時更新期刊數據。

在合同中要對期刊商提供的MARC數據著錄項作詳細規定，防止有些期刊商用簡單編目數據濫竽充數，同時在提供時間上進行約定，如可以約定“對于甲方提交的中文期刊訂單，乙方應100%免費提供標準的編目CNMARC數據，MARC數據需按甲方需求達到完整級著錄。CNMARC數據必須在某年某月某日前提供。編目CNMARC數據需符合《中文期刊機讀目錄編目規則》、《CALIS聯機合作編目手冊》要求”。

另外，要規定若乙方不能提供甲方有關訂購期刊的標準CNMARC或提供的CNMARC不符合要求時的處理辦法，如可約定每缺少一條數據乙方須向甲方支付一定數量的違約金，從履約保證金中抵扣支付。

3.3 訂到率、到刊率、停休刊等細節的約定

期刊訂到率反映了期刊商的實力，也直接影響到期刊室的服務，所以應事先進行約定。一般要求期刊商保證100%的訂到率（出版商取消出版的除外），并對因期刊發行商原因不能訂到刊物所造成的后果設定賠償責任。

訂到率是針對期刊種類而言的，對于某一種期刊雖然訂到了，但能不能保證每一期都送到也是期刊商后續服務中的重要一項，即到刊率情況（是否有缺刊），簽訂采購合同時應進行相關約定，可約定對于缺刊，乙方應設法補齊，并對補刊時間進行規定，一般要求30天內予以補齊，對于確實無法補缺的期刊，可要求乙方提供該刊的復印本，并約定賠償責任，從而保證館藏期刊的完整性。

期刊形態不像圖書相對固定，會出現改名、停刊、休刊、合并、拆分、價格變動等情況，對更名刊、合刊、停刊、休刊等特殊情況處理不當，容易把更名刊當作新刊或未訂刊處理而漏登，把休刊或合刊作缺刊處理造成缺期[4]。這些問題一方面要求期刊管理者驗收時要仔細核對，另一方面可通過合同的相關約定來減少此類情況的發生，如合同中可要求期刊發行商及時提供期刊變動信息和發刊進度，最好能提供網上發刊進度查詢，可以方便期刊管理者及時了解到刊情況，更新系統數據，對于停休刊等情況做到心中有數。

3.4 到刊速度、送刊頻率的約定

到刊速度、送刊頻率直接關系到讀者在期刊出版后多長時間內能看到期刊，由于期刊內容新穎、時效性強，到刊速度和送刊頻率就顯得尤為重要，在采購合同中應特別約定。

對于到刊速度，一般可約定“乙方應在刊物出版發行之日起15天內將期刊送交需方指定地點（需方要求緩送的除外），對未能及時送達的期刊，乙方應給予說明”。

送刊頻率的規定要視期刊商和訂刊量情況而定。如是本地郵局，可要求其只要有刊就送，一般一周至少送3次；如果是外地期刊商，因其在期刊配送時是捆綁打包投遞方式（由于期刊發行日期不一致，等到期刊陸續匯集積累到一定數量再捆綁打包投遞）[5]，還必須通過物流或快遞公司轉送期刊，需要的時間相對長一些，一般要求期刊商一周送1次。此外，要約定好將期刊送到指定地點。

3.5 到刊質量、加工情況的約定

對于送到的期刊，期刊管理者應在刊到后及時驗收入庫并上架，驗收時要檢查到刊質量和加工情況，為避免日后出現到刊不合格的現象，在簽訂采購合同時要進行明確約定。

到刊質量主要包括兩方面，一是刊有沒有到齊，期刊和清單是否相符；二是期刊本身質量，在合同中都需進行相應的約定。第一方面可約定“期刊商對于送到的每批期刊，都應配有期刊總明細單一式兩份，明細單包含郵發代號、刊名、刊期、ISSN號、單價和總冊數等項，清單順序必須與包內期刊排放的順序相同”；第二方面可約定“送達到甲方的期刊應保證質量和完整性，不得扣押隨刊贈刊及附件，驗收時若發現有非正版期刊，或污損、圖文不清、缺頁、倒頁、缺附件（含光盤）等質量不合格的期刊，乙方必須在規定時間內無條件給予調換，否則按缺刊處理，為確保期刊運輸安全，期刊用防水包裝紙打包”。

圖書館期刊在上架前需進行簡單加工，如貼磁條、蓋館藏章等，為提高工作效率，加快上架速度，現在各圖書館一般都要求期刊商加工好后再送刊，為保證加工質量，有必要在合同中進行特別約定。約定蓋館藏章的具體位置，如本館統一在版權頁和刊中第15頁蓋章，且要求蓋在中間位置，保證蓋章的整齊美觀；約定貼的磁條類型，是要貼永久磁條還是可充消磁磁條，鈷基還是鐵基磁條，磁條長度，如有漏貼或貼錯磁條需進行一定額度的賠償等，此類約定可避免刊到后發現問題產生糾紛。

3.6 其他約定

在對訂刊系統、到刊率、到刊速度和質量等主要方面約定以后，還有其他一些因素需考慮仔細：如圖書館在訂購好期刊并將訂刊清單發給期刊商后，因某些原因需要增刪訂購種類，可事先在合同中約定“甲方可能對正式訂購的中文期刊作適當的調整，對調整的中文期刊品種，乙方應能及時提供有關專題期刊目錄，并配備相應的期刊完整的CNMARC”；針對期刊在流通使用過程中有可能會出現個別刊丟失的情況，可約定期刊商協助補購；招標文件是采購合同的一部分，里面的所有條款期刊商在進行招投標時已作過承諾，在簽訂采購合同時，可寫上“乙方承諾甲方招標文件的全部條款”，以保證期刊商切實履行招標文件和合同中承諾的內容；合同最后還需約定“如乙方違約，甲方保留終止部分或全部合同的權利”，“履約保證金不足以賠償違約金的，按實際損失賠償”。

4 結語

期刊合同的簽訂是期刊招標采購中比較關鍵的一個環節，因此，在采購合同中要詳細列出違約方應承擔的相應賠償責任及處罰的數額比例，盡量避免一些模棱兩可的詞語，應當明確需要承擔的責任，盡可能全面地列出可能產生爭議的事項，詳細規定違約補救措施。要嚴格合同簽訂，寫清雙方的責任和義務，在法律層面上促使雙方認真履行合同職責，從而確保期刊采購質量[6]。

以上是圖書館在和期刊商簽訂采購合同時要進行精細化約定的主要方面，在具體操作時還應根據具體情況作適當調整和增補，并在具體履行合同過程中遵循全過程合同管理理念，重視合同履約的監管工作[7]。

總之，在進行期刊采購過程中，如果合同前期準備充分，合同條款具有預見性，能未雨綢繆，簽訂合同時就考慮到全年服務過程中可能遇到的各種問題，進行事先約定，必將事半功倍，配合動態的全過程管理，將有利于監督期刊發行商更好地履行服務，圓滿完成全年的采購任務，以保證圖書館期刊資源建設的科學有序。

[1] 倪勝霞.高校圖書館期刊采購招標的合同履約管理[J].圖書館論壇，2010（1）：89-90.

[2] 張宏.招標采購在期刊管理中的應用[J].圖書館工作與研究，2005（4）：27-28.

[3] 祁安琪.治理民營書商誠信缺失的制度構建[J].圖書館建設，2009（11）：20-22.

[4] 李景芝.論高校圖書館紙本期刊催詢補缺的質量管理[J].農業圖書情報學刊，2009（3）：205-208.

[5] 燕姣云.藍海戰略：高校圖書館與期刊發行商的“非零和”博弈——中文期刊采購招標的個案啟示[J].圖書情報工作，2007（7）：101-104.

[6] 劉鳳俠，趙杰.高校圖書館外文期刊招標存在的問題及對策分析[J].圖書館建設，2010（2）：25-27.

[7] 倪勝霞.圖書館期刊采購中的全過程合同管理[J].大學圖書館學報，2010（6）：62-65.